Mnoho začínajúcich používateľov programu Excel pozná problém, že je mimoriadne nepohodlné umiestňovať veľké množstvo informácií do buniek, v budúcnosti nie je kam zanechať poznámku. V skutočnosti je to celkom jednoduché bez porušenia celkového vzhľadu tabuľky. Na to slúžia poznámky.
Práca s poznámkami
Poznámky sú dodatočné predpisy pre vybraté bunky. Najčastejšie sú textové a obsahujú konkrétny komentár jedného z autorov tabuľky. Okrem textu môžete do zobrazeného poľa pridať aj obrázok. Ak však chcete k bunke pripojiť požadovaný komentár alebo obrázok, musíte sa naučiť vytvárať jednoduché textové značky, zobrazovať ich a upravovať.. Potom môžete prejsť na pokročilé nastavenia.
Tvorba
Proces vytvárania poznámok je pomerne jednoduchý a pozostáva z niekoľkých krokov:
- Vyberte bunku z tabuľky pomocou myši. Kliknite naň pravým tlačidlom.
- V kontextovej ponuke, ktorá sa zobrazí, vyberte funkciu „Vložiť poznámku“.
- Potom sa na boku vybranej bunky objaví voľné pole. Horný riadok bude obsadený predvoleným užívateľským menom.
Do voľného poľa môžete zadať ľubovoľné textové informácie. Ak chcete skryť komentár, musíte kliknúť pravým tlačidlom myši na bunku a vybrať funkciu „Skryť komentár“. Potom bude k dispozícii na čítanie na odkaze označenom červeným rohom.
preskúmanie
Komentáre pre rôzne bunky môžete zobraziť tak, že na každú z nich umiestnite kurzor myši. Potom sa automaticky objaví text s poznámkou. Ak chcete, aby pole komentára zmizlo, musíte presunúť kurzor na iné miesto.
Odborná rada! Ak je tabuľka veľká a má veľa poznámok viazaných na rôzne bunky, môžete medzi nimi prepínať na karte „Recenzia“. Na to sú určené tlačidlá „Predchádzajúci“ a „Ďalej“.
Editácia
Pomerne často sa vyskytujú situácie, keď je potrebné zmeniť obsah okna pre ďalšie komentáre. Môžete to urobiť podľa niekoľkých krokov:
- Najprv kliknite na bunku so skrytým textom pravým tlačidlom myši.
- V zobrazenom zozname vyberte funkciu „Upraviť poznámku“.
- Malo by sa otvoriť okno, cez ktoré môžete upravovať text, pridávať doň obrázky, zväčšovať alebo zmenšovať pole komentára.
Nastavenie môžete dokončiť kliknutím kdekoľvek v tabuľke mimo poľa pre ďalší text.
Ďalšou možnosťou úpravy komentárov k bunke je karta Kontrola. Tu musíte nájsť sadu nástrojov pre poznámky a kliknúť na tlačidlo „Upraviť“.
Pridanie obrázka
Jednou zo zaujímavých funkcií poznámok v Exceli je pridávanie obrázkov, ktoré vyskočia po umiestnení kurzora myši na vybrané bunky. Ak chcete pridať obrázok, musíte vykonať niekoľko akcií:
- Najprv musíte do vybranej bunky pridať ďalší podpis.
- Prejdite do procesu úpravy poznámky a nasmerujte kurzor myši na jeden z okrajov bunky. Dôležité je nasmerovať ho na miesto, kde sa objaví ikona so štyrmi šípkami, ktoré sa rozchádzajú v rôznych smeroch.
- Na túto ikonu musíte kliknúť pravým tlačidlom myši a v zobrazenej ponuke vybrať funkciu „Formát poznámky“.
- Pred používateľom by sa malo objaviť okno na úpravu informácií. Mali by ste nájsť kartu „Farby a čiary“ a prepnúť na ňu.
- Kliknite na rozbaľovací zoznam s názvom „Farba“ a v spodnej časti zobrazeného zoznamu vyberte funkciu „Metódy výplne“.
- Malo by sa zobraziť nové okno, v ktorom musíte prejsť na kartu „Výkres“. Na tejto karte kliknite na tlačidlo s rovnakým názvom.
- Zobrazí sa okno „Vložiť obrázky“, v ktorom si musíte vybrať jednu z troch možností: nahrať obrázok z OneDrive, vyhľadať obrázok pomocou Bingu, nahrať obrázok z počítača. Najjednoduchší spôsob je nahrať z počítača, kde sa dokument nachádza.
