Obsah
Používateľ Excelu sa často stretáva s potrebou vyplniť bunky údajmi usporiadanými v určitom logickom poradí. Alebo napríklad urobiť predpoveď, aká bude hodnota určitého ukazovateľa do konkrétneho okamihu, ak bude súčasný trend pokračovať. Teraz na to všetko nepotrebujete poznať desiatky vzorcov. Stačí pár kliknutí myšou a problém je vyriešený. To všetko vďaka automatickému dopĺňaniu.
Táto funkcia je úžasná svojou pohodlnosťou. Umožňuje napríklad rýchlo vypísať kalendárne mesiace alebo to urobiť tak, aby sa zobrazoval iba 15. a posledný deň každého mesiaca (napríklad v účtovných zostavách).
Ako môžete využiť túto skvelú funkciu?
V pravom dolnom rohu je štvorec, jeho potiahnutím môžete pokračovať v sérii hodnôt, v ktorých je určitý vzor. Napríklad, ak je prvý deň pondelok, potom vykonaním tejto jednoduchej operácie môžete zadať hodnoty do nasledujúcich riadkov: utorok, streda, štvrtok, piatok atď.
Ak je v bunke množina hodnôt ako 1,2,4, potom ich výberom všetkých a potiahnutím poľa nadol môžete pokračovať v číselnom rade až po 8, 16, 32 atď. To vám umožní výrazne znížiť časové náklady.
Rovnakým spôsobom sa vytvorí zoznam názvov mesiacov.
A takto vyzerá používanie automatického dopĺňania na aritmetickú postupnosť. V našom príklade používame dve bunky s hodnotami 1,3 a potom automatické dopĺňanie pokračuje v číselnom rade.
Okrem toho bude príjem fungovať, aj keď sa číslo nachádza v texte. Ak napríklad napíšete „1 štvrťrok“ a potiahnete rámček nadol, dostanete nasledovné.
V skutočnosti sú to všetky základy, ktoré potrebujete vedieť. Ak si však chcete osvojiť zručnosti práce s Excelom profesionálnejšie, môžete sa zoznámiť s niektorými čipmi a trikmi.
Používanie zoznamu údajov automatického dopĺňania
Samozrejme, vytvoriť zoznam mesiacov alebo dní v týždni nie je všetko, čo Excel dokáže. Povedzme, že máme zoznam miest, kde má naša spoločnosť zriadené servisné strediská. Najprv si musíte zapísať kompletný zoznam do položky „Zmeniť zoznamy“, ku ktorej sa dostanete cez postupnosť menu Súbor – Možnosti – Rozšírené – Všeobecné – Upraviť zoznamy.
Ďalej sa zobrazí okno so zoznamom zoznamov, ktoré sú automaticky zabudované do Excelu.
Nie je ich tu veľa. Ale toto nedorozumenie sa dá ľahko napraviť. Na tento účel existuje pravé okno, v ktorom je zapísaná správna postupnosť hodnôt uXNUMXbuXNUMXbis. Nahrávanie je možné vykonať dvoma spôsobmi, a to čiarkami aj do stĺpca. Ak je údajov veľa, možno ich importovať. Týmto spôsobom môžete ušetriť veľa času.
Čo je k tomu potrebné? Najprv musíte niekde v dokumente vytvoriť zoznam miest a potom naň urobiť odkaz v poli nižšie.
Zoznam je teraz vytvorený a možno ho použiť na vyplnenie všetkých ostatných buniek.
Okrem zoznamov v textovom formáte Excel umožňuje vytvárať číselné postupnosti, ako aj zoznam dátumov usporiadaných podľa určitého vzoru. Na samom začiatku tohto materiálu bol uvedený jeden zo spôsobov jeho použitia, ale toto je primitívna úroveň. Tento nástroj môžete používať flexibilnejšie, ako skutočné eso.
Najprv vyberieme požadované sekvenčné hodnoty (jednu alebo viac) spolu s časťou rozsahu, ktorý sa použije pre zoznam. Ďalej nájdeme tlačidlo „Vyplniť“ na hornom paneli a v zobrazenej ponuke kliknite na tlačidlo „Progresia“.
Ďalej sa zobrazí okno s nastaveniami.
V jeho ľavej časti sú prepínače, pomocou ktorých môžete nastaviť umiestnenie budúcej sekvencie: podľa riadkov alebo stĺpcov. V prvom prípade pôjde zoznam nadol av druhom doprava.
