Obsah
Časový manažment „S prácou, ktorú mám a som uväznený v zbytočnom stretnutí“
Ekonóm Pilar Lloret v «30 -minútových stretnutiach» vysvetľuje, ako tieto pracovné schôdzky optimalizovať na maximum
Ak keď vás v práci upozornia na nové stretnutie, bezstarostne a rezignovane odfrknete, niečo nie je v poriadku. Tieto pracovné stretnutia by mali byť nástrojmi na zlepšenie našej profesionálnej práce a mnohokrát skončia len ako strata času.
Táto situácia - oveľa bežnejšia, ako sa zdá - bola tým, čo motivovalo ekonóma Pilar Lloret, špecializujúca sa na obchod a analýzu rizík, písať «30 -minútové stretnutia», kniha, v ktorej prostredníctvom jasných pokynov a rád navrhuje spôsob, ako zvýšiť efektivitu týchto stretnutí, a tým naplniť svoj cieľ.
Porozprávali sme sa s autorkou a požiadali sme ju o kľúče, aby sme prestali strácať čas a čo najlepšie využili stretnutia, na ktorých sme nútení sa zúčastniť:
Prečo je organizácia taká dôležitá pri plánovaní schôdze?
Ak nebudeme mať dobré plánovanie a organizáciu, ciele nebudú jasné, ani body, o ktorých sa bude diskutovať, ani dostupný čas ... Preto budeme nekontrolované trvanie a nesplníme očakávania účastníkov. Môžeme byť frustrovaní a bude to strata času každého.
Aké negatívne dôsledky môže mať stretnutie, ktoré je zle naplánované a pri ktorom sa nedosiahne požadovaný účel?
Okrem nákladov z ekonomického hľadiska generuje účasť na schôdzach, ktoré sú zle naplánované a počas ktorých sa po 90, 60 alebo 30 minútach nedosiahne žiadny záver, negatívne vnímanie a skľučovanie medzi návštevníkmi. A ak táto situácia pokračuje, je ľahké, že v priebehu času dostaneme stres z myslenia „s prácou, ktorú mám, a musím sa zúčastniť zbytočného stretnutia“.
Má to tiež negatívny vplyv na názor účastníkov na organizátora, ktorý je vo väčšine prípadov spravidla šéfom.
Prečo je 30 minút optimálny čas na stretnutie?
30 minút je výzva, ktorú v knihe kladiem na základe vlastných skúseností s organizovaním stretnutí, ktoré fungujú. Evidentne existujú schôdze, ktoré budú potrebovať viac času, iné, v ktorých je váš cieľ možné prijať aj za menej času, a samozrejme, pri nejakej príležitosti môže byť 30 alebo dokonca 60 minút samotného stretnutia nahradených napríklad telefonátom alebo e-mailom.
Ako funguje postava rozhodovateľa, o ktorom v knihe hovoríte?
Keď hovoríme o účastníkoch 30-minútového stretnutia, musí to byť zrejmé ideálny počet by nemal prekročiť maximálne päť ľudí. A vaša voľba musí byť správna. Rozlišujeme postavy moderátora, koordinátora, tajomníka (môžu to byť rovnaké osoby) a účastníkov. V zásade je rozhodovanie na 30-minútovej schôdzi, na ktorej sa zúčastní maximálne päť ľudí, konsenzuálne a nemalo by vytvárať konflikty.
Ako by sme mali zorganizovať stretnutie, aby bolo čo najefektívnejšie?
Do piatich bodov, ako zorganizovať stretnutie, môžeme zhrnúť nasledovne. Prvý by bol definovať cieľ a želaný výsledok stretnutia. Druhy, vyberte správnych účastníkov. Tretie je naplánovať stretnutie; Okrem iného zostavte program, zvoľte miesto konania, čas začiatku a trvanie a pošlite ho spolu s kľúčovými dokumentmi stretnutia záujemcom v dostatočnom časovom predstihu, aby ho mohli pripraviť.
Po štvrté, musíme vziať do úvahy návrh štruktúry schôdzí, tj. prevádzkový poriadok a samozrejme to, ako je 30 minút, ktoré schôdza trvá, štruktúrované podľa obsahu. Nakoniec je dôležité urobiť a sledovanie schôdze. Zaistite, aby boli všetci účastníci informovaní o uzavretých dohodách a v prípade, že je potrebné vykonať akékoľvek následné opatrenia, aké úlohy sú každému z nich priradené a čas vykonania