Práca s tabuľkami v Exceli

Excel mnohí považujú za tabuľkový procesor. Preto sa otázka, ako vytvárať a pracovať s tabuľkami, môže zdať na prvý pohľad zvláštna. Málokto však vie, aký je hlavný rozdiel medzi Excelom a tabuľkami. Okrem toho táto súčasť balíka Microsoft Office nie je vždy interakcia s tabuľkami. Okrem toho je hlavnou úlohou Excelu spracovanie informácií, ktoré môžu byť prezentované v rôznych formách. Aj v tabuľkovej forme.

Alebo môže nastať situácia, keď je potrebné vybrať samostatný rozsah tabuľky a podľa toho ju naformátovať. Vo všeobecnosti existuje obrovské množstvo možností využitia tabuliek, preto sa na ne pozrime podrobnejšie.

Koncept inteligentných stolov

Stále je rozdiel medzi excelovým hárkom a inteligentnou tabuľkou. Prvá je jednoducho oblasť obsahujúca určitý počet buniek. Niektoré z nich môžu byť naplnené určitými informáciami, zatiaľ čo iné sú prázdne. Ale z technického hľadiska medzi nimi nie je zásadný rozdiel.

Ale excelová tabuľka je zásadne odlišný koncept. Neobmedzuje sa na rozsah údajov, má svoje vlastnosti, názov, určitú štruktúru a obrovské množstvo výhod.

Preto môžete pre tabuľku programu Excel zvoliť samostatný názov – „Inteligentná tabuľka“ alebo Inteligentná tabuľka.

Vytvorte inteligentný stôl

Predpokladajme, že sme vytvorili rozsah údajov s informáciami o predaji.

To ešte nie je stôl. Ak chcete zmeniť rozsah, musíte ho vybrať a nájsť kartu „Vložiť“ a tam nájsť tlačidlo „Tabuľka“ v bloku s rovnakým názvom.

Zobrazí sa malé okno. V ňom môžete upraviť množinu buniek, ktoré chcete zmeniť na tabuľku. Okrem toho musíte určiť, že prvý riadok obsahuje nadpisy stĺpcov. Rovnaké dialógové okno môžete vyvolať aj pomocou klávesovej skratky Ctrl + T.

V zásade vo väčšine prípadov netreba nič meniť. Po potvrdení akcie stlačením tlačidla „OK“ sa predtým zvolený rozsah okamžite zmení na tabuľku.

Pred priamym nastavením jeho vlastností musíte pochopiť, ako samotný program vidí tabuľku. Potom sa veľa vecí vyjasní.

Pochopenie štruktúry tabuľky programu Excel

Všetky tabuľky majú špecifický názov zobrazený na špeciálnej karte Dizajn. Zobrazuje sa hneď po výbere ľubovoľnej bunky. V predvolenom nastavení má názov formu „Tabuľka 1“ alebo „Tabuľka 2“, resp.

Ak potrebujete mať v jednom dokumente niekoľko tabuliek, odporúča sa im dať také názvy, aby ste neskôr pochopili, aké informácie sú kde obsiahnuté. V budúcnosti bude potom oveľa jednoduchšie s nimi komunikovať, a to pre vás aj pre ľudí, ktorí si prezerajú váš dokument.

Pomenované tabuľky je navyše možné použiť v Power Query alebo množstve ďalších doplnkov.

Nazvime našu tabuľku „Report“. Meno je možné vidieť v okne s názvom správca mien. Ak ho chcete otvoriť, musíte ísť po nasledujúcej ceste: Vzorce – Definované názvy – Správca mien.

Je tiež možné ručne zadať vzorec, kde vidíte aj názov tabuľky.

Najzábavnejšie však je, že Excel dokáže súčasne vidieť tabuľku v niekoľkých sekciách: celú, ako aj jednotlivé stĺpce, nadpisy, súčty. Potom budú odkazy vyzerať takto.

Vo všeobecnosti sa takéto konštrukcie uvádzajú len za účelom presnejšej orientácie. Ale nie je potrebné sa ich učiť naspamäť. Automaticky sa zobrazujú v popisoch, ktoré sa zobrazia po výbere položky Tabuľka a spôsobu otvárania hranatých zátvoriek. Ak ich chcete vložiť, musíte najskôr povoliť anglické rozloženie.

Požadovanú možnosť nájdete pomocou klávesu Tab. Nezabudnite uzavrieť všetky zátvorky, ktoré sú vo vzorci. Štvorce tu nie sú výnimkou. 

