Preveďte CSV do Excelu ako tabuľku

Obsah databáz sa zvyčajne extrahuje ako súbor .csv. Je to však len textový súbor, málo čitateľný. Na prácu s obsahom databázy je potrebné ju prezentovať v inom formáte – často sú najvhodnejšie hárky Excel. O tom, aké metódy na to existujú, ktorá z nich je lepšia a aké chyby sa vyskytujú pri prenose údajov, sa bude diskutovať v tomto článku.

Ako previesť CSV do formátu Excel

Dokument CSV stiahnutý z databázy je možné preniesť do Excelu rôznymi spôsobmi. Budeme diskutovať o troch z nich:

1. Priame otvorenie v Exceli.
2. Otvorenie cez Windows Explorer.
3. Importovať dokument so zmenou formátu.

Otvorenie dokumentu CSV v Exceli

Excel dokáže otvárať .csv dokumenty priamo bez konverzie. Formát sa po otvorení týmto spôsobom nemení, prípona .csv je uložená – aj keď príponu je možné po úprave zmeniť.

1. Spustite Excel, kliknite na „rezeň", Potom"Otvorený".
2. V zobrazenom okne vyberte možnosť „Textové súboryz rozšíreného zoznamu.

3. Nájdite požadovaný dokument a dvakrát naň kliknite.

Dokumenty .csv sa v Exceli otvárajú okamžite, bez akýchkoľvek ďalších manipulácií. Súbory .txt však budú vyžadovať konverziu – zobrazí sa okno „Sprievodcovia importom textu".

Sú prípady, kedy je lepšie neotvárať dokument priamo, ale zavolať majster. Tento prístup je opodstatnený v týchto prípadoch:

• oddeľovací znak použitý v dokumente je neštandardný alebo ich existuje niekoľko druhov;
• dokument obsahuje dátumy v rôznych formátoch;
• konvertujete čísla, ktoré začínajú nulami a chcete ich tak ponechať;
• pred prenosom údajov chcete vidieť, ako bude konečný výsledok vyzerať;
• vo všeobecnosti chcete väčšiu prenosnosť.

majster sa spustí, ak zmeníte príponu dokumentu na .txt. Import súboru môžete začať aj inak, o čom bude reč neskôr, po popísaní druhého spôsobu otvárania.

Ak v dokumente po otvorení vykonáte zmeny, Excel vás vyzve, aby ste ho uložili ako .xls (alebo .xlsx), pretože inak sa stratí časť formátovania. Potom bude vždy možnosť zmeniť formát späť, môže sa však stratiť ďalšia časť obsahu – na začiatku číslic môžu zmiznúť nuly, niektoré záznamy môžu zmeniť svoj vzhľad.

Otvorenie CSV dokumentu cez Windows Explorer

Táto cesta sa zásadne nelíši od predchádzajúcej. Ak chcete otvoriť dokument, stačí naň dvakrát kliknúť v Prieskumníkovi systému Windows.

Pred otvorením sa uistite, že vedľa názvu dokumentu je ikona programu Excel a nie iná - to znamená, že ako program, ktorý má takéto súbory otvárať, je vybratý Excel. V opačnom prípade sa otvorí nejaký iný program. Môžete ho zmeniť na Excel takto:

1. Vyvolajte kontextové menu kliknutím pravým tlačidlom myši na ľubovoľný súbor .csv a použite Otvoriť pomocou... > Vyberte Program.
2. vybrať Excel (počítač) of Odporúčané programy, označte ho ako program, ktorý by sa mal vždy použiť pre takéto súbory (začiarknite políčko nižšie) a zatvorte okno stlačením OK.

Import CSV do Excelu

Otvorený dokument je tiež možné zmeniť na excelový zošit. Formát sa zmení na .xls pre staršie verzie Excelu (2000, 2003) a .xlsx pre všetky ostatné. Všetok obsah sa zobrazí na jednom hárku.

1. Kliknite na bunku v hárku, kde má začať import. Toto je zvyčajne úplne prvá bunka v tabuľke, A1. Počnúc tým sa vyplní toľko riadkov, koľko je v otvorenom súbore, a toľko stĺpcov, koľko je hodnôt v každom stĺpci.
2. Na karte „údaje” v skupine"Získavanie externých údajov” vyberte možnosťZ textu“.

3. V zobrazenom okne nájdite požadovaný dokument a dvakrát naň kliknite (môžete použiť aj tlačidlo import v spodnej časti okna).

4. Ďalej musíte postupovať podľa podrobných pokynov otvorenia Sprievodcovia importom textu.

Obrázok nižšie zobrazuje pôvodný dokument a očakávaný výsledok. Aby všetko po importe vyzeralo presne takto, je potrebné použiť rôzne nastavenia, o ktorých bude reč neskôr.

