Ako nájsť a odstrániť duplikáty v Exceli. 5 spôsobov, ako nájsť a odstrániť duplikáty v Exceli

Nie je žiadnym tajomstvom, že v Exceli musíte často pracovať s veľkými tabuľkami, ktoré obsahujú obrovské množstvo informácií. Zároveň takýto objem informácií pri spracovaní môže spôsobiť zlyhania alebo nesprávne výpočty pri použití rôznych vzorcov alebo filtrovania. Cítite to najmä vtedy, keď musíte pracovať s finančnými informáciami.

Preto, aby sme zjednodušili prácu s takýmto množstvom informácií a eliminovali možnosť chýb, analyzujeme, ako presne pracovať s riadkami v Exceli a použiť ich na odstránenie duplikátov. Môže to znieť komplikovane, ale prísť na to je v skutočnosti celkom jednoduché, najmä ak máte k dispozícii až päť spôsobov práce s vyhľadávaním a odstraňovaním duplikátov.

Metóda 1: Ručne odstráňte duplicitné riadky

Prvým krokom je zvážiť použitie najjednoduchšieho spôsobu riešenia duplikátov. Toto je manuálna metóda, ktorá zahŕňa použitie karty „Údaje“:

1. Najprv musíte vybrať všetky bunky tabuľky: podržte LMB a vyberte celú oblasť buniek.
2. V hornej časti panela s nástrojmi musíte vybrať časť „Údaje“, aby ste získali prístup ku všetkým potrebným nástrojom.
3. Starostlivo zvážime dostupné ikony a vyberieme tú, ktorá má dva stĺpce buniek vymaľované rôznymi farbami. Ak umiestnite kurzor myši na túto ikonu, zobrazí sa názov „Odstrániť duplikáty“.
4. Na efektívne využitie všetkých parametrov tejto sekcie stačí byť opatrný a venovať sa nastaveniam. Napríklad, ak má tabuľka „Hlavičku“, potom nezabudnite venovať pozornosť položke „Moje údaje obsahujú hlavičky“, musí byť zaškrtnutá.

5. Ďalej nasleduje okno, ktoré zobrazuje informácie podľa stĺpcov. Musíte vybrať stĺpce, v ktorých chcete skontrolovať duplikáty. Najlepšie je vybrať všetky, aby ste minimalizovali vynechané zábery.

6. Keď je všetko pripravené, znova skontrolujte označené informácie a kliknite na tlačidlo OK.
7. Excel automaticky analyzuje vybraté bunky a odstráni všetky zodpovedajúce možnosti.
8. Po úplnej kontrole a odstránení duplikátov z tabuľky sa v programe zobrazí okno, v ktorom sa zobrazí správa, že proces sa skončil, a informácia o tom, koľko zodpovedajúcich riadkov bolo odstránených.

Stačí kliknúť na „OK“ a môžete predpokladať, že je všetko pripravené. Každú akciu vykonávajte opatrne a výsledok vás určite nesklame.

Metóda 2: Odstránenie duplikácií pomocou inteligentnej tabuľky

Teraz sa pozrime bližšie na ďalšiu užitočnú metódu odstraňovania duplikátov, ktorá je založená na použití „inteligentnej tabuľky“. Stačí dodržiavať tieto odporúčania:

1. Najprv vyberte celú tabuľku, na ktorú chcete použiť inteligentný algoritmus automatického spracovania informácií.

2. Teraz použite panel s nástrojmi, kde musíte vybrať sekciu „Domov“ a potom nájsť „Formátovať ako tabuľku“. Táto ikona sa zvyčajne nachádza v podsekcii „Štýly“. Zostáva použiť špeciálnu šípku nadol vedľa ikony a vybrať štýl dizajnu stola, ktorý sa vám najviac páčil.

3. Keď je všetko vykonané správne, zobrazí sa ďalšia správa o formátovaní tabuľky. Špecifikuje rozsah, pre ktorý sa použije funkcia Smart Table. A ak ste predtým vybrali potrebné bunky, rozsah sa zobrazí automaticky a budete ho musieť skontrolovať.

4. Zostáva len začať hľadať a ďalej odstraňovať duplicitné riadky. Ak to chcete urobiť, musíte vykonať ďalšie kroky:
   • umiestnite kurzor na ľubovoľnú bunku tabuľky;
   • v hornom paneli nástrojov vyberte časť „Návrh tabuľky“;
   • hľadáme ikonu vo forme dvoch stĺpcov buniek s inou farbou, keď na ne umiestnite kurzor myši, zobrazí sa nápis „Odstrániť duplikáty“;
   • postupujte podľa krokov, ktoré sme špecifikovali v prvej metóde po použití danej ikony.

