Obsah
Konsolidácia dát je funkcia v Exceli, vďaka ktorej majú používatelia možnosť spájať dáta z viacerých tabuliek do jednej, ako aj spájať hárky, ktoré sú v rovnakých alebo rôznych súboroch do jedného.
Oficiálne požiadavky na tabuľky, ktoré sú potrebné na dokončenie konsolidácie
Možnosť s názvom „Konsolidovať“ nebude fungovať, ak tabuľky nespĺňajú požiadavky. Ak chcete úspešne dokončiť postup zlučovania údajov, musíte:
- skontrolujte, či v tabuľke nie sú prázdne riadky/stĺpce a ak nejaké sú, odstráňte ich;
- použiť rovnaké šablóny;
- postupujte podľa názvov stĺpcov, nemali by sa líšiť.
Základné metódy konsolidácie v Exceli
Pri spájaní údajov z rôznych prehľadov, tabuliek, rozsahov rovnakého typu do jedného spoločného súboru môžete použiť niekoľko rôznych metód. O dvoch hlavných metódach sumarizácie údajov sa bude diskutovať nižšie: podľa pozície a kategórie.
- V prvom variante sú údaje v pôvodných regiónoch v rovnakom poradí, v akom sú aplikované identické štítky. Zrolovaním podľa pozície skombinujte údaje z 3-4 hárkov, ktoré sú založené na rovnakej predlohe, napríklad účtovná závierka je vhodná na kontrolu tejto metódy.
- V druhej možnosti: údaje sú v náhodnom poradí, ale majú identické označenia. Konsolidujte podľa kategórie a kombinujte údaje z viacerých hárkov s rôznymi rozloženiami, ale rovnakými štítkami údajov.
Dôležité! Táto metóda má veľa spoločného s vytvorením kontingenčnej tabuľky. Môžete však reorganizovať kategórie v kontingenčnej tabuľke.
- Existuje aj tretí spôsob kombinovania údajov – tým je konsolidácia pomocou vzorcov. Je pravda, že sa v praxi používa zriedka, pretože to používateľovi zaberá veľa času.
Podrobné pokyny na vykonanie konsolidácie v Exceli
Ďalej zvážime najjednoduchší a najrýchlejší spôsob konsolidácie.
Ako teda spojiť viacero stolov:
- Najprv musíte vytvoriť nový hárok, po ktorom ho softvér automaticky pridá na pravú stranu. V prípade potreby môžete hárok potiahnuť na iné miesto (napríklad na koniec zoznamu) pomocou ľavého tlačidla myši.
- Pridaný list postavte do bunky, s ktorou budete pracovať. Potom prejdite na kartu „Údaje“, nájdite časť „Práca s údajmi“, kliknite na položku s názvom „Konsolidácia“.
- Na monitore sa zobrazí malé okno s nastaveniami.
- Ďalej budete musieť vybrať vhodnú funkciu na spojenie údajov.
- Po výbere funkcie prejdite do poľa „Odkaz“ kliknutím dovnútra. Tu budete musieť vybrať rozsah buniek jeden po druhom. Aby ste to urobili, najskôr prejdite na list s prvým tanierom.
- Potom vyberte tanier spolu s hlavičkou. Uistite sa, že je všetko vykonané správne, a potom kliknite na ikonu „Pridať“. Mimochodom, súradnice môžete aktualizovať / zmeniť sami pomocou klávesnice, ale je to nepohodlné.
- Ak chcete vybrať rozsah z nového dokumentu, najprv ho otvorte v Exceli. Potom spustite proces spájania v prvej knihe a prejdite na druhú, vyberte v nej príslušný hárok a potom vyberte určitú časť buniek.
- V dôsledku toho sa vytvorí prvý záznam v „Zozname rozsahov“.
- Vráťte sa do poľa „Link“, odstráňte všetky informácie, ktoré obsahuje, a potom pridajte súradnice zostávajúcich dosiek do zoznamu rozsahov.
- Začiarknite políčka vedľa nasledujúcich funkcií: „Označenia horných riadkov“, „Hodnoty ľavého stĺpca“, „Generovať odkazy na zdrojové údaje“.
- Potom kliknite na „OK“.
- Excel vykoná procedúru a vytvorí nový dokument podľa nastavených parametrov a zvolených funkcií.
V príklade bolo zvolené prepojenie, takže výstup bol zoskupený, aby pomohol zobraziť/skryť detaily.
Ďalšie informácie o používaní rozsahov, pridávaní a odstraňovaní odkazov
- Ak chcete použiť nový rozsah na konsolidáciu údajov, budete musieť vybrať možnosť „Konsolidovať“, kliknúť na pole „Prepojiť“ a vybrať rozsah alebo vložiť prepojenie. Po kliknutí na tlačidlo „Pridať“ sa odkaz zobrazí v zozname rozsahov.
- Ak chcete odstrániť odkaz, vyberte ho a kliknite na „Odstrániť“.
- Ak chcete odkaz zmeniť, vyberte ho v zozname rozsahov. Zobrazí sa v poli „Odkaz“, kde ho možno aktualizovať. Po vykonaných manipuláciách kliknite na tlačidlo „Pridať“. Potom odstráňte starú verziu upraveného odkazu.
Konsolidácia dát pomáha skombinovať potrebné informácie, ktoré sú prítomné nielen v rôznych tabuľkách a hárkoch, ale aj v iných súboroch (knihách). Postup miešania netrvá veľa času a je ľahké ho začať pomocou podrobných pokynov.