Povolenie, zakázanie a konfigurácia automatických opráv v Exceli

Pri práci s tabuľkami programu Excel, najmä keď musíte pracovať s veľkým množstvom údajov, existuje možnosť urobiť chybu, napríklad preklep. Niektorí používatelia sa tiež kvôli tomu, že nevedia nájsť a použiť špeciálne znaky, rozhodnú nahradiť ich zrozumiteľnejšími a dostupnejšími. Napríklad namiesto znamenia “- – obyčajný list "A", alebo namiesto toho "$" - jednoducho "S". Avšak vďaka špeciálnemu nástroju "Automatické opravy" takéto veci sa automaticky opravujú.

Čo sú automatické opravy

Excel si uchováva v pamäti zoznam bežných chýb, ktorých sa možno dopustiť. Keď používateľ zadá z tohto zoznamu chybu, program ju automaticky nahradí správnou hodnotou. To je presne to, čo je potrebné opravy, a takto to funguje.

Tento nástroj opravuje nasledujúce hlavné typy chýb:

• dve po sebe idúce veľké písmená v slove
• začať novú vetu malým písmenom
• chyby v dôsledku zapnutého Caps Lock
• iné typické preklepy a chyby

Povoliť a zakázať automatické opravy

V programe je táto funkcia na začiatku povolená, ale v niektorých prípadoch je potrebné ju vypnúť (natrvalo alebo dočasne). Povedzme, že potrebujeme konkrétne urobiť chyby v niektorých slovách alebo použiť znaky, ktoré program rozpozná ako chybné a nahradí ich, hoci to nechceme. Ak zmeníte znak, ktorý sa automaticky opraví, na znak, ktorý potrebujeme, funkcia znova nevykoná výmenu. Táto metóda je určite vhodná pre ojedinelé prípady. V opačnom prípade, aby ste ušetrili čas a námahu, by bolo najlepším riešením túto funkciu deaktivovať "Automatické opravy".

1. Prejdite do ponuky "File".
2. V bočnej ponuke vľavo prejdite na "Parametre".
3. V okne nastavení, ktoré sa otvorí, kliknite na podsekciu „Pravopis“. Na pravej strane okna kliknite na tlačidlo „Možnosti automatických opráv“.
4. Na obrazovke sa zobrazí okno s nastaveniami funkcií. Zrušte začiarknutie políčka vedľa možnosti „Nahradiť pri písaní“, potom kliknite na tlačidlo OK.
5. Program nás vráti späť do hlavného okna s parametrami, kde opäť stlačíme tlačidlo OK.

Poznámka: pre opätovnú aktiváciu funkcie vráťte značku začiarknutia na svoje miesto, potom tiež uložte zmeny stlačením tlačidla OK.

Automatická oprava dátumu a možné problémy

Občas sa stane, že pri zadávaní čísla s bodkami ho program opraví o dátum. Povedzme, že sme zadali číslo 3.19 do prázdnej cely.

Potom, čo stlačíme kláves enter, Získajte údaje vo forme mesiaca a roku.

Musíme uložiť pôvodné údaje, ktoré sme zadali do bunky. V takýchto situáciách nie je potrebné deaktivovať automatické opravy. Tu je to, čo robíme:

1. Najprv vyberieme rozsah buniek, do ktorých chceme doplniť potrebné informácie vo forme čísel s bodkami. Potom je na karte "Home" prejdite do sekcie nástrojov "číslo", kde klikneme na možnosť aktuálneho formátu bunky.
2. V rozbaľovacom zozname vyberte položku "Text".
3. Teraz môžeme bezpečne zadávať údaje do buniek vo forme čísel s bodkami.Poznámka: musíte si uvedomiť, že čísla v bunkách s textovým formátom sa nemôžu zúčastniť výpočtov, pretože ich program vníma iným spôsobom a konečný výsledok bude skreslený.

Úprava slovníka automatických opráv

Ako sme už spomenuli, účelom automatických opráv je pomôcť opraviť chyby alebo preklepy. Program na začiatku poskytuje štandardný zoznam zodpovedajúcich slov a symbolov na nahradenie, používateľ má však možnosť pridať svoje vlastné možnosti.

