Ako vytvoriť Ganttov diagram v Exceli?

Obsah

Čo je Ganttov diagram?
Ako vytvoriť Ganttov diagram v Exceli 2010, 2007 a 2013
Šablóna Ganttovho grafu v Exceli

Ak by ste mali pomenovať tri najdôležitejšie súčasti programu Microsoft Excel, ktoré by ste vymenovali? S najväčšou pravdepodobnosťou hárky, na ktorých sa zadávajú údaje, vzorce, ktoré sa používajú na vykonávanie výpočtov, a grafy, pomocou ktorých je možné graficky znázorniť údaje inej povahy.

Som si istý, že každý používateľ Excelu vie, čo je graf a ako ho vytvoriť. Existuje však typ grafu, ktorý je pre mnohých zahalený nejasnosťou – Ganttov diagram. Tento rýchly sprievodca vám vysvetlí hlavné funkcie Ganttovho diagramu, povie vám, ako vytvoriť jednoduchý Ganttov diagram v Exceli, kde si môžete stiahnuť pokročilé šablóny Ganttovho diagramu a ako používať online službu Project Management na vytvorenie Ganttovho diagramu.

Čo je Ganttov diagram?

Ganttov diagram pomenovaný po Henrym Ganttovi, americkom inžinierovi a manažérskom konzultantovi, ktorý prišiel s diagramom v roku 1910. Ganttov diagram v Exceli predstavuje projekty alebo úlohy ako kaskádu vodorovných stĺpcových grafov. Ganttov diagram zobrazuje členenú štruktúru projektu (dátumy začiatku a konca, rôzne vzťahy medzi úlohami v rámci projektu) a pomáha tak kontrolovať realizáciu úloh v čase a podľa zamýšľaných benchmarkov.

Ako vytvoriť Ganttov diagram v Exceli 2010, 2007 a 2013

Bohužiaľ, Microsoft Excel neponúka vstavanú šablónu Ganttovho grafu. Môžete si ho však rýchlo vytvoriť sami pomocou funkcie stĺpcového grafu a trocha formátovania.

Postupujte pozorne podľa týchto krokov a vytvorenie jednoduchého Ganttovho diagramu nezaberie viac ako 3 minúty. V našich príkladoch vytvárame Ganttov graf v Exceli 2010, ale to isté možno urobiť v Exceli 2007 a 2013.

Krok 1. Vytvorte tabuľku projektu

V prvom rade zadáme údaje o projekte do excelového listu. Napíšte každú úlohu na samostatný riadok a zostavte plán rozdelenia projektu zadaním dátum začatia (Dátum začiatku), promócie (dátum ukončenia) a trvania (Duration), teda počet dní, ktoré sú potrebné na dokončenie úlohy.

Tip: Na vytvorenie Ganttovho diagramu sú potrebné iba stĺpce Dátum začatia и Trvanie. Ak však vytvoríte aj stĺpec dátum ukončenia, potom môžete vypočítať trvanie úlohy pomocou jednoduchého vzorca, ako je znázornené na obrázku nižšie:

Krok 2. Vytvorte bežný stĺpcový graf programu Excel založený na databáze stĺpcov „Dátum začiatku“.

Začnite vytvárať Ganttov diagram v Exceli vytvorením jednoduchého skladaný stĺpcový graf:

Zvýraznite rozsah Začať dátumy spolu s nadpisom stĺpca, v našom príklade je to tak B1:B11. Je potrebné vybrať iba bunky s údajmi a nie celý stĺpec hárka.
Na karte Rozšírené Vložiť (Vložiť) v časti Grafy kliknite na Vložiť stĺpcový graf (Bar).
V ponuke, ktorá sa otvorí, v skupine vládol (2-D Bar) kliknite Ruled Stacked (Skladaný pruh).

V dôsledku toho by sa na hárku mal objaviť nasledujúci graf:

Poznámka: Niektoré ďalšie pokyny na vytváranie Ganttových diagramov naznačujú, že najprv vytvoríte prázdny stĺpcový graf a potom ho naplníte údajmi, ako to urobíme v ďalšom kroku. Myslím si však, že zobrazená metóda je lepšia, pretože Microsoft Excel automaticky pridá jeden riadok údajov a týmto spôsobom ušetríme čas.

Krok 3: Pridajte do grafu údaje o trvaní

Ďalej musíme do nášho budúceho Ganttovho grafu pridať ešte jednu sériu údajov.

