príkaz IF v Exceli. Všetko o operátorovi – aplikácia, príklady

Sada funkcií v programe Excel je samozrejme skutočne obrovská. Predovšetkým je možné do určitej miery naprogramovať spracovanie údajov. Zodpovedá za to okrem iného aj funkcia IF. Umožňuje realizovať takmer akúkoľvek úlohu. Preto sa tento operátor používa oveľa častejšie ako ostatné. Dnes sa pokúsime vysvetliť, čo robí a ako sa dá použiť.

Funkcia IF – definícia a rozsah

Pomocou funkcie IF užívateľ môže dať programu pokyn, aby skontroloval, či konkrétna bunka zodpovedá danému kritériu. Ak máme podmienku, pri ktorej potrebujeme iba vykonať úlohu, potom Excel najskôr skontroluje, potom zobrazí výsledok výpočtu v bunke, v ktorej je táto funkcia zapísaná. Je to však len vtedy, ak sa táto funkcia používa v spojení s inou funkciou. Samotný operátor IF prináša dva výsledky:

1. PRAVDA. Toto je, ak výraz alebo bunka zodpovedá určitému kritériu.
2. FALSE. Tento operátor sa zobrazí, ak neexistuje zhoda.

Syntax vzorca je nasledovná (v univerzálnej forme): =AK(podmienka; [hodnota, ak je podmienka splnená]; [hodnota, ak podmienka nie je splnená]). Funkciu je možné kombinovať s inými. V tomto prípade musia byť v zodpovedajúcich argumentoch napísané iné operátory. Môžete to napríklad urobiť tak, že skontroluje, či je číslo kladné, a ak áno, nájdite aritmetický priemer. Samozrejme, existuje jedna funkcia, ktorá robí to isté, ale tento príklad celkom jasne ukazuje, ako funkcia funguje. IF. Čo sa týka aplikácií, v ktorých je možné funkciu použiť IF, potom je ich obrovské množstvo:

1. klimatológia.
2. Predaj a podnikanie.
3. Marketing.
4. Účtovníctvo.

A tak ďalej. Bez ohľadu na to, ktorú oblasť pomenujete, bude existovať aplikácia pre túto funkciu.

Ako používať funkciu IF v Exceli – príklady

Uveďme si ďalší príklad, ako môžeme funkciu použiť IF v Exceli. Predpokladajme, že máme tabuľku obsahujúcu názvy tenisiek. Povedzme, že je veľký výpredaj dámskej obuvi, ktorý vyžaduje 25-percentnú zľavu na všetky položky. Na vykonanie tejto kontroly slúži špeciálny stĺpec označujúci pohlavie, pre ktoré je teniska určená.

Podmienkou tejto úlohy bude teda rovnosť pohlavia k žene. Ak sa v dôsledku kontroly zistí, že toto kritérium je pravdivé, musíte na mieste, kde sa zobrazuje tento vzorec, napísať sumu zľavy - 25%. Ak je nepravda, uveďte hodnotu 0, pretože zľava sa v tomto prípade neposkytuje.

Samozrejme, požadované bunky môžete vyplniť ručne. To však môže trvať obrovské množstvo času. Okrem toho nebol zrušený ani ľudský faktor, kvôli ktorému môžu nastať tlačové chyby a skreslenia informácií. Počítač nerobí chyby. Preto, ak je množstvo informácií príliš veľké, potom je lepšie použiť funkciu IF.

Na dosiahnutie cieľa stanoveného v prvej fáze je potrebné vybrať bunku, v ktorej sa zobrazí výsledná hodnota, a napísať nasledujúci vzorec: =IF(B2=”žena”,25%,0). Poďme dekódovať túto funkciu:

1. IF je priamo operátor.
2. B2 = „ženský“ je kritérium, ktoré treba splniť.
3. Nasleduje hodnota, ktorá sa zobrazí, ak sú tenisky vytvorené pre ženy a zobrazená hodnota, ak sa zistí, že tenisky sú pánske, detské alebo akékoľvek iné, ktoré nespĺňajú podmienku uvedenú v prvom argumente.

Kde je najlepšie napísať tento vzorec? Vo všeobecnosti je možné miesto vybrať ľubovoľne, ale v našom prípade sú to bunky pod hlavičkou stĺpca „Zľava“.

Dôležité je nezabudnúť dať pred vzorec znak =. V opačnom prípade ho Excel prečíta ako obyčajný text.