Venujte pozornosť! Táto metóda má jedinečnú vlastnosť – vďaka nej bude možné bez obmedzení pracovať s tabuľkami rôznych rozsahov. Každá vybraná oblasť pri práci s Excelom bude starostlivo analyzovaná na duplikáty.

Metóda 3: Použitie filtra

Teraz venujme pozornosť špeciálnej metóde, ktorá vám umožňuje neodstrániť duplikáty z tabuľky, ale jednoducho ich skryť. V skutočnosti vám táto metóda umožňuje formátovať tabuľku tak, aby vám nič neprekážalo pri ďalšej práci s tabuľkou a bolo možné vizuálne získať len relevantné a užitočné informácie. Ak ju chcete implementovať, stačí vykonať tieto kroky:

1. Prvým krokom je vybrať celú tabuľku, v ktorej budete manipulovať, aby ste odstránili duplikáty.
2. Teraz prejdite do časti „Údaje“ a okamžite prejdite do podsekcie „Filter“.

3. Jasným znakom toho, že filter bol aktivovaný, je prítomnosť špeciálnych šípok v záhlaví tabuľky, po ktorých vám bude stačiť ich použiť a uviesť informácie týkajúce sa duplikátov (napríklad slovo alebo označenie vo vyhľadávaní) .

Môžete tak okamžite odfiltrovať všetky duplikáty a vykonávať s nimi ďalšie manipulácie.

Pokročilý filter na nájdenie duplikátov v Exceli

Existuje ďalší ďalší spôsob použitia filtrov v Exceli, na to budete potrebovať:

1. Vykonajte všetky kroky predchádzajúcej metódy.
2. V okne súpravy nástrojov použite ikonu „Rozšírené“, ktorá sa nachádza vedľa rovnakého filtra.

3. Po použití tejto ikony stačí venovať pozornosť oknu rozšírených nastavení. Táto pokročilá súprava nástrojov vám umožní zoznámiť sa s počiatočnými informáciami:
   • najprv by ste mali skontrolovať špecifikovaný rozsah tabuľky tak, aby sa zhodoval s tým, čo ste si poznamenali;
   • nezabudnite začiarknuť políčko „Iba jedinečné záznamy“;
   • akonáhle je všetko pripravené, zostáva len kliknúť na tlačidlo „OK“.

4. Po splnení všetkých odporúčaní sa stačí pozrieť do tabuľky a uistiť sa, že sa už nezobrazujú duplikáty. To bude okamžite viditeľné, ak sa pozriete na informácie vľavo dole, ktoré odrážajú počet riadkov zobrazených na obrazovke.

Dôležité! Ak potrebujete vrátiť všetko do pôvodnej podoby, potom je to čo najjednoduchšie. Stačí len zrušiť filter vykonaním podobných akcií, ktoré boli uvedené v inštrukcii metódy.

Metóda 4: Podmienené formátovanie

Podmienené formátovanie je špeciálna súprava nástrojov, ktorá sa používa pri riešení mnohých problémov. Tento nástroj môžete použiť na vyhľadanie a odstránenie duplikátov v tabuľke. Ak to chcete urobiť, musíte vykonať nasledujúce kroky:

1. Ako predtým, najprv budete musieť vybrať bunky tabuľky, ktoré chcete formátovať.
2. Teraz by ste mali prejsť na kartu „Domov“ a nájsť špeciálnu ikonu „Podmienené formátovanie“, ktorá sa nachádza v podsekcii „Štýly“.

3. Po dokončení krokov budete mať prístup k oknu s názvom „Pravidlá výberu buniek“, potom musíte vybrať položku „Duplicitné hodnoty“.

4. Nezabudnite venovať pozornosť nastaveniam formátovania, mali by zostať nezmenené. Jediné, čo sa dá zmeniť, je farebné označenie podľa vašich preferencií. Keď je všetko pripravené, môžete kliknúť na „OK“.

5. Vďaka takýmto akciám môžete všetky duplikáty zvýrazniť inou farbou a začať s nimi pracovať v budúcnosti.

Pozor! Hlavnou nevýhodou tejto metódy je, že pri použití takejto funkcie sú označené úplne všetky rovnaké hodnoty, a nielen tie možnosti, kde sa zhoduje celý reťazec. Stojí za to pamätať si túto nuanciu, aby ste sa vyhli problémom s vizuálnym vnímaním a presne pochopili, ako konať a na čo treba venovať pozornosť.