Ak chcete sčítať obsah celého stĺpca s predajom, musíte napísať nasledujúci vzorec:

=SUM(D2:D8)

Potom sa automaticky zmení na =SUM(Prehľad[Predaj]). Jednoducho povedané, odkaz povedie na konkrétny stĺpec. Pohodlné, súhlasíte?

Akýkoľvek graf, vzorec, rozsah, kde sa použije inteligentná tabuľka na preberanie údajov, bude teda automaticky využívať aktuálne informácie.

Teraz si povedzme podrobnejšie o tom, ktoré tabuľky môžu mať vlastnosti.

Tabuľky Excel: Vlastnosti

Každá vytvorená tabuľka môže mať viacero nadpisov stĺpcov. Prvý riadok rozsahu potom slúži ako zdroj údajov.

Okrem toho, ak je veľkosť tabuľky príliš veľká, pri posúvaní nadol sa namiesto písmen označujúcich príslušné stĺpce zobrazia názvy stĺpcov. To sa bude páčiť používateľovi, pretože nebude potrebné oblasti ručne opravovať.

Obsahuje aj automatický filter. Ak ho však nepotrebujete, môžete ho kedykoľvek vypnúť v nastaveniach.

Všetky hodnoty, ktoré sú zapísané bezprostredne pod poslednou bunkou stĺpca tabuľky, sú k nej pripojené. Preto ich možno nájsť priamo v akomkoľvek objekte, ktorý pri svojej práci využíva údaje z prvého stĺpca tabuľky.

Zároveň sa pre návrh tabuľky naformátujú nové bunky a automaticky sa do nich zapíšu všetky vzorce špecifické pre tento stĺpec. Jednoducho povedané, ak chcete zväčšiť veľkosť tabuľky a rozšíriť ju, stačí zadať správne údaje. Všetko ostatné pridá program. To isté platí pre nové stĺpce.

Ak je vzorec zadaný aspoň do jednej bunky, potom sa automaticky rozšíri do celého stĺpca. To znamená, že nemusíte ručne vyplňovať bunky, všetko sa stane automaticky, ako je znázornené na tejto animovanej snímke obrazovky.

Všetky tieto vlastnosti sú dobré. Stôl si však môžete prispôsobiť sami a rozšíriť jeho funkčnosť.

Nastavenie stola

Najprv musíte otvoriť kartu „Návrhár“, kde sa nachádzajú parametre tabuľky. Môžete si ich prispôsobiť pridaním alebo zrušením začiarknutia konkrétnych políčok v skupine „Možnosti štýlu tabuľky“.

K dispozícii sú nasledujúce možnosti:

1. Pridajte alebo odstráňte riadok hlavičky.
2. Pridajte alebo odstráňte riadok so súčtom.
3. Striedajte čiary.
4. Zvýraznite extrémne stĺpce tučným písmom.
5. Povolí alebo zakáže pruhované výplne riadkov.
6. Zakázať automatický filter.

Môžete tiež nastaviť iný formát. Môžete to urobiť pomocou možností v skupine Štýly tabuliek. Spočiatku je formát odlišný od vyššie uvedeného, ​​ale v takom prípade si vždy môžete prispôsobiť vzhľad, ktorý chcete.

Môžete tiež nájsť skupinu „Nástroje“, kde môžete vytvoriť kontingenčnú tabuľku, odstrániť kópie a previesť tabuľku na štandardný rozsah.

Najzábavnejšou funkciou je však vytváranie plátkov.

Výrez je typ filtra, ktorý sa zobrazuje v samostatnom grafickom prvku. Ak ho chcete vložiť, musíte kliknúť na tlačidlo „Vložiť rezač“ s rovnakým názvom a potom vybrať stĺpce, ktoré chcete opustiť.

To je všetko, teraz sa zobrazí panel, ktorý obsahuje všetky jedinečné hodnoty obsiahnuté v bunkách tohto stĺpca.

Ak chcete tabuľku filtrovať, musíte vybrať kategóriu, ktorá je momentálne najzaujímavejšia.

Pomocou rezača je možné vybrať viacero kategórií. Ak to chcete urobiť, musíte pred spustením výberu stlačiť kláves Ctrl alebo kliknúť na tlačidlo v pravom hornom rohu naľavo od odstránenia filtra.

Na nastavenie parametrov priamo na páse s nástrojmi môžete použiť kartu s rovnakým názvom. S jeho pomocou je možné upravovať rôzne vlastnosti rezu: vzhľad, veľkosť tlačidla, množstvo atď.