Po zadaní vzorca musíte stlačiť kláves enter, po ktorom sa tabuľka automaticky naplní správnou hodnotou. V tabuľke nižšie vidíme, že prvá kontrola dopadla správne. Program automaticky určil pohlavie týchto tenisiek a priradil im zľavu vo výške štvrtiny z ceny. Výsledok sa dosiahol.

Teraz zostáva vyplniť zvyšné riadky. Aby ste to dosiahli, nemusíte skopírovať vzorec do každej bunky jednotlivo. Stačí nájsť štvorec v pravom dolnom rohu, presunúť naň kurzor myši, uistiť sa, že sa zmenil na ikonu kríža a potiahnuť značku na úplne spodný riadok tabuľky. Potom Excel urobí všetko za vás.

Použitie funkcie IF s viacerými podmienkami

Predtým sa zvažoval najjednoduchší prípad použitia funkcie IF, v ktorom je len jeden logický výraz. Ale čo ak potrebujete skontrolovať bunku podľa niekoľkých podmienok? To je možné vykonať aj pomocou vstavanej funkcie programu Excel.

Jedným zo špeciálnych prípadov kontroly niekoľkých podmienok je kontrola súladu s prvou a ak sa ukáže, že je nepravdivá, kontrola druhej, tretej atď. Alebo, ak je hodnota pravdivá, skontrolujte iné kritérium. Tu, ako chce používateľ, bude logika akcií približne rovnaká. Ak ste si zamyslene prečítali, čo je napísané vyššie, možno ste už uhádli, ako to urobiť. Pridajme však väčšiu viditeľnosť.

Aby sme to dosiahli, urobme úlohu zložitejšou. Teraz potrebujeme priradiť zľavu výhradne na dámske tenisky, no v závislosti od športu, na ktorý sú určené, by mala byť veľkosť zľavy rôzna. Vzorec na prvý pohľad bude o niečo komplikovanejší, ale vo všeobecnosti bude spadať do rovnakej logiky ako predchádzajúci: =ЕСЛИ(B2=”мужской”;0; ЕСЛИ(C2=”бег”;20%;10%)).

Ďalej vykonáme rovnaké akcie ako v predchádzajúcom prípade: stlačte Enter a vyplňte všetky nasledujúce riadky. Dostaneme takýto výsledok.

Ako tento vzorec funguje? Najprv prvá funkcia IF skontroluje, či je obuv mužská. Ak nie, vykoná sa druhá funkcia. IF, ktorá najskôr skontroluje, či sú topánky určené na beh. Ak áno, potom je pridelená zľava 20%. Ak nie, zľava je 10%. Ako vidíte, ďalšie funkcie možno použiť ako argumenty funkcií, čo dáva ďalšie možnosti.

Ako použiť funkciu IF na splnenie 2 podmienok naraz

Okrem toho pomocou Excelu môžete skontrolovať súlad s dvoma podmienkami naraz. Na to slúži ďalšia funkcia, tzv И. Tento logický operátor kombinuje dve podmienky a robí to nielen vo funkcii IF. Dá sa použiť aj v mnohých ďalších funkciách.

Vráťme sa k nášmu stolu. Teraz by mala byť zľava väčšia, no vzťahuje sa len na dámske bežecké topánky. Ak sa po kontrole ukáže, že obe podmienky sú splnené, do poľa „Zľava“ sa zapíše suma zľavy 30%. Ak sa zistí, že aspoň jedna z podmienok nefunguje, zľava sa na takýto produkt nevzťahuje. Vzorec by v tomto prípade bol: =AK(A(B2=”žena”;C2=”beh”);30%;0).

Ďalej všetky vykonané akcie opakujú dva predchádzajúce príklady. Najprv stlačíme kláves enter a potom pretiahneme hodnotu do všetkých ostatných buniek, ktoré sú v tejto tabuľke.

Syntax funkcie AND, ako vidíme, pozostáva z niekoľkých argumentov. Prvá je prvá podmienka, druhá je druhá atď. Môžete použiť viac ako dva argumenty a skontrolovať viacero podmienok naraz. V praxi sa však takéto situácie vyskytujú len zriedka. Viac ako tri stavy súčasne – takmer nikdy sa to nestane. Postupnosť akcií vykonaných touto funkciou je nasledovná:

1. Najprv vzorec kontroluje prvú podmienku – či sú topánky dámske.
2. Excel následne analyzuje druhé kritérium – či sú topánky určené na beh.
3. Ak sa ako výsledok testu ukáže, že obe kritériá vracajú hodnotu TRUE, potom výsledok funkcie IF sa ukáže ako pravda. Preto sa vykoná akcia naprogramovaná v príslušnom argumente.
4. Ak sa ukáže, že aspoň jedna z kontrol vráti výsledok KLAMEŤ, to a funkcia И vráti tento výsledok. Preto sa zobrazí výsledok zapísaný v treťom argumente funkcie IF.