Metóda 5: Vzorec na odstránenie duplicitných riadkov

Táto metóda je najťažšia zo všetkých uvedených, pretože je určená výlučne pre používateľov, ktorí rozumejú funkciám a vlastnostiam tohto programu. Koniec koncov, metóda zahŕňa použitie zložitého vzorca. Vyzerá to takto: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(адрес_столбца;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(адрес_шапки_столбца_дубликатов:адрес_шапки_столбца_дубликатов(абсолютный);адрес_столбца;)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(адрес_столбца;адрес_столбца;)>1;0;1);0));»»). Teraz sa musíte rozhodnúť, ako presne ho použiť a kde ho aplikovať:

1. Prvým krokom je pridanie nového stĺpca, ktorý bude venovaný výlučne duplikátom.

2. Vylepšite верхнюю ячейку и ведите v нее формулу: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(A2:A90;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(E1:$E$1;A2:A90)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A2:A90;А2:А90)>1;0;1);0));»»).
3. Teraz vyberte celý stĺpec pre duplikáty bez toho, aby ste sa dotkli hlavičky.

• Umiestnite kurzor na koniec vzorca, pri tejto položke buďte opatrní, pretože vzorec nie je vždy jasne viditeľný v bunke, je lepšie použiť horný panel vyhľadávania a pozorne sa pozrieť na správne umiestnenie kurzora.
• Po nastavení kurzora musíte stlačiť tlačidlo F2 na klávesnici.
• Potom musíte stlačiť kombináciu klávesov „Ctrl + Shift + Enter“.

4. Vďaka vykonaným akciám bude možné správne vyplniť vzorec potrebnými informáciami z tabuľky.

Nájdenie zhôd pomocou príkazu Nájsť

Teraz stojí za to zvážiť ďalšiu zaujímavú možnosť hľadania duplikátov. Najmä pre takúto metódu budete potrebovať ďalší vzorec, ktorý vyzerá takto: =COUNTIF(A:A, A2)>1.

Ďalšie informácie! V tomto vzorci A2 znamená značku prvej bunky z oblasti, v ktorej plánujete hľadať. Hneď po zadaní vzorca do prvej bunky môžete pretiahnuť hodnotu a získať potrebné informácie. Vďaka takýmto akciám bude možné distribuovať informácie ako „PRAVDA“ a „NEPRAVDA“. A ak potrebujete hľadať v obmedzenej oblasti, označte rozsah vyhľadávania a nezabudnite tieto označenia zabezpečiť znakom $, ktorý potvrdí odovzdanie a urobí z neho základ.

Ak nie ste spokojní s informáciami v tvare „PRAVDA“ alebo „NEPRAVDA“, odporúčame použiť nasledujúci vzorec, ktorý informácie štruktúruje: =AK(COUNTIF($A$2:$A$17, A2)>1;”Duplikát”;”Unikátne”). Správne vykonanie všetkých akcií vám umožní získať všetky potrebné akcie a rýchlo sa vysporiadať s existujúcimi duplicitnými informáciami.

Ako použiť kontingenčnú tabuľku na nájdenie duplikátov

Ďalšou metódou použitia funkcií Excelu na vyhľadávanie duplikátov je kontingenčná tabuľka. Je pravda, že na to, aby ste ho mohli používať, stále potrebujete základné znalosti o všetkých funkciách programu. Pokiaľ ide o hlavné akcie, vyzerajú takto:

1. Prvým krokom je vytvorenie rozloženia tabuľky.
2. Musíte použiť rovnaké pole ako informácie pre reťazce a hodnoty.
3. Vybrané zhodné slová sa stanú základom pre automatické počítanie duplikátov. Len nezabudnite, že základom funkcie počítania je príkaz „COUNT“. Pre lepšie pochopenie majte na pamäti, že všetky hodnoty, ktoré presahujú hodnotu 1, budú duplikáty.

Venujte pozornosť snímke obrazovky, ktorá zobrazuje príklad takejto metódy.

Hlavným rozlišovacím bodom tejto metódy je absencia akýchkoľvek vzorcov. Dá sa bezpečne prijať, ale najprv by ste si mali preštudovať vlastnosti a nuansy používania kontingenčnej tabuľky.

záver

Teraz máte všetky potrebné informácie týkajúce sa spôsobov použitia vyhľadávania a odstraňovania duplikátov a máte tiež odporúčania a tipy, ktoré vám pomôžu rýchlo vyriešiť problém.