Tvrdí to Paretov princíp, pomenovaný podľa talianskeho ekonóma Vilfreda Pareta 80% problémov môže byť spôsobených 20% príčin. Princíp môže byť veľmi užitočnou až život zachraňujúcou informáciou, keď si musíte vybrať, ktorý z množstva problémov riešiť ako prvý, alebo ak odstránenie problémov komplikujú vonkajšie okolnosti.
Napríklad vás práve požiadali, aby ste viedli tím, ktorý má problémy s prácou na projekte, aby ste ich nasmerovali správnym smerom. Pýtate sa členov tímu, aké boli ich hlavné prekážky pri dosahovaní ich cieľov a cieľov. Urobia zoznam, ktorý analyzujete a zistíte, aké boli hlavné príčiny každého z problémov, s ktorými sa tím stretol, a snažia sa zistiť spoločné črty.
Všetky zistené príčiny problémov sú zoradené podľa frekvencie ich výskytu. Pri pohľade na čísla zistíte, že nedostatok komunikácie medzi realizátormi projektu a zainteresovanými stranami projektu je hlavnou príčinou 23 hlavných problémov, ktorým tím čelí, zatiaľ čo druhým najväčším problémom je prístup k potrebným zdrojom (počítačové systémy, vybavenie atď.). .). .) malo za následok iba 11 pridružených komplikácií. Ostatné problémy sú izolované. Je jasné, že vyriešením komunikačného problému sa dá eliminovať obrovské percento problémov a riešením problému prístupu k zdrojom sa dá vyriešiť takmer 90% prekážok na ceste tímu. Nielenže ste prišli na to, ako pomôcť tímu, ale práve ste urobili Paretovu analýzu.
Urobiť všetku túto prácu na papieri bude pravdepodobne trvať určitý čas. Proces je možné výrazne urýchliť pomocou Paretovho grafu v programe Microsoft Excel.
Paretove grafy sú kombináciou čiarového grafu a histogramu. Sú jedinečné v tom, že majú zvyčajne jednu horizontálnu os (os kategórie) a dve vertikálne osi. Graf je užitočný na uprednostňovanie a triedenie údajov.
Mojou úlohou je pomôcť vám pripraviť dáta pre Paretov diagram a následne vytvoriť samotný graf. Ak sú vaše údaje už pripravené pre Paretov graf, môžete prejsť k druhej časti.
Dnes si rozoberieme problematickú situáciu vo firme, ktorá pravidelne prepláca zamestnancom výdavky. Našou úlohou je zistiť, na čo míňame najviac a pochopiť, ako môžeme pomocou rýchlej Paretovej analýzy znížiť tieto náklady o 80 %. Zmenou politiky na používanie veľkoobchodných cien a diskusiou o nákladoch na zamestnancov môžeme zistiť, aké náklady tvoria 80 % vrátených platieb, a zabrániť vysokým nákladom v budúcnosti.
Prvá časť: Príprava údajov pre Paretovu schému
- Usporiadajte si údaje. V našej tabuľke je uvedených 6 kategórií peňažných náhrad a súm uplatňovaných zamestnancami.
- Zoraďte údaje v zostupnom poradí. Skontrolujte, či sú vybraté stĺpce А и Вsprávne triediť.
- Stĺpec Suma čiastka (počet výdavkov) sa vypočíta pomocou funkcie SUM (SÚČET). V našom príklade, aby ste získali celkovú sumu, musíte pridať bunky z V3 na V8.
klávesové skratky: Ak chcete sčítať rozsah hodnôt, vyberte bunku B9 a stlačte Alt+=. Celková suma bude 12250 dolárov.
- Vytvorte stĺpec Kumulatívna suma (kumulatívne množstvo). Začnime prvou hodnotou $ 3750 v cele B3. Každá hodnota je založená na hodnote predchádzajúcej bunky. V bunke C4 typ =C3+B4 a stlačte vstúpiť.
- Ak chcete automaticky vyplniť zostávajúce bunky v stĺpci, dvakrát kliknite na rukoväť automatického dopĺňania.
- Ďalej vytvorte stĺpec Kumulatívne % (kumulatívne percento). Na vyplnenie tohto stĺpca môžete použiť súčet rozsahu čiastka a hodnoty zo stĺpca Kumulatívna suma. V riadku vzorcov pre bunku D3 vstúpiť = C3/$ B$9 a stlačte vstúpiť. Symbol $ vytvorí absolútnu referenciu tak, že hodnota súčtu (odkaz na bunku B9) sa pri kopírovaní vzorca nadol nezmení.
- Dvojitým kliknutím na značku automatického dopĺňania vyplňte stĺpec vzorcom alebo kliknite na značku a presuňte ju cez stĺpec údajov.
- Teraz je všetko pripravené na začatie zostavovania Paretovho grafu!
Druhá časť: Vytvorenie Paretovho grafu v Exceli
- Vyberte údaje (v našom príklade bunky z A2 by D8).
- lis Alt + F1 na klávesnici, aby sa automaticky vytvoril graf z vybratých údajov.
- Kliknite pravým tlačidlom myši do oblasti grafu a v zobrazenej ponuke kliknite na Vyberte údaje (Vyberte Údaje). Zobrazí sa dialógové okno Výber zdroja údajov (Vyberte Zdroj údajov). Vyberte riadok Kumulatívna suma a stlačte odstrániť (Odstrániť). Potom OK.
- Kliknite na graf a pomocou klávesov so šípkami na klávesnici sa presúvajte medzi jeho prvkami. Keď je vybratý riadok údajov Kumulatívne %, ktorá sa teraz zhoduje s osou kategórie (horizontálna os), kliknite na ňu pravým tlačidlom myši a vyberte Zmeňte typ grafu pre sériu (Zmeňte typ série grafov). Teraz je tento rad údajov ťažko viditeľný, ale možný.
- Zobrazí sa dialógové okno Zmeňte typ grafu (Zmeniť typ grafu), vyberte čiarový graf.
- Takže sme dostali histogram a plochý čiarový graf pozdĺž horizontálnej osi. Aby sme zobrazili reliéf čiarového grafu, potrebujeme ďalšiu zvislú os.
- Kliknite pravým tlačidlom myši na riadok Kumulatívne % a v zobrazenej ponuke kliknite na Formát radov údajov (Formátovať rad údajov). Zobrazí sa dialógové okno s rovnakým názvom.
- V sekcii Možnosti riadkov (Možnosti série) vyberte Vedľajšia os (sekundárna os) a stlačte tlačidlo Zavrieť (Zavrieť).
- Objaví sa percentuálna os a graf sa zmení na plnohodnotný Paretov graf! Teraz môžeme vyvodiť závery: väčšinu nákladov tvoria školné (poplatky za školenie), vybavenie (hardvér) a písacie potreby (kancelárske potreby).
S podrobnými pokynmi na nastavenie a vytvorenie Paretovho grafu v Exceli si to vyskúšajte v praxi. Použitím Paretovej analýzy môžete identifikovať najvýznamnejšie problémy a urobiť významný krok k ich riešeniu.