Ako vidíte, logika akcií je veľmi jednoduchá a ľahko pochopiteľná na intuitívnej úrovni.

Operátor OR v Exceli

Operátor OR funguje podobným spôsobom a má podobnú syntax. Typ overenia je však mierne odlišný. Táto funkcia vráti hodnotu TRUE ak aspoň jedna kontrola vráti výsledok TRUE. Ak všetky kontroly dávajú nesprávny výsledok, potom funkcia OR vráti hodnotu KLAMEŤ.

V súlade s tým, ak funkcia OR  vráti výsledok TRUE pre aspoň jednu z hodnôt, potom funkcia IF zapíše hodnotu, ktorá bola zadaná v druhom argumente. A iba ak hodnota nespĺňa všetky kritériá, vráti sa text alebo číslo uvedené v treťom argumente tejto funkcie.

Aby sme tento princíp demonštrovali v praxi, použijeme opäť príklad. Problém je teraz nasledovný: zľava sa poskytuje buď na pánske topánky alebo tenisky. V tomto prípade bude zľava 35%. Ak sú topánky dámske alebo určené na beh, potom na takúto položku nebude zľava.

Na dosiahnutie tohto cieľa musíte do bunky, ktorá sa nachádza priamo pod nápisom „Zľava“ napísať nasledujúci vzorec: =IF(OR(B2=”žena”; C2=”beh”);0;35%). Potom, čo stlačíme kláves enter a pretiahneme tento vzorec do zvyšku buniek, dostaneme nasledujúci výsledok.

Ako definovať funkciu IF pomocou nástroja Formula Builder

Samozrejme, do určitej miery je písanie vzorca rukou ešte pohodlnejšie ako používanie iných nástrojov. Ale ak ste začiatočník, situácia sa dramaticky zmení. Aby nedošlo k zámene pri zadávaní argumentov, ako aj k označeniu správneho názvu každej z funkcií, existuje špeciálny nástroj nazývaný Sprievodca zadaním funkcií alebo Formula Builder. Pozrime sa na podrobný mechanizmus jeho práce. Predpokladajme, že by sme dostali od vedenia úlohu analyzovať dostupný sortiment produktov a priradiť 25% zľavu na všetky dámske tenisky. Postupnosť akcií v tomto prípade bude nasledovná:

1. Sprievodcu zadaním funkcie otvoríme kliknutím na príslušné tlačidlo na karte Vzorce (na snímke obrazovky je zvýraznené červeným obdĺžnikom).
2. Ďalej sa otvorí malý panel na tvorbu vzorcov, v ktorom vyberieme funkciu, ktorú potrebujeme. Dá sa vybrať priamo zo zoznamu alebo vyhľadávať cez vyhľadávacie pole. Už ju máme v zozname 10 tých, ktoré boli v poslednom čase použité, tak na ňu klikneme a klikneme na tlačidlo “Vložiť funkciu”.
3. Potom sa nám pred očami otvorí okno na nastavenie argumentov funkcie. V spodnej časti tohto panela môžete vidieť aj to, čo zvolená funkcia robí. Každý z argumentov je podpísaný, takže si postupnosť nemusíte pamätať. Najprv zadáme logický výraz, ktorý obsahuje číslo alebo bunku, ako aj hodnotu na kontrolu súladu. Ďalej sa zadávajú hodnoty, ak je pravda, a hodnota, ak je nepravda.
4. Po dokončení všetkých krokov kliknite na tlačidlo „Dokončiť“.

Teraz dostaneme výsledok. S ním vykonávame rovnaké akcie ako v predchádzajúcom prípade, konkrétne ukážeme myšou na štvorec v pravom dolnom rohu a pretiahneme vzorec do všetkých zostávajúcich buniek. Takže funkcia IF je skutočne najobľúbenejším a najdôležitejším operátorom spomedzi všetkých existujúcich. Kontroluje údaje podľa určitých kritérií a ak kontrola vráti výsledok, vykoná príslušné akcie. TRUE or KLAMEŤ. To vám umožní výrazne zjednodušiť spracovanie veľkých údajov a nerobiť veľké množstvo akcií a delegovať túto špinavú prácu na počítač.