Obsah
Tabuľkový editor Excel je určený na spracovanie polí informácií prezentovaných vo forme tabuliek rôznych hodnôt. Jedným z najbežnejších typov takéhoto spracovania je kopírovanie. Napríklad, ak existuje nejaké počiatočné dátové pole a potrebujete vykonať nejaké výpočty, ktoré vyžadujú ďalšie stĺpce alebo riadky, nie je vždy vhodné pridať ich priamo do pôvodnej tabuľky. Môže sa vyžadovať aj na iné účely. Rozumným riešením by preto bolo skopírovať všetky alebo časť údajov do nového hárku alebo dokumentu a vykonať všetky transformácie s kópiou. Týmto spôsobom zostane pôvodný dokument nedotknutý. Akými spôsobmi sa to dá urobiť?
Jednoduchá kópia bez zmien
Táto metóda je najjednoduchšia na použitie, je vhodné, ak zdrojová tabuľka obsahuje jednoduché údaje bez vzorcov a odkazov.
Venujte pozornosť! Jednoduchým kopírovaním sa na pôvodných informáciách nič nemení.
Ak zdrojové informácie obsahujú vzorce, skopírujú sa spolu so zvyškom údajov a tu by ste mali byť opatrní – pri kopírovaní relatívnych odkazov začnú odkazovať na úplne iné bunky, kde sa môžu nachádzať nesprávne údaje. Preto je jednoduché kopírovanie údajov pomocou vzorcov vhodnejšie len vtedy, keď sa všetky zdroje odkazov na vzorce skopírujú súčasne. Táto metóda zahŕňa nasledujúce kroky.
- Výber buniek. Spravidla sa používa buď zadanie rozsahu buniek ľavým tlačidlom myši, alebo klávesová skratka „Shift + šípka“. Výsledkom je, že niektoré bunky listu sú ohraničené čiernym rámom a navyše sú zvýraznené tmavým odtieňom.
- Skopírovať do schránky. Schránka je špeciálna oblasť v pamäti počítača určená na prenos údajov v rámci aplikácie alebo medzi aplikáciami. Kopírovanie do neho sa prehráva buď stlačením klávesov „Ctrl+C“ alebo „Ctrl+Insert“ (tieto kombinácie sú ekvivalentné). Je možné ho realizovať aj cez príslušnú položku kontextového menu alebo pomocou programového pásu.
- Určenie miesta na vloženie. Presunieme sa na miesto, kde chceme skopírovať údaje, a kurzorom označíme bunku, ktorá bude ľavou hornou bunkou údajov, ktoré sa majú vložiť. Buďte opatrní, ak kurzor už obsahuje nejaké údaje. Dajú sa vymazať.
- Prilepí obsah schránky do určenej oblasti. To sa vykonáva pomocou kláves „Ctrl + V“ alebo „Shift + Insert“ alebo príslušnej položky kontextového menu alebo programového pásu.
Ak sú potrebné iba hodnoty
Informácie v bunkách sú veľmi často výsledkom výpočtov, ktoré používajú odkazy na susedné bunky. Pri jednoduchom kopírovaní takýchto buniek sa to urobí spolu so vzorcami a tým sa zmenia požadované hodnoty.
V tomto prípade by sa mali skopírovať iba hodnoty buniek. Rovnako ako v predchádzajúcej verzii sa najprv vyberie požadovaný rozsah, ale na skopírovanie do schránky použijeme položku kontextového menu „možnosti prilepenia“, podpoložku „iba hodnoty“. Môžete tiež použiť príslušnú skupinu na páse programu. Ostatné kroky na prilepenie skopírovaných údajov zostávajú rovnaké. V dôsledku toho sa na novom mieste zobrazia iba hodnoty požadovaných buniek.
Dôležité! Vzorce a formáty sa týmto spôsobom neukladajú.
To môže byť v závislosti od situácie pohodlie aj prekážka. Najčastejšie je potrebné ponechať formátovanie (najmä zložité). V tomto prípade môžete použiť nasledujúcu metódu.
Keď potrebujete hodnoty aj formáty
Výber buniek pre tento spôsob kopírovania zostáva rovnaký, ale vykonáva sa buď pomocou kontextového menu (položka Prilepiť špeciálne) alebo pomocou programového pásu. Kliknutím na samotnú ikonu Prilepiť špeciálne môžete otvoriť celé dialógové okno, ktoré poskytuje viac možností kopírovania a dokonca môžete kombinovať údaje pomocou operácií. Napríklad nemôžete len vložiť prenesené údaje do určených buniek, ale pridať ich k tým, ktoré už sú na hárku. Niekedy je to veľmi výhodné.
Stáva sa aj to, že tabuľka má veľké množstvo stĺpcov rôznej šírky a po skopírovaní hodnôt je potrebné veľa dosť usilovnej práce na nastavenie požadovaných šírok. V tomto prípade má dialógové okno „Prilepiť špeciálne“ špeciálnu položku „Šírka stĺpca“. Vkladanie sa vykonáva v dvoch fázach. Najprv vložte iba „šírky stĺpcov“, aby ste „pripravili priestor“ a potom skopírujte hodnoty. Tabuľka je úplne rovnaká ako pôvodná, ale namiesto vzorcov obsahuje hodnoty. Niekedy je vhodné skopírovať iba šírku stĺpcov, aby tabuľka vyzerala ako pôvodná, a hodnoty do buniek zadať ručne. Okrem toho môžete v kontextovej ponuke vybrať položku „kopírovať pri zachovaní šírky stĺpcov“. V dôsledku toho sa vloženie vykoná v jednom kroku.
Kopírovanie ako vzor
Príležitostne je potrebné skopírovať časť tabuľky, aby ju bolo možné neskôr otočiť a zmeniť jej mierku bez zmien bez ovplyvnenia iných miest vo zvyšku tabuľky. V tomto prípade je rozumné skopírovať údaje vo forme bežného obrázka.
Kroky na kopírovanie do schránky sú rovnaké ako predchádzajúce možnosti, ale na prilepenie sa používa položka „Obrázok“ v ponuke „Prilepiť špeciálne“. Táto metóda sa používa zriedka, pretože údaje v takto skopírovaných bunkách nie je možné zmeniť jednoduchým zadaním hodnôt.
Úplná kópia celého listu
Niekedy je potrebné skopírovať celý hárok a vložiť ho buď do toho istého dokumentu, alebo do iného. V takom prípade musíte zavolať kontextové menu na názov listu v ľavej dolnej časti programu a vybrať položku „presunúť alebo kopírovať“.
Otvorí sa panel, v ktorom je nastavený spôsob kopírovania. Predovšetkým môžete určiť, do ktorej knihy chcete vložiť nový list, presunúť ho alebo skopírovať a určiť miesto medzi existujúcimi listami, na ktoré sa prenos uskutoční. Po kliknutí na tlačidlo „OK“ sa v zadanej knihe objaví nový list s celým obsahom skopírovaného listu.
záver
Kopírovanie je jednou z najžiadanejších akcií v Exceli. Pre jednoduché tabuľky bez vzorcov je najvhodnejší prvý spôsob a pre tabuľky obsahujúce veľa vzorcov a odkazov je zvyčajne vhodnejšie použiť druhý spôsob – kopírovanie iba hodnôt. Iné metódy sa používajú menej často.