Všetci musíme komunikovať s ostatnými o pracovných záležitostiach. Pre dosiahnutie dobrého výsledku je dôležité vedieť správne komunikovať informácie zamestnancom, správne formulovať požiadavky, priania a pripomienky. Tu je to, čo robiť a čo nerobiť.
Možno ste sami viac ako raz začali svoju požiadavku alebo úlohu slovami „Potrebujem ťa“, najmä v rozhovoroch s podriadenými. Bohužiaľ, toto nie je najlepší spôsob delegovania povinností a všeobecnej interakcie s kolegami. A preto.
Tým sa obmedzuje možnosť primeranej spätnej väzby
Podľa organizačnej psychologičky Laury Gallagher, keď kolegu alebo podriadeného oslovíme slovami „Potrebujem ťa“, nenechávame v dialógu priestor na diskusiu. Možno však partner nesúhlasí s vašou objednávkou. Možno nemá čas, alebo naopak má rozsiahlejšie informácie a vie, ako problém efektívnejšie riešiť. Ale my jednoducho nedáme tomu človeku šancu prehovoriť (aj keď to pravdepodobne robíme nevedome).
Namiesto „Potrebujem ťa“ Gallagher radí obrátiť sa na kolegu so slovami: „Chcel by som, aby si urobil to a to. Co si myslis?" alebo „Narazili sme na tento problém. Máte nejaké možnosti, ako to vyriešiť?“. Je to dôležité najmä v prípadoch, keď spätná väzba od zamestnanca ovplyvňuje celkový výsledok. Neukladajte svoje rozhodnutie na partnera, najskôr ho nechajte hovoriť.
Nedáva kolegovi šancu cítiť sa dôležitý.
„Úloha, ktorú zadáte zamestnancovi, berie jeho čas, zdroje. Vo všeobecnosti ovplyvňuje to, ako bude plynúť pracovný deň človeka,“ vysvetľuje Loris Brown, odborník na vzdelávanie dospelých. „Pri rozdávaní úloh kolegom však mnohí zvyčajne neberú do úvahy svoje priority a to, ako nová úloha ovplyvní realizáciu všetkého ostatného.
Navyše, „Potrebujem ťa“ je vždy o nás a našich prioritách. Znie to dosť nehanebne a neslušne. Aby vám zamestnanci vyšli v ústrety, je dôležité ich motivovať a ukázať im, ako splnenie úlohy ovplyvní celkové výsledky.“
Navyše väčšina z nás má vysokú potrebu komunikácie a sociálnych kontaktov a ľudia zvyčajne radi robia niečo, z čoho bude mať úžitok celá ich sociálna skupina. „Ukážte, že vaša úloha je dôležitá pre spoločné dobro, a že to človek urobí ochotnejšie,“ poznamenáva odborník.
V každom prípade sa postavte na miesto druhej strany – chceli by ste pomôcť?
Ak kolegovia ignorujú vaše požiadavky, zamyslite sa nad tým: možno ste predtým urobili niečo zle – napríklad ste zneužili ich čas alebo vôbec nevyužili výsledky ich práce.
Aby ste tomu zabránili, snažte sa vždy jasne uviesť, s čím potrebujete pomoc. Napríklad: „Pozajtra o 9:00 mám prezentáciu v kancelárii klienta. Budem Vám vďačný, ak report pošlete zajtra do 17:00, aby som si ho mohol prejsť a doplniť prezentáciu o aktuálne údaje. Čo myslíte, pôjde to?
A ak si vyberiete možnosti na formulovanie vašej požiadavky alebo pokynu, v každom prípade sa postavte na miesto druhej strany – mali by ste chuť pomôcť?