Importujte údaje z OneDrive a SharePointu do Power Query/BI

Ak vy alebo vaša spoločnosť ukladáte údaje v cloude OneDrive alebo na firemnom portáli SharePointu, pripojenie priamo k nemu pomocou Power Query v Exceli alebo z Power BI môže byť prekvapivo náročné.

Keď som raz čelil podobnému problému, bol som prekvapený, keď som zistil, že neexistujú žiadne „legálne“ spôsoby, ako to vyriešiť. Z nejakého dôvodu zoznam dostupných zdrojov údajov v Exceli a dokonca ani v Power BI (kde je sada konektorov tradične širšia) z nejakého dôvodu neobsahuje možnosť pripojenia k súborom a priečinkom OneDrive.

Takže všetky možnosti ponúkané nižšie sú v tej či onej miere „barle“, ktoré vyžadujú malé, ale manuálne „dokončenie pilníkom“. Ale tieto barle majú veľké plus – fungujú 🙂

Aký je problém?

Krátky úvod pre tých, ktorí strávil posledných 20 rokov v kóme nie v predmete.

OneDrive je služba cloudového úložiska od spoločnosti Microsoft, ktorá prichádza v niekoľkých variantoch:

• OneDrive Personal – pre bežných (nefiremných) používateľov. Poskytnú vám 5 GB zadarmo + priestor navyše za malý mesačný poplatok.
• Onedrive pre podnikanie – možnosť pre podnikových používateľov a predplatiteľov Office 365 s oveľa väčším dostupným objemom (od 1 TB alebo viac) a ďalšími funkciami, ako je ukladanie verzií atď.

Špeciálnym prípadom OneDrive for Business je ukladanie údajov na firemnom portáli SharePoint – v tomto scenári je OneDrive v skutočnosti jednou z knižníc SharePoint'a.

K súborom je možné pristupovať buď cez webové rozhranie (stránka https://onedrive.live.com alebo firemná lokalita SharePoint) alebo synchronizáciou vybraných priečinkov s počítačom:

Zvyčajne sú tieto priečinky uložené v používateľskom profile na jednotke C – cesta k nim vyzerá asi takto C: Používateliaužívateľské menoonedrive). Špeciálny program sleduje relevantnosť súborov a synchronizáciu všetkých zmien – АOneDrive pán (modrý alebo sivý oblak v pravom dolnom rohu obrazovky):

A teraz to hlavné.

Ak potrebujeme načítať dáta z OneDrive do Excelu (cez Power Query) alebo do Power BI, tak samozrejme vieme určiť lokálne súbory a priečinky, ktoré sa majú synchronizovať ako zdroj bežným spôsobom cez Získať údaje – Zo súboru – Z knihy / Z priečinka (Získať údaje – zo súboru – zo zošita / priečinka)Ale nepôjde o priame prepojenie na cloud OneDrive.

Teda v budúcnosti pri zmene napríklad súborov v cloude inými používateľmi my najprv je potrebné synchronizovať (toto sa deje dlho a nie je to vždy vhodné) a len potom aktualizujte náš dotaz Power Query alebo model v Power BI.

Prirodzene vyvstáva otázka: ako importovať dáta z OneDrive/SharePoint priamo, aby sa dáta načítali priamo z cloudu?

Možnosť 1: Pripojte sa ku knihe z OneDrive for Business alebo SharePoint

1. Knihu otvoríme v našom Exceli – lokálnej kópii zo synchronizovaného priečinka OneDrive ako bežný súbor. Alebo najprv otvorte lokalitu v Excel Online a potom kliknite na tlačidlo Otvorte v Exceli (Otvoriť v Exceli).
2. Ísť do Súbor – Podrobnosti (Súbor — Informácie)
3. Skopírujte cestu oblaku do knihy pomocou tlačidla kopírovať cestu (Kopírovať cestu) v názve:

   

4. V inom excelovom súbore alebo v službe Power BI, kde chcete vyplniť údaje, vyberte príkazy Získajte údaje – z internetu (Získať údaje – z webu) a prilepte skopírovanú cestu do poľa adresy.
5. Odstráňte na konci cesty ?web=1 a kliknite na OK:

   

6. V zobrazenom okne vyberte spôsob autorizácie Účet organizácie (účet organizácie) a kliknite na tlačidlo Prihlásiť sa (Prihlásiť sa):

   

   Zadajte naše funkčné prihlasovacie heslo alebo vyberte firemný účet zo zoznamu, ktorý sa zobrazí. Ak urobíte všetko správne, potom nápis Prihlásiť sa by sa malo zmeniť na Prihláste sa ako iný používateľ (Prihláste sa pomocou iného používateľského účtu).
   