- Po výbere obrázka sa automaticky prepne do predchádzajúceho okna, v ktorom sa zobrazí vybratý obrázok. Tu musíte začiarknuť políčko vedľa funkcie „Zachovať proporcie obrázka“.
- Po kliknutí na tlačidlo „OK“ sa otvorí úvodné okno formátovania poznámky. V tejto fáze musíte poznámku s obrázkom spojiť s pôvodne vybranou bunkou. Ak to chcete urobiť, musíte prejsť na kartu „Ochrana“, zrušte začiarknutie políčka vedľa položky „Chránený objekt“.
- Ďalej musíte prejsť na kartu „Vlastnosti“, začiarknuť políčko vedľa položky na presúvanie a zmenu objektov spolu s bunkami. Kliknite na tlačidlo „OK“.
Na zväčšenie obrázka je potrebné roztiahnuť pole všeobecnej poznámky v rôznych smeroch.
Mazanie poznámky
Odstránenie pridaného podpisu je jednoduchšie ako inštalácia nového podpisu alebo jeho úprava. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na bunku s dodatočným popisom. V rozbaľovacej ponuke aktivujte príkaz „Odstrániť poznámku“.
Druhým spôsobom, ako odstrániť ďalší štítok z vybranej bunky, je funkcia „Preskúmať“. Pred výberom tejto možnosti musíte bunku označiť myšou. Nakoniec kliknite na tlačidlo vymazať ďalšie informácie.
Ako podpísať poznámku v Exceli
Ak v jednom zdieľanom excelovom dokumente sú všetky dodatočné úpravy nad bunkami napísané rôznymi používateľmi bez individuálnych podpisov, bude veľmi ťažké nájsť autora určitých záznamov. Titulok poznámky vám umožňuje organizovať údaje. Ak ju chcete ponechať nad určitou úpravou bunky, musíte vykonať niekoľko akcií:
- Vyberte jednu z položiek hlavnej ponuky „Súbor“.
- Choď do nastavení".
- Prejdite na kartu „Všeobecné“.
- V spodnej časti stránky sa zobrazí voľné pole, do ktorého musíte zadať meno používateľa, ktorý v bunke zanechal komentár.
Ako nájsť poznámku v Exceli
Ak je dokument veľmi veľký, môže nastať situácia, keď budete musieť rýchlo nájsť konkrétny komentár. Umožni to. Pokyny na nájdenie požadovaného popisu alebo štítku:
- Prejdite na kartu „Domov“.
- Prejdite do časti „Nájsť a vybrať“.
- Kliknite na tlačidlo „Nastavenia“.
- Nájdite možnosť výberu „Rozsah vyhľadávania“.
- Nastavte hodnotu na Poznámka.
- Kliknite na tlačidlo „Nájsť všetko“.
Potom sa pred používateľom objaví zoznam s bunkami podľa nastaveného parametra.
Zobrazenie a skrytie poznámky
Ak chcete, môžete poznámky úplne skryť, aby pri čítaní hlavného dokumentu neboli nápadné, alebo vypnúť funkciu skryť, ak bola predtým aktivovaná. Ak to chcete urobiť, musíte vykonať niekoľko jednoduchých krokov:
- Prejdite na všeobecné nastavenia na karte „Súbor“, potom na „Možnosti“ a prejdite do časti „Rozšírené“.
- Nájdite sekciu „Obrazovka“.
- Začiarknite políčko vedľa funkcie „Poznámky a indikátory“.
- Kliknite na tlačidlo „OK“. Potom sa skryté poznámky vždy zobrazia. Ak ich chcete úplne skryť, musíte začiarknuť políčko vedľa funkcie „Žiadne poznámky, žiadne indikátory“.
Odborná rada! Excel má možnosť zobraziť len jednotlivé komentáre. Ak chcete povoliť túto funkciu, musíte kliknúť pravým tlačidlom myši na bunku s dodatočným popisom a kliknúť na tlačidlo „Zobraziť poznámky“. Natrvalo sa teda zobrazia iba vo vybraných bunkách. Prostredníctvom toho istého kontextového menu môžete úplne skryť krátky popis na požadovaných miestach.
Kopírovanie poznámky do iných buniek
Ak už bola poznámka vytvorená, môžete ju skopírovať do inej bunky, aby ste text nepísali znova. Ak to chcete urobiť, postupujte podľa jednoduchého návodu:
- Kliknutím pravým tlačidlom myši vyberte bunku v dokumente, ku ktorej je pripojený stručný popis alebo dodatok.
