3 spôsoby, ako nastaviť heslo na ochranu dokumentu programu Excel

Niektoré tabuľky programu Microsoft Excel by mali byť chránené pred zvedavými očami, napríklad je to užitočné pre dokumenty s údajmi o rozpočte. V tabuľkách spravovaných viacerými ľuďmi hrozí náhodná strata dát a aby k tomu nedošlo, môžete využiť vstavanú ochranu. Poďme analyzovať všetky možnosti blokovania prístupu k dokumentom.

Nastavenie hesla pre listy a knihy

Existuje niekoľko spôsobov, ako chrániť celý dokument alebo jeho časti – listy. Zvážme každý z nich krok za krokom. Ak chcete, aby sa výzva na zadanie hesla zobrazila pri otvorení dokumentu, musíte pri ukladaní súboru nastaviť kód.

1. Otvorte kartu ponuky „Súbor“ a nájdite časť „Uložiť ako“. Má možnosť „Prehľadávať“ a bude potrebné nastaviť heslo. V starších verziách sa kliknutím na „Uložiť ako“ okamžite otvorí okno prehľadávania.
2. Keď sa na obrazovke zobrazí okno na uloženie, musíte v spodnej časti nájsť časť „Nástroje“. Otvorte ho a vyberte možnosť „Všeobecné možnosti“.

3. Okno Všeobecné možnosti vám umožňuje obmedziť prístup k dokumentu. Môžete si nastaviť dve heslá – na zobrazenie súboru a na zmenu jeho obsahu. Prístup Len na čítanie je nastavený ako preferovaný prístup cez to isté okno. Vyplňte polia na zadanie hesla a kliknutím na tlačidlo „OK“ uložte zmeny.

4. Ďalej budete musieť potvrdiť heslá - znova ich zadajte v príslušnom formulári. Po kliknutí na tlačidlo „OK“ v poslednom okne bude dokument chránený.

5. Zostáva iba uložiť súbor, po nastavení hesiel program vráti používateľa do okna uloženia.

Pri ďalšom otvorení excelového zošita sa zobrazí okno na zadanie hesla. Ak sú nastavené dva kódy – na zobrazenie a zmenu – vstup prebieha v dvoch fázach. Ak chcete dokument iba čítať, nie je potrebné zadávať druhé heslo.

Ďalším spôsobom ochrany dokumentu je použitie funkcií v sekcii Informácie.

1. Otvorte kartu „Súbor“ a nájdite v nej časť „Podrobnosti“. Jednou z možností sekcie je „Povolenia“.
2. Ponuka povolení sa otvorí kliknutím na tlačidlo „Chrániť knihu“. Vyžaduje sa druhá položka v zozname – „Šifrovať heslom“. Vyberte ho, ak chcete nastaviť prístupový kód.

3. Do poľa pre šifrovanie zadajte nové heslo. Ďalej to budete musieť potvrdiť v tom istom okne. Na konci stlačte tlačidlo „OK“.

Venujte pozornosť! Môžete pochopiť, že táto možnosť je povolená podľa oranžového rámčeka, ktorý obklopuje časť „Povolenia“.

Nastavenie hesla pre jednotlivé bunky

Ak potrebujete chrániť niektoré bunky pred zmenou alebo odstránením informácií, pomôže vám šifrovanie hesla. Nastavte ochranu pomocou funkcie „Protect Sheet“. Štandardne pôsobí na celý hárok, no po malých zmenách v nastaveniach sa zameria len na požadovaný rozsah buniek.

1. Vyberte hárok a kliknite naň pravým tlačidlom myši. Zobrazí sa ponuka, v ktorej musíte nájsť funkciu „Formát buniek“ a vybrať ju. Otvorí sa okno nastavení.
2. V okne, ktoré sa otvorí, vyberte kartu „Ochrana“, sú tam dve začiarkavacie políčka. Je potrebné zrušiť označenie horného okna – „Chránená bunka“. Bunka je momentálne nezabezpečená, ale po nastavení hesla ju nebolo možné zmeniť. Ďalej kliknite na „OK“.

3. Vyberieme bunky, ktoré je potrebné chrániť, a vykonáme opačnú akciu. Musíte znova otvoriť „Formátovať bunky“ a začiarknuť políčko „Chránená bunka“.
4. Na karte „Recenzia“ sa nachádza tlačidlo „Chrániť hárok“ – kliknite naň. Otvorí sa okno s reťazcom hesla a zoznamom povolení. Vyberieme príslušné povolenia – musíte začiarknuť políčka vedľa nich. Ďalej musíte prísť s heslom na deaktiváciu ochrany. Keď je všetko hotové, kliknite na „OK“.

Pri pokuse o zmenu obsahu bunky sa používateľovi zobrazí upozornenie na ochranu a pokyny na odstránenie ochrany. Tí, ktorí nemajú heslo, nebudú môcť vykonávať zmeny.

Pozor! Funkciu „Protect Sheet“ nájdete aj na karte „File“. Musíte prejsť do sekcie informácií a nájsť tlačidlo „Povolenia“ s kľúčom a zámkom.

Nastavenie hesla v štruktúre knihy

Ak je nastavená ochrana štruktúry, existuje niekoľko obmedzení pre prácu s dokumentom. S knihou nemôžete robiť nasledovné:

• kopírovať, premenovávať, mazať listy v knihe;
• vytvárať listy;
• otvorené skryté listy;
• kopírovať alebo presúvať hárky do iných zošitov.

Urobme niekoľko krokov na zablokovanie zmien štruktúry.

1. Otvorte kartu „Recenzia“ a nájdite možnosť „Chrániť knihu“. Túto možnosť nájdete aj v záložke „Súbor“ – časť „Podrobnosti“, funkcia „Povolenie“.

2. Otvorí sa okno s výberom možnosti ochrany a poľom na zadanie hesla. Zaškrtnite slovo „Štruktúra“ a vymyslite heslo. Potom musíte kliknúť na tlačidlo „OK“.

3. Potvrdíme heslo a štruktúra knihy bude chránená.

Ako odstrániť heslo v dokumente programu Excel

Ochranu dokumentu, buniek alebo zošita môžete zrušiť na rovnakom mieste, kde boli nainštalované. Ak chcete napríklad odstrániť heslo z dokumentu a zrušiť obmedzenie zmien, otvorte okno uloženia alebo šifrovania a vymažte riadky so zadanými heslami. Ak chcete odstrániť heslá z listov a kníh, musíte otvoriť kartu „Revízia“ a kliknúť na príslušné tlačidlá. Zobrazí sa okno s názvom „Odstrániť ochranu“, ktoré vyžaduje zadanie hesla. Ak je kód správny, ochrana sa zruší a otvoria sa akcie s bunkami a hárkami.

Dôležité! Ak sa heslo stratí, nie je možné ho obnoviť. Program na to vždy upozorní pri inštalácii kódov. V tomto prípade pomôžu služby tretích strán, ale ich používanie nie je vždy bezpečné.

záver

Zabudovaná ochrana dokumentu programu Excel pred úpravami je celkom spoľahlivá – heslo nie je možné obnoviť, prenesie sa na dôveryhodné osoby alebo zostane u tvorcu tabuľky. Výhodou ochranných funkcií je, že používateľ môže obmedziť prístup nielen k celej tabuľke, ale aj k jednotlivým bunkám alebo k úprave štruktúry knihy.