7. Kliknite na tlačidlo spojenie (Pripojiť).
   

Potom je už všetko ako pri bežnom importe knihy – vyberieme potrebné listy, inteligentné tabuľky na import atď.

Možnosť 2: Pripojte sa k súboru z OneDrive Personal

Ak sa chcete pripojiť ku knihe v osobnom (nepodnikovom) cloude OneDrive, prístup bude odlišný:

1. Otvoríme obsah požadovaného priečinka na webovej lokalite OneDrive a nájdeme importovaný súbor.
2. Kliknite naň pravým tlačidlom a vyberte príkaz úvod (Vložiť) alebo vyberte súbor a vyberte podobný príkaz v hornom menu:

   

3. Na paneli, ktorý sa zobrazí vpravo, kliknite na tlačidlo vytvoriť a skopírujte vygenerovaný kód:

   

4.  Vložte skopírovaný kód do programu Poznámkový blok a „dokončite súborom“:
   
   • Odstráňte všetko okrem odkazu v úvodzovkách
     
   • Odstráňte blok cid=XXXXXXXXXXXX&
   • Nahraditeľné slovo vložiť on Stiahnuť ▼
   V dôsledku toho by zdrojový kód mal vyzerať takto:

   

5. Potom je všetko rovnaké ako v predchádzajúcej metóde. V inom excelovom súbore alebo v službe Power BI, kde chcete vyplniť údaje, vyberte príkazy Získajte údaje – z internetu (Získať údaje – z webu), prilepte upravenú cestu do poľa adresy a kliknite na tlačidlo OK.
6. Keď sa zobrazí autorizačné okno, vyberte možnosť Windows a v prípade potreby zadajte prihlasovacie heslo z OneDrive.
   

Možnosť 3: Importujte obsah celého priečinka z OneDrive for Business

Ak potrebujete v Power Query alebo Power BI vyplniť obsah nie jedného súboru, ale celého priečinka naraz (napríklad s prehľadmi), potom bude postup o niečo jednoduchší:

1. V Prieskumníkovi kliknite pravým tlačidlom myši na lokálny synchronizovaný priečinok vo OneDrive, ktorý nás zaujíma, a vyberte Zobraziť na mieste (Zobraziť online).
2. Do panela s adresou prehliadača skopírujte úvodnú časť adresy – až po slovo / _rozloženia:

   

3. V excelovom zošite, do ktorého chcete načítať údaje, alebo v zostave aplikácie Power BI Desktop vyberte príkazy Získať údaje – zo súboru – z priečinka SharePoint (Získať údaje – zo súboru – z priečinka SharePoint):

   

   Potom prilepte skopírovaný fragment cesty do poľa adresy a kliknite OK:

   

   Ak sa zobrazí okno autorizácie, vyberte typ Konto Microsoft (Konto Microsoft), kliknite na tlačidlo Prihlásiť sa (Prihlásiť sa)a potom po úspešnom prihlásení na tlačidlo spojenie (Pripojiť):

   

4. Potom sa vyžiadajú a stiahnu všetky súbory zo SharePointu a zobrazí sa okno s ukážkou, na ktoré môžete bezpečne kliknúť Previesť údaje (Transformácia údajov).
   
5. Ďalšia úprava zoznamu všetkých súborov a ich zlučovanie prebieha už v Power Query alebo v Power BI štandardným spôsobom. Ak chcete zúžiť okruh vyhľadávania iba na priečinok, ktorý potrebujeme, môžete použiť filter podľa stĺpca Cesta zložky (1) a následne rozbaľte celý obsah nájdených súborov pomocou tlačidla v stĺpci obsah (2):

   

• Zostavovanie tabuliek z rôznych súborov pomocou Power Query
• Čo je Power Query, Power Pivot, Power BI a ako vám môžu pomôcť
• Zhromažďovanie údajov zo všetkých listov knihy do jednej tabuľky