Hneď napravo od nastavenia umiestnenia je panel, kde si môžete vybrať typ číselnej postupnosti. Na výber je niekoľko možností:
- Aritmetika. Hodnota v každej ďalšej bunke je o určité číslo väčšia ako predchádzajúca. Jeho hodnota je určená obsahom poľa „Krok“.
- Geometrické. Každá nasledujúca hodnota je niekoľkonásobne väčšia ako predchádzajúca. Koľko presne závisí od toho, ktorý krok používateľ označil.
- Termíny. Pomocou tejto možnosti môže používateľ vytvoriť postupnosť dátumov. Ak vyberiete tento typ, aktivujú sa ďalšie nastavenia pre mernú jednotku. Zohľadňujú sa pri zostavovaní postupnosti: deň, pracovný deň, mesiac, rok. Ak teda vyberiete položku „pracovný deň“, víkendy nebudú zahrnuté do zoznamu.
- Automatické dopĺňanie. Táto možnosť je podobná pretiahnutiu pravého dolného rohu. Jednoducho povedané, Excel sa sám rozhodne, či potrebuje pokračovať v číselnom rade, alebo je lepšie urobiť dlhší zoznam. Ak vopred zadáte hodnoty 2, potom ďalšie budú obsahovať čísla 4, 6 atď. Ak predtým vyplníte viac buniek, použije sa funkcia „lineárna regresia“ (toto je veľmi zaujímavá možnosť, ktorá vám umožní zostaviť predpoveď na základe existujúceho trendu).
V spodnej časti tohto dialógového okna, ako už vidíte, sú dve možnosti: veľkosť kroku, o ktorej sme hovorili vyššie, a limitná hodnota.
Po dokončení všetkých operácií musíte stlačiť tlačidlo „OK“. Rovnakým spôsobom sa vytvorí zoznam pracovných dní za určité obdobie (napríklad do 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). A používateľ nemusí robiť veľké množstvo zbytočných pohybov!
To je všetko, nastavenie je dokončené. Teraz sa pozrime na niekoľko profesionálnejších metód automatického dopĺňania.
Pomocou myši
Toto je najpohodlnejší spôsob automatického dopĺňania, ktorý vám umožní elegantne vykonávať aj tie najzložitejšie operácie. Existujú dve možnosti použitia: pomocou ľavého alebo pravého tlačidla myši. Úlohou je napríklad zostaviť zoznam čísel usporiadaných vzostupne, pričom každá ďalšia hodnota sa zvýši o jednu. Zvyčajne sa na to do prvej bunky zadá jednotka a do druhej dvojka, po ktorej sa pole pretiahne do pravého dolného rohu. Tento cieľ je však možné dosiahnuť aj inou metódou – jednoduchým vyplnením prvej bunky. Potom ho musíte potiahnuť nadol z pravého dolného rohu. Potom sa objaví tlačidlo vo forme štvorca. Musíte naň kliknúť a vybrať položku „Vyplniť“.
Môžete tiež použiť funkciu „Vyplniť iba formáty“, pomocou ktorej môžete rozšíriť iba formáty buniek.
Existuje však rýchlejšia metóda: podržaním tlačidla Ctrl pri paralelnom ťahaní bunky.
Je pravda, že je vhodný len pre automatické dopĺňanie sekvencií čísel. Ak sa pokúsite použiť tento trik s údajmi iného typu, hodnoty uXNUMXbuXNUMXb sa jednoducho skopírujú do nasledujúcich buniek.
Existuje spôsob, ako urýchliť vyvolanie kontextového menu. Ak to chcete urobiť, potiahnite pole podržaním pravého tlačidla myši.
Potom sa zobrazí súbor príkazov. Kliknutím na položku ponuky „Progresia“ teda môžete vyvolať dialógové okno s ďalšími nastaveniami automatického dopĺňania. Ale je tu jedno obmedzenie. Maximálna dĺžka sekvencie bude v tomto prípade obmedzená na poslednú bunku.
Aby sa automatické dopĺňanie vykonalo až po požadovanú hodnotu (konkrétne číslo alebo dátum), musíte stlačiť pravé tlačidlo myši, predtým nasmerovať kurzor na pole, a potiahnuť značku nadol. Kurzor sa potom vráti. A posledným krokom je uvoľnenie myši. V dôsledku toho sa zobrazí kontextové menu s nastaveniami automatického dopĺňania. Vyberte postup. Tu je vybratá iba jedna bunka, takže v nastaveniach musíte zadať všetky parametre automatického dopĺňania: smer, krok, limitnú hodnotu a stlačiť tlačidlo OK.