Kliknite pravým tlačidlom myši kdekoľvek v diagrame a v kontextovej ponuke kliknite na Vyberte údaje (Vyberte údaje). Otvorí sa dialógové okno Výber zdroja údajov (Vyberte Zdroj údajov). Ako môžete vidieť na obrázku nižšie, údaje v stĺpci Dátum začatia už pridané do poľa Položky legendy (riadky) (Legend Entries (Series). Teraz sem musíte pridať údaje stĺpca Trvanie.
lis pridať (Pridať), ak chcete vybrať ďalšie údaje (Trvanie), ktoré sa majú zobraziť v Ganttovom diagrame.
V otvorenom okne Zmena riadkov (Upraviť sériu) urobte toto:
- V Názov riadku (Názov série) zadajte „Trvanie“ alebo akýkoľvek iný názov, ktorý chcete. Alebo môžete umiestniť kurzor do tohto poľa a potom kliknúť na názov príslušného stĺpca v tabuľke – názov, na ktorý kliknete, sa pridá ako názov série pre Ganttov diagram.
- Kliknite na ikonu výberu rozsahu vedľa poľa Hodnoty (Sériové hodnoty).
Dialógové okno Zmena riadkov (Upraviť sériu) sa zníži. Zvýraznite údaje v stĺpci Trvaniekliknutím na prvú bunku (v našom prípade je D2) a potiahnutím nadol do poslednej dátovej bunky (D11). Uistite sa, že ste náhodou nevybrali nadpis alebo nejakú prázdnu bunku.
Znova stlačte ikonu výberu rozsahu. Dialógové okno Zmena riadkov (Upraviť sériu) sa opäť rozbalí a zobrazia sa polia Názov riadku (názov série) č Hodnoty (Sériové hodnoty). Kliknite na tlačidlo OK.
Opäť sa vrátime k oknu Výber zdroja údajov (Vyberte Zdroj údajov). Teraz v teréne Položky legendy (riadky) (Legend Entries (Series) vidíme sériu Dátum začatia a číslo Trvanie. Stačí kliknúť OKa údaje sa pridajú do grafu.

Schéma by mala vyzerať asi takto:

Krok 4: Pridajte popisy úloh do Ganttovho diagramu

Teraz musíte namiesto čísel zobraziť zoznam úloh na ľavej strane diagramu.

Kliknite pravým tlačidlom myši kdekoľvek v oblasti vykresľovania (oblasť s modrými a oranžovými pruhmi) a v zobrazenej ponuke kliknite Vyberte údaje (Vyberte Údaje), aby sa znova zobrazilo dialógové okno Výber zdroja údajov (Vyberte Zdroj údajov).
V ľavej časti dialógového okna vyberte Dátum začatia A kliknite na ikonu Zmena (Upraviť) v pravej časti okna s názvom Štítky vodorovnej osi (kategórie) (štítky horizontálnej osi (kategórie).
Otvorí sa malé dialógové okno Štítky osí (štítky osí). Teraz je potrebné vybrať úlohy rovnakým spôsobom ako v predchádzajúcom kroku sme vybrali údaje o trvaní úloh (stĺpec Trvanie) – kliknite na ikonu výberu rozsahu, potom kliknite na prvú úlohu v tabuľke a výber potiahnite myšou až do poslednej úlohy. Nezabudnite, že nadpis stĺpca by nemal byť zvýraznený. Keď to urobíte, znova kliknite na ikonu výberu rozsahu, aby sa zobrazilo dialógové okno.
Dvojité poklepanie OKzatvorte všetky dialógové okná.
Odstrániť legendu grafu – kliknite na ňu pravým tlačidlom myši a v kontextovej ponuke kliknite na odstrániť (Vymazať).

V tomto bode by Ganttov diagram mal mať popisy úloh na ľavej strane a mal by vyzerať asi takto:

Krok 5: Prevod stĺpcového grafu na Ganttov diagram

V tejto fáze je náš graf stále skladaný stĺpcový graf. Aby to vyzeralo ako Ganttov diagram, musíte ho správne naformátovať. Našou úlohou je odstrániť modré čiary tak, aby zostali viditeľné iba oranžové časti grafov, ktoré predstavujú úlohy projektu. Technicky modré čiary neodstránime, iba ich spravíme priehľadnými a teda neviditeľnými.

Kliknite na ktorúkoľvek modrú čiaru v Ganttovom diagrame a všetky sa vyberú. Kliknite pravým tlačidlom myši na výber a v kontextovej ponuke kliknite na Formát radov údajov (Formátovať rad údajov).
V zobrazenom dialógovom okne vykonajte nasledovné:
- V sekcii Vyplniť (Vyplniť) vyberte Žiadna výplň (Bez výplne).
- V sekcii Hranice (Farba orámovania) vyberte žiadne čiary (Bez linky).

Poznámka: Toto dialógové okno nezatvárajte, budete ho znova potrebovať v ďalšom kroku.