Krok 1. Sprievodca vás vyzve na výber typu súboru – ako asi tušíte, bude to “s oddeľovačmi" (v angličtine - ohraničené) a riadok, od ktorého sa začne prenos obsahu – s najväčšou pravdepodobnosťou musíte začať podmienky 1ak nechcete preniesť iba časť obsahu. V okne nižšie sa zobrazia prvé riadky z vybraného dokumentu.

Krok 2. Teraz musíte pochopiť, ktorý z nich sa používa oddeľovač (môže byť viac ako jeden) v súbore a zadajte tento znak v masters. Má možnosti výberu zo štandardných oddeľovačov, ale ak je v dokumente použitý atypický znak, môžete si vybrať ostatné a zadajte požadovaný znak. V súbore použitom na demonštráciu sú oddeľovače − čiarka и Tab. Čiarky oddeľujú bunky s charakteristikami produktu, ako je sériové číslo a počet predaných kópií, a tabulátory oddeľujú jeden produkt od druhého – informácie o každom musia začínať na novom riadku.

Tiež je potrebné definovať a špecifikovať oddeľovač textu. Toto je znak umiestnený pred a za každým textom, ktorý sa musí nachádzať v jednej bunke. Vďaka oddeľovaču je každý takýto segment vnímaný ako samostatná hodnota, aj keď sa v ňom nachádzajú znaky zvolené na oddelenie hodnôt. V našom dokumente je každá hodnota orámovaná úvodzovkami – preto aj keď obsahuje čiarku (napríklad „začiatok, potom pokračovať“), celý jej text bude umiestnený v jednej bunke, a nie v dvoch po sebe nasledujúcich.

Krok 3. Tu si stačí pozrieť náhľad a ak nevykazuje žiadne neprijateľné nedostatky, kliknúť úprava. Môže sa stať, že niektoré hodnoty nebudú oddelené jedným oddeľovačom, ale niekoľkými, v dôsledku čoho sa medzi nimi objavia bunky bez hodnôt. Ak tomu chcete zabrániť, začiarknite políčko S po sebe nasledujúcimi oddeľovačmi zaobchádzajte ako s jedným.

5. Vyberte cieľovú cestu (môže to byť nový hárok alebo existujúci hárok) a kliknite OKna dokončenie procesu importu.

Môžete tiež kliknúť materiály - su aj ine moznosti. Môžete napríklad formátovať obsah, prispôsobiť označenie a spôsob aktualizácie informácií.

Niekedy je výsledok konverzie ďaleko od očakávaní. Ako je možné tento výsledok zmeniť, bude diskutované v ďalšej časti článku.

Problémy pri konverzii a ich riešenie

Za celý čas, čo existuje formát CSV, sa nikto neobťažoval ho oficiálne zdokumentovať. Preto, hoci sa predpokladá, že na oddelenie hodnôt by sa mali používať čiarky, v skutočnosti rôzne databázy používajú rôzne oddeľovače – bodkočiarky, tabulátory a iné.

Oddeľovače textu sa tiež môžu líšiť – najčastejšie sú to úvodzovky alebo značka poradia bajtov. Oddeľovače nemusia byť vôbec žiadne – vtedy je znak použitý ako oddeľovač vždy vnímaný ako taký (vtedy to zvyčajne nie je čiarka – tá sa v texte používa príliš často – ale iný, menej bežný znak).

Neštandardné súbory sa nemusia správne otvárať – aby sa zobrazovali ako majú, musíte zmeniť nastavenia počítača alebo otváracieho programu. Pozrime sa, aké ťažkosti existujú a aké riešenia pre ne existujú.

Súbor sa neotvorí správne

Dôkaz. Celý obsah dokumentu je umiestnený v prvom stĺpci.

Spôsobiť. Dokument používa ako oddeľovač znak, ktorý nie je takto označený v nastaveniach počítača alebo je vyhradený pre inú funkciu. Napríklad čiarka môže byť vyhradená na oddelenie desatinných častí čísla, a preto nemôže oddeľovať hodnoty v súbore.

riešenie. Existujú rôzne spôsoby riešenia tohto problému:

1. Zmeňte oddeľovací znak v samotnom dokumente. Otvorte ho v programe Poznámkový blok alebo v podobnom editore a do úvodného riadku (prázdneho, všetky údaje by mali byť v riadkoch nižšie) zadajte nasledujúci text:

• ak chcete zmeniť oddeľovač na čiarku: septembra
• zmeniť na bodkočiarku: sep=;

Ďalšia postava napísaná po september = v úvodnom riadku sa stane aj oddeľovačom.

2. Oddeľovací znak použitý v súbore je možné zadať aj v samotnom Exceli. Vo verziách 2016, 2013 alebo 2010 musíte na to otvoriť kartu dátum a zvoľte „Text podľa stĺpcov” v skupine"Práca s údajmi".

Tým sa otvorí okno “Sprievodcovia distribúciou textu do stĺpcov“. Tam si z navrhovaných dátových formátov treba vybrať tie so separátormi. Potom musíte stlačiť ďalšie a po výbere oddeľovača úprava.