Kľúčové obmedzenia inteligentných tabuliek

Napriek tomu, že tabuľky programu Excel majú veľa výhod, používateľ sa bude musieť vyrovnať s niektorými nevýhodami:

1. Pohľady nefungujú. Jednoducho povedané, neexistuje spôsob, ako si zapamätať určité parametre listu.
2. Knihu nemôžete zdieľať s inou osobou.
3. Nie je možné vkladať medzisúčty.
4. Nemôžete použiť vzorce poľa.
5. Neexistuje spôsob, ako zlúčiť bunky. Ale neodporúča sa to robiť.

Existuje však oveľa viac výhod ako nevýhod, takže tieto nevýhody nebudú veľmi nápadné.

Príklady inteligentných tabuliek

Teraz je čas porozprávať sa o situáciách, v ktorých sú potrebné inteligentné excelové tabuľky a aké akcie možno vykonať, ktoré nie sú možné pri štandardnom rozsahu.

Predpokladajme, že máme tabuľku, ktorá zobrazuje pokladničné doklady z nákupu tričiek. Prvý stĺpec obsahuje mená členov skupiny av ostatných - koľko tričiek sa predalo a akej sú veľkosti. Použime túto tabuľku ako príklad, aby sme videli, aké možné akcie je možné vykonať, čo je nemožné v prípade bežného rozsahu.

Zhrnutie funkcií Excelu

Na snímke obrazovky vyššie môžete vidieť našu tabuľku. Poďme si najskôr zhrnúť všetky veľkosti tričiek jednotlivo. Ak na dosiahnutie tohto cieľa použijete rozsah údajov, budete musieť manuálne zadať všetky vzorce. Ak vytvoríte tabuľku, táto zaťažujúca záťaž už nebude existovať. Stačí zahrnúť jednu položku a potom sa riadok so súčtom vygeneruje sám.

Potom kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľné miesto. Zobrazí sa vyskakovacie menu s položkou „Tabuľka“. Má možnosť „celkový riadok“, ktorú musíte povoliť. Dá sa pridať aj cez konštruktor.

Ďalej sa v spodnej časti tabuľky zobrazí riadok so súčtom. Ak otvoríte rozbaľovaciu ponuku, uvidíte v nej nasledujúce nastavenia:

1. Priemer.
2. Čiastka.
3. Maximálne.
4. ofsetová odchýlka.

A oveľa viac. Ak chcete získať prístup k funkciám, ktoré nie sú uvedené vo vyššie uvedenom zozname, musíte kliknúť na položku „Ďalšie funkcie“. Tu je výhodné, že rozsah sa určuje automaticky. Vybrali sme funkciu SUM, pretože v našom prípade potrebujeme vedieť, koľko tričiek sa celkovo predalo.

Automatické vkladanie vzorcov

Excel je naozaj šikovný program. Používateľ nemusí ani vedieť, že sa snaží predpovedať jeho ďalšie kroky. Na koniec tabuľky sme pridali stĺpec, aby sme mohli analyzovať výsledky predaja pre každého z kupujúcich. Po vložení vzorca do prvého riadku sa okamžite skopíruje do všetkých ostatných buniek a potom sa celý stĺpec naplní hodnotami, ktoré potrebujeme. Pohodlne?

funkcia triedenia

Mnoho ľudí používa kontextové menu na použitie tej či onej funkcie. Existujú takmer všetky akcie, ktoré je vo väčšine prípadov potrebné vykonať. Ak používate inteligentné tabuľky, funkčnosť sa ešte viac rozšíri.

Musíme napríklad skontrolovať, kto už previedol preddavok. Ak to chcete urobiť, musíte zoradiť údaje podľa prvého stĺpca. Naformátujme text tak, aby bolo možné pochopiť, kto už zaplatil, kto nie a kto na to neposkytol potrebné dokumenty. Prvý bude označený zelenou, druhý červenou a tretí modrou. A predpokladajme, že stojíme pred úlohou ich zoskupiť. 

Navyše Excel dokáže urobiť všetko za vás. 

Najprv musíte kliknúť na rozbaľovaciu ponuku umiestnenú v blízkosti nadpisu stĺpca „Názov“ a kliknúť na položku „Zoradiť podľa farby“ a vybrať červenú farbu písma.

Všetko, teraz sú jasne uvedené informácie o tom, kto platbu vykonal. 

Filtrácia

Je tiež možné prispôsobiť zobrazenie a skrytie určitých informácií tabuľky. Ak chcete napríklad zobraziť iba tých ľudí, ktorí nezaplatili, môžete filtrovať údaje podľa tejto farby. Možné je aj filtrovanie podľa iných parametrov.

Závery

Inteligentné tabuľky v Exceli teda poslúžia ako skvelí pomocníci pri riešení akýchkoľvek problémov, ktorým musíte práve čeliť.