1. Opäť prejdeme do okna s parametrami automatických opráv podľa vyššie opísaných krokov (menu "File" - oddiel "Parametre" – pododdiel „Pravopis“ - tlačidlo "Možnosti automatických opráv").
2. V "Nahradiť" napíšeme symbol (slovo), ktorý bude program ďalej identifikovaný ako chyba. V teréne „Na“ zadajte hodnotu, ktorá sa má použiť ako náhrada. Keď budete pripravení, stlačte tlačidlo „Pridať“.
3. Vďaka tomu môžeme do tohto slovníka pridať všetky najčastejšie preklepy a chyby, ktorých sa dopúšťame (ak nie sú v pôvodnom zozname), aby sme nestrácali čas ich ďalšou opravou.

Automatické nahradenie matematickými symbolmi

Prejdite na kartu s rovnakým názvom v možnostiach automatických opráv. Tu nájdeme zoznam hodnôt, ktoré program nahradí matematickými symbolmi. Táto možnosť je mimoriadne užitočná, keď potrebujete zadať znak, ktorý nie je na klávesnici. Napríklad na zadanie znaku "α" (alfa), bude stačiť napísať "alfa", po ktorom program nahradí danú hodnotu požadovaným znakom. Ostatné znaky sa zadávajú rovnakým spôsobom.

Do tohto zoznamu môžete pridať aj svoje možnosti.

Odstránenie kombinácie z automatických opráv

Ak chcete odstrániť nepotrebnú kombináciu slov alebo symbolov zo zoznamu automatických opráv, jednoducho ju vyberte kliknutím myši a potom stlačte tlačidlo „Odstrániť“.

Zvýraznením určitej zhody môžete namiesto jej odstránenia jednoducho upraviť jedno z jej polí.

Nastavenie hlavných parametrov automatickej výmeny

Medzi hlavné parametre patria všetky nastavenia, ktoré je možné vykonať na karte "Automatické opravy". Na začiatku sú v programe aktivované nasledujúce možnosti:

• oprava dvoch veľkých (veľkých) písmen na začiatku slova;
• veľké prvé písmeno vety;
• veľké písmená dní v týždni;
• odstránenie chýb spôsobených náhodne stlačenými klávesmi Caps Look.

Ak chcete tieto možnosti deaktivovať, zrušte začiarknutie políčka vedľa nich a potom kliknite na tlačidlo OK na uloženie zmien.

Práca s výnimkami

Program má špeciálny slovník, ktorý ukladá slová a symboly, pre ktoré autokorekcia nebude fungovať, aj keď je táto funkcia povolená a v hlavných parametroch je potrebná zhoda.

Pre prístup k tomuto slovníku kliknite na tlačidlo "Výnimky".

Zobrazené okno má dve záložky:

Prvé písmeno

• Tu je zoznam slov, za ktorými nasleduje symbol "bod" („.“) by program nemal interpretovať ako koniec vety, čo znamená, že nasledujúce slovo bude začínať malým písmenom. V zásade to platí pre všetky druhy skratiek, napríklad kg., g., rub., policajt. atď.
• Do horného poľa môžeme zadať našu hodnotu, ktorá sa po kliknutí na príslušné tlačidlo pridá do zoznamu vylúčení.
• Výberom určitej hodnoty zo zoznamu ju môžete upraviť alebo odstrániť.

DVE veľké písmená

Hodnoty zo zoznamu na tejto karte, podobne ako zoznam na karte "Prvé písmeno", nebudú ovplyvnené automatickými opravami. Tu môžeme tiež pridávať, upravovať alebo odstraňovať nové prvky.

záver

Vďaka funkcii "Automatické opravy" práca v Exceli sa výrazne zrýchli, pretože program automaticky opravuje náhodné preklepy a chyby urobené používateľom. Tento nástroj je obzvlášť cenný pri práci s veľkým množstvom údajov. Preto je v takýchto prípadoch veľmi dôležité vedieť správne používať a konfigurovať parametre autokorekcie.