- V rozbaľovacej ponuke vyberte funkciu „Kopírovať“.
- Nájdite bunku, ku ktorej chcete naviazať skopírovanú poznámku, vyberte ju kliknutím ľavého tlačidla myši.
- Prejdite na kartu „Domov“, potom vyberte „Schránka“ a kliknite na tlačidlo „Prilepiť“.
- Pred používateľom sa zobrazí zoznam príkazov. Zaujímavosťou je „Prilepiť špeciálne“. Po kliknutí naň vyskočí samostatné okno pre nastavenia, kde je potrebné zaškrtnúť políčko pri poznámkach. Zostáva uložiť zmeny kliknutím na „OK“.
Ako vytlačiť hárok s poznámkami
Ak nevykonáte určité úpravy, štandardne sa dokumenty programu Excel vytlačia bez poznámok. Aby ste ich mohli pridať do výtlačku, musíte nakonfigurovať program:
- Prejdite do časti „Rozloženie stránky“.
- Prejdite na kartu „Nastavenie strany“ a potom kliknite na „Tlačiť hlavičky“.
- Otvorí sa okno s jednotlivými položkami na tlač. Oproti slovu „Poznámky“ ich môžete pridať do výtlačku alebo nechať túto akciu zrušenú.
Odborná rada! Pri pridávaní poznámok do tlače existujú dve možnosti ich zobrazenia na tlačenom dokumente. Ak vyberiete možnosť „Na konci hárka“ – zobrazia sa úplne dole na stránke. Môžete vybrať možnosť „Ako na hárku“ – poznámky sa vytlačia tak, ako sú uvedené v elektronickej verzii dokumentu.
Zmena používateľského mena pri vytváraní poznámok
Pri práci v Exceli so zapnutým zdieľaním sa pri vytváraní poznámok nedostáva meno používateľa, ktorý ich zanecháva. Ak ju chcete zmeniť na vlastnú prezývku, musíte vykonať niekoľko krokov:
- V ľavom hornom rohu kliknite na kartu „Súbor“.
- Prejdite do časti „Nastavenia“, „Všeobecné“.
- V zobrazenej ponuke vyberte možnosť „Používateľské meno“.
- Pred používateľom sa otvorí voľné pole, do ktorého je potrebné zapísať požadované meno.
Príklady použitia poznámok v Exceli
Aby ste pochopili, aké užitočné môžu byť ďalšie komentáre k bunkám v tabuľke programu Excel, odporúča sa zvážiť niekoľko praktických príkladov zo skúseností iných používateľov:
- Keď majú zamestnanci jednej firmy spoločnú pracovnú základňu zaznamenanú v excelovom dokumente, kolegovia pracujúci na tej istej strane v zmenách môžu zanechávať komentáre ako posunovači, dávať pokyny, vymieňať si určité informácie.
- Umiestnenie fotografií – ak tabuľka obsahuje údaje o určitých osobách, obrázky akýchkoľvek predmetov, ak ide o ich skladovanie, predaj.
- Vysvetlivky k vzorcom, ktoré zjednodušia ďalšie výpočty, výpočty.
Ak zanecháte komentáre správnym spôsobom – aby sa objavili v správnom čase a neprekážali pri práci iných používateľov, môžete výrazne zvýšiť produktivitu práce súvisiacej s tabuľkami v Exceli.
Videonávody na poznámky v Exceli
Vyššie uvedené pokyny vám pomôžu pochopiť základy vytvárania, úpravy, prezerania, pokročilého nastavenia komentárov k bunkám v tabuľke Excel. Ak sa však stretnete s akýmikoľvek ťažkosťami, ťažkosťami s určitými akciami týkajúcimi sa poznámok, odporúča sa pozrieť si školiace videá. Obsahujú podrobné pokyny na vykonávanie rôznych operácií s komentármi buniek.
záver
Vytváranie, úprava a prezeranie komentárov k rôznym bunkám v Exceli nie je také náročné, ako by sa na prvý pohľad mohlo zdať. Bude užitočné mať takéto zručnosti nielen pre ľudí, ktorí pracujú vo veľkých organizáciách, sledujú niečo pomocou tabuliek, ale aj pre jednotlivých používateľov, ktorí pracujú v Exceli pre seba. Nesmieme zabúdať, že do poľa poznámky môžete pridávať nielen text, ale aj obrázky, čo výrazne zvyšuje ich užitočnosť pri práci.