Úlohy na Ganttovom diagrame, ktoré sme vytvorili v Exceli, sú v opačnom poradí. O chvíľu to napravíme. Kliknutím na zoznam úloh na ľavej strane Ganttovho diagramu zvýraznite os kategórie. Otvorí sa dialógové okno Formát osi (Formát osi). V kapitole Parametre osi (Možnosti osi) začiarknite políčko Obrátené poradie kategórií (Kategórie v opačnom poradí), potom zatvorte okno, aby ste uložili zmeny. V dôsledku zmien, ktoré sme práve vykonali:
- Úlohy na Ganttovom diagrame sú v správnom poradí.
- Dátumy na vodorovnej osi sa presunuli z dolnej časti grafu do hornej časti.

Graf sa stáva podobným bežnému Ganttovmu diagramu, však? Napríklad môj Ganttov diagram teraz vyzerá takto:

Krok 6. Prispôsobenie návrhu Ganttovho diagramu v Exceli

Ganttov diagram sa už formuje, ale môžete pridať niekoľko ďalších úprav, aby bol skutočne štýlový.

1. Odstráňte prázdne miesto na ľavej strane Ganttovho diagramu

Pri vytváraní Ganttovho diagramu sme na začiatok grafu vložili modré pruhy, aby sa zobrazil dátum začiatku. Teraz je možné medzeru, ktorá zostala na ich mieste, odstrániť a lišty úloh posunúť doľava, bližšie k zvislej osi.

Kliknite pravým tlačidlom myši na hodnotu prvého stĺpca Dátum začatia v tabuľke so zdrojovými údajmi v kontextovom menu vyberte Formát bunky > číslo > všeobecný (Formátovať bunky > Číslo > Všeobecné). Zapamätajte si číslo, ktoré vidíte v poli Vzorka (Ukážka) je číselné vyjadrenie dátumu. V mojom prípade toto číslo 41730. Ako viete, Excel ukladá dátumy ako čísla rovnajúce sa počtu dní z 1. januára 1900 pred týmto dátumom (kde 1. január 1900 = 1). Tu nemusíte robiť žiadne zmeny, stačí kliknúť zrušenie (Zrušiť).
V Ganttovom diagrame kliknite na ľubovoľný dátum nad grafom. Jedným kliknutím vyberiete všetky dátumy, potom na ne kliknite pravým tlačidlom myši a v kontextovej ponuke kliknite na Formát osi (Formát osi).
Na jedálnom lístku parametre osa (Možnosti osi) zmeňte možnosť minimum (Minimálne) zapnuté číslo (Pevné) a zadajte číslo, ktoré ste si zapamätali v predchádzajúcom kroku.

2. Upravte počet dátumov na osi Ganttovho diagramu

Tu v dialógovom okne Formát osi (Format Axis), ktorý bol otvorený v predchádzajúcom kroku, zmeňte parametre Hlavné divízie (major zjednotený) č Medzioddelenia (vedľajšia jednotka) z číslo (Pevné) a zadajte požadované hodnoty pre intervaly na osi. Zvyčajne platí, že čím kratšie sú časové rámce úloh v projekte, tým menší krok delenia je potrebný na časovej osi. Napríklad, ak chcete zobraziť každý druhý dátum, zadajte 2 pre parameter Hlavné divízie (hlavná jednotka). Aké nastavenia som urobil – môžete vidieť na obrázku nižšie:

Tip: Pohrajte sa s nastaveniami, kým nedosiahnete požadovaný výsledok. Nebojte sa urobiť niečo zlé, vždy sa môžete vrátiť k predvoleným nastaveniam nastavením možností na Automaticky (Auto) v Exceli 2010 a 2007 alebo kliknutím resetovať (Resetovať) v Exceli 2013.

3. Odstráňte nadbytočný prázdny priestor medzi pruhmi

Usporiadajte panely úloh na grafe kompaktnejšie a Ganttov diagram bude vyzerať ešte lepšie.

Vyberte oranžové pruhy grafov kliknutím na jeden z nich ľavým tlačidlom myši, potom naň kliknite pravým tlačidlom myši a v zobrazenej ponuke kliknite na Formát radov údajov (Formátovať rad údajov).
V dialógovom okne Formát radov údajov (Format Data Series) nastavte parameter na prekrývajúce sa riadky (Prekrytie série) hodnotu 100 % (posúvač posunutý úplne doprava) a pre parameter Bočná vôľa (Šírka medzery) hodnota 0 % alebo takmer 0 % (posuňte posúvač úplne alebo takmer úplne doľava).

