Vytvorili ste niekedy vývojový diagram pre dokument alebo obchodný proces? Niektoré spoločnosti kupujú drahý špecializovaný softvér, ktorý dokáže vytvárať vývojové diagramy niekoľkými kliknutiami myšou. Iné firmy volia inú cestu: používajú nástroj, ktorý už majú a v ktorom ich zamestnanci vedia pracovať. Myslím, že ste uhádli, že hovoríme o programe Microsoft Excel.
Vytvorte plán
Účelom vývojového diagramu je ukázať logickú štruktúru udalostí, ktoré sa musia stať, rozhodnutia, ktoré sa musia urobiť, a dôsledky týchto rozhodnutí. Preto bude nepochybne jednoduchšie zostaviť vývojový diagram, ak najprv venujete pár minút tomu, aby ste si usporiadali myšlienky. Vývojový diagram zložený z chaotických, zle premyslených krokov bude málo užitočný.
Nájdite si preto pár minút na písanie poznámok. Nezáleží na tom, v akom formáte, hlavné je zapísať si každý krok procesu a opraviť každé rozhodnutie s možnými následkami.
Prispôsobte položky
Pre každý krok osnovy pridajte do Excelu prvky vývojového diagramu.
- Na karte Rozšírené Vložiť (Vložiť) kliknite číselné údaje (Tvary).
- Otvorený zoznam obrázkov je rozdelený do hlavných skupín. Prejdite nadol na skupinu Bloková schéma (Vývojový diagram).
- Vyberte prvok.
- Ak chcete k prvku pridať text, kliknite naň pravým tlačidlom myši a vyberte Zmeniť text (Upraviť text).
- Na karte Rozšírené Rámec (Formát) Pás s ponukami Vyberte štýl a farebnú schému položky.
Keď skončíte s jedným prvkom, pridajte ďalší prvok pre ďalšiu položku zamýšľanej štruktúry, potom ďalší atď., kým sa na obrazovke nezobrazí celá štruktúra.
Venujte pozornosť tvaru každého prvku vývojového diagramu. Formulár hovorí čitateľovi, ktorá funkcia sa vykoná v každom kroku štruktúry. Odporúča sa, aby sa všetky formuláre používali v súlade s ich všeobecne akceptovaným účelom, pretože neštandardné používanie formulárov môže čitateľov zmiasť.
Tu sú niektoré z najbežnejších položiek:
- Začiatok alebo koniec vývojového diagramu:
- Pracovný postup, postup, ktorý treba dodržať:
- Preddefinovaný proces, ako napríklad opakovane použiteľný podprogram:
- Databázová tabuľka alebo iný zdroj údajov:
- Rozhodovanie, ako je hodnotenie, či bol predchádzajúci proces vykonaný správne. Spojovacie línie vychádzajúce z každého rohu kosoštvorca zodpovedajú rôznym možným riešeniam:
Usporiadajte prvky
Po vložení všetkých prvkov na list:
- Ak chcete usporiadať prvky do párneho stĺpca, vyberte niekoľko prvkov kliknutím na ne so stlačeným tlačidlom myši smena, potom na karte Rámec Kliknite na (Formátovať). Zarovnanie centra (Zarovnať na stred).
- Ak chcete doladiť medzery medzi viacerými prvkami, vyberte ich a na karte Rámec Kliknite na (Formátovať). Distribuujte vertikálne (Distribuovať vertikálne).
- Uistite sa, že veľkosti prvkov sú rovnaké. Nastavte všetky prvky na rovnakú výšku a šírku, aby váš vývojový diagram vyzeral pekne a profesionálne. Šírku a výšku prvku je možné nastaviť zadaním požadovaných hodnôt do príslušných polí na karte Rámec (Formát) Stuhy ponuky.
Nastavte linky odkazov
Na karte Rozšírené Vložiť (Vložiť) kliknite číselné údaje (Tvary) a vyberte rovnú šípku alebo rímsu so šípkou.
- Pomocou priamej šípky spojte dva prvky, ktoré sú v priamom slede.
- Hranu so šípkou použite vtedy, keď je potrebné zakriviť konektor, napríklad ak sa chcete po rozhodovacom prvku vrátiť k predchádzajúcemu kroku.
Ďalšie akcie
Excel ponúka mnoho ďalších prvkov na vytváranie vývojových diagramov a nekonečné množstvo prispôsobiteľných možností formátovania. Nebojte sa experimentovať a vyskúšať všetky dostupné možnosti!