Povedzme, že máme zostavenú kontingenčnú tabuľku s výsledkami analýzy predaja podľa mesiacov pre rôzne mestá (ak je to potrebné, prečítajte si tento článok, aby ste pochopili, ako ich vytvoriť vo všeobecnosti alebo ako si osviežiť pamäť):
Chceme mierne zmeniť jeho vzhľad, aby zobrazoval údaje, ktoré potrebujete, prehľadnejšie a nielen vysypal na obrazovku veľa čísel. Čo sa dá pre to urobiť?
Iné funkcie výpočtu namiesto banálnej sumy
Ak kliknete pravým tlačidlom myši na vypočítané pole v oblasti údajov a vyberiete príkaz z kontextovej ponuky Možnosti poľa (Nastavenia poľa) alebo vo verzii Excel 2007 – Možnosti poľa hodnoty (Nastavenia poľa hodnoty), potom sa otvorí veľmi užitočné okno, pomocou ktorého môžete nastaviť množstvo zaujímavých nastavení:
Najmä môžete jednoducho zmeniť funkciu výpočtu poľa na stred, minimum, maximum atď. Ak napríklad zmeníme súčet na množstvo v našej kontingenčnej tabuľke, neuvidíme celkový príjem, ale počet transakcií. pre každý produkt:
V predvolenom nastavení Excel vždy automaticky vyberie súčet pre číselné údaje. (súčet), a pre nečíselné (aj keď z tisícky buniek s číslami je aspoň jedna prázdna alebo s textom alebo s číslom v textovom formáte) – funkcia na počítanie hodnôt (počet).
Ak chcete v jednej kontingenčnej tabuľke vidieť naraz priemer, množstvo a množstvo, teda niekoľko výpočtových funkcií pre to isté pole, potom môžete niekoľkokrát hodiť myš do oblasti údajov poľa, ktoré potrebujete v rade získať niečo podobné:
…a potom nastavte rôzne funkcie pre každé z polí tak, že na ne postupne kliknete myšou a vyberiete príkaz Možnosti poľa (Nastavenia poľa)aby ste skončili s tým, čo chcete:
Ak v tom istom okne Možnosti poľa kliknite na tlačidlo Okrem toho (Možnosti) alebo prejdite na kartu Dodatočné výpočty (v Exceli 2007-2010), potom sa sprístupní rozbaľovací zoznam Dodatočné výpočty (Zobraziť údaje ako):
V tomto zozname môžete napríklad vybrať možnosti Percento sumy riadku (% riadka), Percento z celku podľa stĺpca (% stĺpca) or Podiel z celkovej sumy (% z celkového počtu)automaticky vypočítať percentá pre každý produkt alebo mesto. Takto bude vyzerať napríklad naša kontingenčná tabuľka so zapnutou funkciou Percento z celku podľa stĺpca:
Dynamika predaja
Ak je v rozbaľovacom zozname Dodatočné výpočty (Zobraziť údaje ako) vyberte možnosť vyznamenanie (Rozdiel)a v dolných oknách Pole (Základné pole) и Prvok (základná položka) vybrať mesiac и späť (v pôvodnej anglickej verzii bolo namiesto tohto zvláštneho slova zrozumiteľnejšie predchádzajúce, tie. predchádzajúce):
…potom dostaneme kontingenčnú tabuľku, ktorá zobrazuje rozdiely v predaji každého nasledujúceho mesiaca od predchádzajúceho, teda – dynamiku predaja:
A ak vymeníte vyznamenanie (Rozdiel) on Daný rozdiel (% rozdielu) a pridať podmienené formátovanie na zvýraznenie záporných hodnôt červenou farbou dostaneme to isté, ale nie v rubľoch, ale v percentách:
PS
V programe Microsoft Excel 2010 je možné všetky vyššie uvedené nastavenia výpočtu vykonať ešte jednoduchšie – kliknutím pravým tlačidlom myši na ľubovoľné pole a výberom príkazov z kontextovej ponuky Celkové sumy za (Zhrnúť hodnoty podľa):
… A Dodatočné výpočty (Zobraziť údaje ako):
Aj vo verzii Excelu 2010 bolo do tejto sady pridaných niekoľko nových funkcií:
- % z celkového počtu podľa nadradeného riadka (stĺpca) – umožňuje vypočítať podiel vzhľadom na medzisúčet pre riadok alebo stĺpec:
V predchádzajúcich verziách ste mohli vypočítať iba pomernú časť k celkovému súčtu.
- % kumulatívnej sumy – funguje podobne ako funkcia kumulatívneho súčtu, ale výsledok zobrazuje ako zlomok, teda v percentách. Je vhodné vypočítať napríklad percento plnenia plánu alebo rozpočtu:
- Triedenie od najmenšieho po najväčšie a naopak – trochu zvláštny názov pre funkciu hodnotenia (RANK), ktorá vypočíta poradové číslo (pozíciu) prvku vo všeobecnom zozname hodnôt. S jeho pomocou je napríklad vhodné zoradiť manažérov podľa ich celkových výnosov a určiť, kto je na akom mieste v celkovom poradí:
- Čo sú to kontingenčné tabuľky a ako ich zostaviť
- Zoskupenie čísel a dátumov s požadovaným krokom v kontingenčných tabuľkách
- Vytvorenie zostavy kontingenčnej tabuľky na viacerých rozsahoch zdrojových údajov