Ak často musíte posielať určité knihy alebo listy e-mailom, mali ste si všimnúť, že tento postup nemožno nazvať rýchlo. Ak to robíte „klasicky“, potrebujete:
- otvorte e-mailový program (napríklad Outlook)
- vytvoriť novú správu
- zadajte adresu, predmet a text
- pripojiť súbor k správe (nezabudnite!)
- kliknite na tlačidlo odoslať
V skutočnosti je možné poštu jednoducho odosielať priamo z Excelu mnohými rôznymi spôsobmi. Choď…
Metóda 1: Vložené odoslanie
Ak máte stále starý dobrý Excel 2003, potom je všetko jednoduché. Otvorte požadovanú knihu/hárok a vyberte z ponuky Súbor – Odoslať – Správa (Súbor — Odoslať komu — Príjemca pošty). Otvorí sa okno, v ktorom si môžete vybrať jednu z dvoch možností odoslania:
V prvom prípade bude aktuálna kniha pridaná do správy ako príloha, v druhom prípade obsah aktuálneho listu prejde priamo do textu správy ako textová tabuľka (bez vzorcov).
Okrem toho jedálny lístok Súbor – Odoslať (Súbor — Odoslať komu) existuje niekoľko ďalších exotických možností dopravy:
- Správa (na kontrolu) (Príjemca pošty na kontrolu) – odošle sa celý zošit a zároveň sa mu zapne sledovanie zmien, teda začne sa jasne fixovať – kto, kedy a v akých bunkách urobil aké zmeny. Potom môžete zobraziť vykonané zmeny v ponuke Služba – Opravy – Zvýraznenie opráv (Nástroje — Sledovanie zmien — Zvýraznenie zmien) alebo na karte Recenzia – Opravy (Recenzia – sledovanie zmien) Vyzerá to takto:
Farebné rámčeky označujú zmeny vykonané v dokumente (každý používateľ má inú farbu). Po prejdení myšou sa objaví okno podobné poznámke s podrobným popisom, kto, čo a kedy v tejto bunke zmenil. Je to veľmi výhodné pri prezeraní dokumentov, kedy napríklad upravujete výkaz svojich podriadených alebo šéf upravuje ten váš.
- Po trase (príjemca smerovania) – správa, ku ktorej bude pripojená vaša kniha, prejde reťazcom príjemcov, z ktorých každý ju automaticky prepošle ďalej ako obušok. Ak chcete, môžete nastaviť, aby sa vám správa vrátila na konci reťazca. Ak chcete vidieť úpravy vykonané každou osobou vo vlákne, môžete povoliť sledovanie zmien.
V novom Exceli 2007/2010 je situácia mierne odlišná. V týchto verziách musíte na odoslanie knihy poštou vybrať tlačidlo Office (tlačidlo Office) alebo tab rezeň (Súbor) a tím odoslať (Odoslať). Ďalej sa používateľovi ponúkne súbor možností odoslania:
Upozorňujeme, že v nových verziách sa vytratila možnosť odoslať samostatný hárok zošita vložený do tela listu – ako to bolo v Exceli 2003 a novších. Zostáva len možnosť odoslať celý súbor. No naskytla sa užitočná možnosť posielať v známom formáte PDF a menej známom XPS (podobne ako PDF, no na čítanie nevyžaduje Acrobat Reader – otvára sa priamo v Internet Exploreri). Príkaz na odoslanie knihy na recenziu možno vytiahnuť ako dodatočné tlačidlo na paneli rýchleho prístupu cez Súbor – Možnosti – Panel s nástrojmi Rýchly prístup – Všetky príkazy – Odoslať na kontrolu (Súbor — Možnosti — Panel s nástrojmi Rýchly prístup — Všetky príkazy — Odoslať na kontrolu).
Metóda 2. Jednoduché makrá na odoslanie
Odoslanie makra je oveľa jednoduchšie. Otvorenie editora jazyka Visual Basic cez ponuku Služba – Makro – Editor jazyka Visual Basic (Nástroje — Makro — Editor jazyka Visual Basic), vložte nový modul do ponuky Vložiť – Modul a skopírujte tam text týchto dvoch makier:
Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1").Kopírovať s ActiveWorkbookom .SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Catch the file" .Close SaveChanges:=False End With End Sub Potom je možné skopírované makrá spustiť v ponuke Služba – Makro – Makrá (Nástroje — Makro — Makrá). SendWorkbook odošle celú aktuálnu knihu na zadanú adresu a SendSheet — Hárok 1 ako príloha.
Keď spustíte makro, Excel kontaktuje Outlook, čo spôsobí, že sa na obrazovke zobrazí nasledujúce bezpečnostné hlásenie:
Počkajte na tlačidlo Vyriešiť sa stane aktívnym a kliknutím naň potvrdíte odoslanie. Potom sa automaticky vygenerované správy umiestnia do priečinka Vychádzajúce a budú odoslané príjemcom pri prvom spustení programu Outlook alebo, ak ho máte spustený, ihneď.
Metóda 3. Univerzálne makro
A ak nechcete poslať aktuálnu knihu, ale akýkoľvek iný súbor? A text správy by bolo tiež pekné nastaviť! Predchádzajúce makrá tu nepomôžu, pretože sú obmedzené možnosťami samotného Excelu, ale môžete si vytvoriť makro, ktoré bude spravovať Outlook z Excelu – vytvorte a vyplňte nové okno správy a odošlite ju. Makro vyzerá takto:
Sub SendMail() Dim OutApp As Object Dim OutApp As Object Dim OutMail As Object Dim cell as Range Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'spustite Outlook v skrytom režime OutApp.Session.Logon On Error GoTo cleanup 'ak nie spustené - ukončiť Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'vytvoriť novú správu Pri chybe Pokračovať Ďalej 'vyplňte polia správy With OutMail .To = Range("A1").Hodnota .Subject = Range("A2"). Hodnota .Body = Range("A3").Value .Attachments.Add Range("A4").Hodnota 'Odoslať možno nahradiť zobrazením na zobrazenie správy pred odoslaním .Send End With On Chyba Prejsť na 0 Nastaviť OutMail = Nič čistenie : Set OutApp = Nothing Application.ScreenUpdating = True End Sub Adresa, predmet, text správy a cesta k priloženému súboru musia byť v bunkách A1:A4 aktuálneho hárku.
- Skupinová pošta z Excelu s doplnkom PLEX
- Makrá na odosielanie pošty z Excelu cez Lotus Notes od Dennisa Wallentina
- Čo sú makrá, kam vložiť kód makra vo Visual Basicu
- Vytváranie emailov s funkciou HYPERLINK