3. Ak chcete automaticky otvoriť dokument pomocou Sprievodca importoma nielen v excelovom hárku, príponu je možné zmeniť z .csv na .txt. AT masters ako oddeľovač je možné zadať ľubovoľný znak – ako to urobiť, je vysvetlené vyššie v článku.
4. Použite VBA. Môžete použiť napr. – je vhodný pre Excel 2000 alebo 2003. Kód je možné zmeniť tak, aby bol vhodný pre iné verzie.

Vyššie uvedené riešenia sú určené pre jednotlivé dokumenty, ktorých nastavenia sa líšia od bežných. Tieto postupnosti akcií bude potrebné použiť pre každý súbor, ktorý sa neotvorí správne. Ak sa väčšina dokumentov neotvorí správne, možno najlepším riešením je zmeniť nastavenia počítača – to je popísané v piatom riešení.

5. Zmeňte oddeľovač a desatinnú čiarku v nastaveniach počítača

В riadiace panel, vyvolané tlačidlom štart, zvoľte „Extra možnosti” zo zoznamu"Regionálne štandardy”. Po kliknutí sa zobrazí oknoNastavenie formátu” – v ňom môžete vybrať „Oddeľovač zoznamu” a oddeľovač celého čísla a zlomkovej časti čísla. Ak súbory vyžadujú ako oddeľovač čiarku, najskôr nastavte bodku ako desatinnú čiarku. Môže to byť naopak – ako oddeľovací znak potrebujete bodkočiarku. Potom pre zlomky môžete nechať akékoľvek znamienko, nespôsobí to konflikt.

Po dokončení všetkých nastavení kliknite na OK na oboch otvorených oknách – zatvoria sa a zmeny sa uložia. Majte na pamäti, že teraz fungujú pre všetky programy v počítači.

Odstráňte vedúce nuly

Podpísať. Niektoré z hodnôt v zdrojovom dokumente sú čísla, ktoré začínajú nulami, ktoré nie sú oddelené zlomkom (napríklad šifry a kódy s pevným počtom číslic, prihlasovacie údaje a heslá, údaje z meračov a prístrojov). V Exceli miznú nuly na začiatku takýchto čísel. Ak súbor upravíte a potom ho uložíte ako excelový zošit, už v tomto zošite nebude možné nájsť, kde boli čísla s nulami.

Spôsobiť. Excel má samostatné formáty pre text a čísla. V textových súboroch takéto oddelenie neexistuje, a preto Excel priraďuje všetkým hodnotám všeobecný formát. Znamená to, že text sa zobrazuje ako text a čísla bez abecedných znakov sa zobrazujú ako čísla, ktoré nemôžu začínať nulami.

Riešenie. Zmeňte príponu na .txt, aby ste pri otvorení dokumentu povolili Sprievodcu importom. Keď sa dostanete ku kroku 3, zmeňte formát stĺpcov s číslami, ktoré začínajú nulami, na text.

Niektoré hodnoty vyzerajú ako dátumy

Podpísať. Dátumy zobrazujú hodnoty, ktoré sú pôvodne obyčajným textom alebo číslami.

Spôsobiť. Všeobecný formát zahŕňa premenu hodnôt na dátumy, ktoré sa podobajú tým pre Excel. Ak dokument CSV obsahuje jednu hodnotu, napr may12, potom sa v excelovom hárku zobrazí ako dátum.

Riešenie. Podobne ako v predchádzajúcom prípade. Zmeňte príponu na .txt, in masters zmeniť formát hodnôt prevedených na dátumy na text.

Ak naopak chcete zobraziť obsah určitého stĺpca ako dátumy, nastavte jeho formát dáta. Existuje niekoľko typov formátu dátumu, preto si zo zoznamu vyberte ten, ktorý potrebujete.

Ako importovať viacero súborov CSV do Excelu

Excel dokáže otvoriť viacero súborov CSV naraz.

1. lis Súbor> Otvoriť a vyberte možnosť Textové súbory z nižšie uvedeného rozbaľovacieho zoznamu.
2. Ak chcete vybrať viacero súborov vedľa seba, najprv vyberte prvý a potom kliknite smena a kliknite na posledný. Okrem vybratých súborov sa vyberú všetky súbory medzi nimi.
3. kliknite Otvorený.

Nevýhodou tohto spôsobu je, že každý vybraný súbor sa v Exceli otvorí samostatne. Prechod z jedného dokumentu do druhého môže zvýšiť časové náklady. Potom je však možné skopírovať obsah všetkých do hárkov v tom istom zošite.

Vysvetlenie bolo dlhé, ale teraz budete môcť bez väčších problémov otvoriť akýkoľvek súbor CSV v Exceli. Ak sa vám niečo na prvý pohľad zdá nepochopiteľné, postupujte podľa uvedených krokov a všetko bude jasné.