Obsah
Ak bol pre niektoré bunky na hárku nastavený formát textu (môže to urobiť používateľ alebo program pri nahrávaní údajov do Excelu), potom čísla zadané neskôr do týchto buniek Excel začne považovať za text. Niekedy sú takéto bunky označené zeleným indikátorom, ktorý ste s najväčšou pravdepodobnosťou videli:
A niekedy sa takýto indikátor neobjaví (čo je oveľa horšie).
Vo všeobecnosti, výskyt čísel ako textu vo vašich údajoch zvyčajne vedie k mnohým veľmi nešťastným dôsledkom:
- triedenie prestane normálne fungovať – „pseudočísla“ sú vytlačené a nie sú usporiadané podľa očakávania:
- funkcie typu VLOOKUP (VLOOKUP) nenájdete požadované hodnoty, pretože pre ne je číslo a rovnaké číslo ako text odlišné:
- pri filtrovaní sa nesprávne vyberú pseudočísla
- mnohé ďalšie funkcie Excelu tiež prestávajú správne fungovať:
- a tak ďalej
Obzvlášť vtipné je, že prirodzená túžba jednoducho zmeniť formát bunky na číselný nepomáha. Tie. doslova vyberiete bunky, kliknete na ne pravým tlačidlom a vyberiete Formát bunky (Formátovať bunky), zmeňte formát na číselný (číslo), stlačiť OK — a nič sa nedeje! Vôbec!
Možno „toto nie je chyba, ale funkcia“, samozrejme, ale to nám to neuľahčuje. Pozrime sa teda na niekoľko spôsobov, ako situáciu napraviť – jeden z nich vám určite pomôže.
Metóda 1. Zelený roh indikátora
Ak v bunke vidíte zelený roh indikátora s číslom v textovom formáte, považujte sa za šťastného. Môžete jednoducho vybrať všetky bunky s údajmi a kliknúť na vyskakovaciu žltú ikonu s výkričníkom a potom vybrať príkaz Previesť na číslo (Previesť na číslo):
Všetky čísla vo vybranom rozsahu sa skonvertujú na plné čísla.
Ak tam nie sú žiadne zelené rohy, skontrolujte, či nie sú vypnuté v nastaveniach Excelu (Súbor – Možnosti – Vzorce – Čísla formátované ako text alebo pred ktorými je apostrof).
Metóda 2: Opätovné zadanie
Ak nie je veľa buniek, môžete zmeniť ich formát na číselný a potom znova zadať údaje, aby sa zmena formátu prejavila. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je postaviť sa na bunku a postupne stláčať klávesy F2 (vstúpte do režimu úprav, bunka začne blikať kurzor) a potom vstúpiť. Tiež namiesto toho F2 môžete jednoducho dvakrát kliknúť na bunku ľavým tlačidlom myši.
Je samozrejmé, že ak je veľa buniek, potom táto metóda, samozrejme, nebude fungovať.
Spôsob 3. Vzorec
Pseudočísla môžete rýchlo previesť na normálne, ak vedľa údajov vytvoríte ďalší stĺpec s elementárnym vzorcom:
Dvojité mínus v tomto prípade v skutočnosti znamená násobenie -1 dvakrát. Mínus a mínus dá plus a hodnota v bunke sa nezmení, ale samotná skutočnosť vykonania matematickej operácie prepne formát údajov na číselný, ktorý potrebujeme.
Samozrejme, namiesto násobenia 1 môžete použiť akúkoľvek inú neškodnú matematickú operáciu: delenie 1 alebo sčítanie a odčítanie nuly. Účinok bude rovnaký.
Metóda 4: Paste Special
Táto metóda bola použitá v starších verziách Excelu, kedy moderní efektívni manažéri išli pod stôl zatiaľ v zásade neexistoval zelený roh indikátora (objavil sa až v roku 2003). Algoritmus je tento:
- zadajte 1 do ľubovoľnej prázdnej bunky
- skopírujte to
- vyberte bunky s číslami v textovom formáte a zmeňte ich formát na číselný (nič sa nestane)
- kliknite pravým tlačidlom myši na bunky s pseudočíslami a vyberte príkaz Prilepiť špeciálne (Prilepiť špeciálne) alebo použite klávesovú skratku Ctrl + Alt + V
- v okne, ktoré sa otvorí, vyberte možnosť Hodnoty (Hodnoty) и Násobiť (Vynásobiť)
V skutočnosti robíme to isté ako v predchádzajúcej metóde – násobenie obsahu buniek jednou – avšak nie pomocou vzorcov, ale priamo z vyrovnávacej pamäte.
Metóda 5. Text po stĺpcoch
Ak sú pseudočísla, ktoré sa majú konvertovať, zapísané aj s nesprávnymi desatinnými miestami alebo oddeľovačmi tisícov, možno použiť iný prístup. Vyberte zdrojový rozsah s údajmi a kliknite na tlačidlo Text po stĺpcoch (Text do stĺpcov) pútko dátum (Dátum). V skutočnosti je tento nástroj určený na rozdelenie lepkavého textu do stĺpcov, ale v tomto prípade ho používame na iný účel.
Preskočte prvé dva kroky kliknutím na tlačidlo ďalšie (Ďalšie)a na treťom použite tlačidlo Okrem toho (Advanced). Otvorí sa dialógové okno, v ktorom môžete nastaviť oddeľovacie znaky, ktoré sú momentálne dostupné v našom texte:
Po kliknutí na úprava Excel prevedie náš text na normálne čísla.
Metóda 6. Makro
Ak musíte takéto transformácie robiť často, potom má zmysel automatizovať tento proces pomocou jednoduchého makra. Stlačte Alt+F11 alebo otvorte kartu vývojka (vývojár) A kliknite na ikonu Visual Basic. V zobrazenom okne editora pridajte nový modul cez ponuku Vložiť – Modul a skopírujte tam nasledujúci kód:
Sub Convert_Text_to_Numbers() Selection.NumberFormat = "Všeobecné" Selection.Value = Selection.Value End Sub
Teraz po výbere rozsahu môžete kartu kedykoľvek otvoriť Vývojár – makrá (Vývojár – makrá), vyberte naše makro v zozname, stlačte tlačidlo beh (Bež) – a okamžite previesť pseudočísla na plnohodnotné.
Toto makro môžete tiež pridať do svojej osobnej knihy makier na neskoršie použitie v akomkoľvek súbore.
PS
Rovnaký príbeh sa deje s dátumami. Niektoré dátumy môže Excel rozpoznať aj ako text, takže zoskupovanie a triedenie nebude fungovať. Riešenia sú rovnaké ako pri číslach, len formát treba nahradiť dátumom a časom namiesto číselného.
- Rozdelenie nalepovacieho textu do stĺpcov
- Výpočty bez vzorcov špeciálnym vkladaním
- Preveďte text na čísla pomocou doplnku PLEX