Obzvlášť zaujímavou funkciou Excelu je lineárna a exponenciálna aproximácia. Umožňuje zostaviť predpoveď toho, ako sa budú hodnoty meniť, na základe existujúceho vzoru. Na vytvorenie prognózy musíte spravidla použiť špeciálne funkcie programu Excel alebo vykonať zložité výpočty, v ktorých sú nahradené hodnoty nezávislej premennej. Oveľa jednoduchšie je demonštrovať tento príklad v praxi.
Napríklad existuje dynamika ukazovateľa, ktorého hodnota sa každé obdobie zvyšuje o rovnaké číslo.
Je oveľa jednoduchšie pochopiť, ako sa hodnoty predpovedajú s lineárnym trendom (keď každý ďalší ukazovateľ stúpa alebo klesá o určitú hodnotu). Na to sú vhodné štandardné funkcie Excelu, ale pre väčšiu prehľadnosť je lepšie nakresliť graf, ktorý zobrazuje trendovú čiaru, rovnicu funkcie a očakávanú hodnotu.
Ak chcete zistiť, aký bude predpovedaný ukazovateľ v číselnom vyjadrení, pri výpočte musíte za základ vziať regresnú rovnicu (alebo priamo použiť vzorce zabudované v Exceli). Výsledkom bude veľa akcií, ktorým nie každý hneď porozumie.
Ale lineárna regresia vám umožňuje úplne opustiť zložité vzorce a vykresľovanie. Stačí použiť automatické dopĺňanie. Používateľ berie celý rad údajov, na základe ktorých sa vytvára predpoveď. Táto množina buniek sa vyberie, potom sa stlačí pravé tlačidlo myši, ktorým musíte potiahnuť rozsah o požadovaný počet buniek (v závislosti od vzdialenosti bodu v budúcnosti, pre ktorý sa vypočítava predpokladaná hodnota). Zobrazí sa kontextové menu, kde musíte vybrať položku „Lineárna aproximácia“. To je všetko, získa sa predpoveď, ktorá nevyžaduje špeciálne matematické zručnosti, kreslenie alebo odvodenie vzorcov.
Ak sa ukazovatele zvýšia počas každého časového obdobia o určité percento, potom hovoríme o exponenciálnom raste. Napríklad predpovedanie dynamiky epidémie alebo predpovedanie úrokov z bankového vkladu je založené práve na takomto vzore.
Neexistuje efektívnejšia metóda na predpovedanie exponenciálneho rastu ako tá, ktorú sme opísali.
Použitie myši na automatické dopĺňanie dátumov
Často je potrebné rozšíriť už existujúci zoznam dátumov. Za týmto účelom sa zosníma nejaký dátum a potiahne sa ľavým tlačidlom myši za pravý dolný roh. Zobrazí sa štvorcová ikona, kde si môžete vybrať spôsob plnenia.
Ak napríklad účtovník používa tabuľku, bude mu vyhovovať možnosť „pracovné dni“. Túto položku budú potrebovať aj ďalší špecialisti, ktorí musia robiť denné plány, napríklad HR.
A tu je ďalšia možnosť, ako implementovať automatické vypĺňanie dátumov pomocou myši. Napríklad spoločnosť musí vyplatiť mzdy k 15. a poslednému dňu v mesiaci. Ďalej musíte zadať dva dátumy, roztiahnuť ich a vybrať spôsob vyplnenia „po mesiacoch“. To je možné vykonať buď kliknutím ľavého tlačidla myši na štvorec v pravom dolnom rohu, alebo pomocou pravého tlačidla s následným automatickým vyvolaním kontextového menu.
Dôležité! 15. zostáva bez ohľadu na mesiac a posledný je automatický.
Pravým tlačidlom myši môžete upraviť priebeh. Urobte si napríklad zoznam pracovných dní v tomto roku, ktoré budú stále do 31. decembra. Ak používate automatické dopĺňanie pravým tlačidlom myši alebo cez ponuku, ku ktorej sa dostanete cez štvorec, potom je tu možnosť „Okamžité vyplnenie“. Po prvýkrát vývojári poskytli túto funkciu v Exceli 2013. Je potrebné, aby boli bunky vyplnené podľa určitého vzoru. To vám umožní ušetriť veľa času.
Závery
Vlastne, to je všetko. Automatické dopĺňanie je veľmi užitočná funkcia, ktorá vám pomáha automatizovať mnohé pracovné postupy a vytvárať predpovede na základe vzorov. Nevyžadujú sa žiadne ďalšie vzorce ani výpočty. Stačí stlačiť pár tlačidiel a výsledky sa objavia ako mávnutím čarovného prútika.