A tu je výsledok nášho snaženia – jednoduchý, ale celkom presný Ganttov diagram v Exceli:

Pamätajte, že takto vytvorený graf Excel je veľmi blízky skutočnému Ganttovmu grafu, pričom si zachováva všetky výhody grafov Excel:

Po pridaní alebo odstránení úloh sa veľkosť Ganttovho grafu v Exceli zmení.
Zmeňte dátum začiatku úlohy (Dátum začiatku) alebo jej trvanie (Duration) a plán okamžite automaticky zohľadní vykonané zmeny.
Ganttov diagram vytvorený v Exceli je možné uložiť ako obrázok alebo previesť do formátu HTML a publikovať na internete.

ODPORÚČANIE:

Prispôsobte si vzhľad Ganttovho diagramu zmenou možností výplne, okrajov, tieňov a dokonca aj použitím 3D efektov. Všetky tieto možnosti sú dostupné v dialógovom okne. Formát radov údajov (Formátovať rad údajov). Ak chcete vyvolať toto okno, kliknite pravým tlačidlom myši na lištu grafu v oblasti vykresľovania grafu a v kontextovej ponuke kliknite na Formát radov údajov (Formátovať rad údajov).
Ak je vytvorený štýl dizajnu príjemný pre oči, potom je možné takýto Ganttov diagram uložiť v Exceli ako šablónu a použiť ho v budúcnosti. Ak to chcete urobiť, kliknite na diagram a otvorte kartu staviteľ (Design) a stlačte Uložiť ako šablónu (Uložiť ako šablónu).

Stiahnite si ukážku Ganttovho diagramu

Šablóna Ganttovho grafu v Exceli

Ako vidíte, zostaviť jednoduchý Ganttov diagram v Exceli nie je vôbec ťažké. Čo ak je však potrebný zložitejší Ganttov diagram, v ktorom tieňovanie úlohy závisí od percenta jej dokončenia a míľniky projektu sú označené zvislými čiarami? Samozrejme, ak ste jedným z tých vzácnych a tajomných tvorov, ktoré s úctou nazývame Excel Guru, môžete si takýto diagram vyskúšať sami.

Bude však rýchlejšie a jednoduchšie používať vopred pripravené šablóny Ganttovho diagramu v Exceli. Nižšie je uvedený stručný prehľad niekoľkých šablón Ganttovho diagramu na riadenie projektov pre rôzne verzie programu Microsoft Excel.

Šablóna Ganttovho diagramu v programe Microsoft Excel 2013

Táto šablóna Ganttovho diagramu pre Excel sa nazýva Plánovač projektu (Ganttov projektový plánovač). Je určený na sledovanie priebehu projektu oproti rôznym metrikám ako napr Plánovaný štart (Spustenie plánu) č skutočný začiatok (skutočný začiatok), Plánované trvanie (Trvanie plánu) a Skutočné trvanie (skutočné trvanie), ako aj Dokončené v percentách (Dokončené v percentách).

V Exceli 2013 je táto šablóna dostupná na karte rezeň (Súbor) v okne vytvoriť (Nový). Ak v tejto časti nie je žiadna šablóna, môžete si ju stiahnuť z webovej lokality spoločnosti Microsoft. Na používanie tejto šablóny nie sú potrebné žiadne ďalšie znalosti – kliknite na ňu a začnite.

Online šablóna grafu Ganta

Smartsheet.com ponúka interaktívny online Ganttov diagram Builder. Táto šablóna Ganttovho diagramu je rovnako jednoduchá a pripravená na použitie ako predchádzajúca. Služba ponúka 30-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu, takže sa neváhajte zaregistrovať pomocou svojho účtu Google a ihneď začnite vytvárať svoj prvý Ganttov diagram.

Postup je veľmi jednoduchý: do tabuľky naľavo zadajte podrobnosti o svojom projekte a keď sa tabuľka zaplní, napravo sa vytvorí Ganttov diagram.

Šablóny Ganttovho diagramu pre Excel, Tabuľky Google a OpenOffice Calc

Na vertex42.com môžete nájsť bezplatné šablóny Ganttovho diagramu pre Excel 2003, 2007, 2010 a 2013, ktoré budú fungovať aj s OpenOffice Calc a Google Sheets. S týmito šablónami môžete pracovať rovnako ako s akoukoľvek bežnou tabuľkou programu Excel. Stačí zadať dátum začiatku a trvanie každej úlohy a do stĺpca zadať % dokončenia % dokončené. Ak chcete zmeniť rozsah dátumov zobrazený v oblasti Ganttovho diagramu, posuňte posúvač na posuvnej lište.

A nakoniec ďalšia šablóna Ganttovho grafu v Exceli na zváženie.

Šablóna projektového manažéra Ganttovho diagramu

Ďalšia bezplatná šablóna Ganttovho diagramu je ponúkaná na stránke professionalexcel.com a nazýva sa „Ganttov diagram projektového manažéra“. V tejto šablóne je možné zvoliť zobrazenie (denné alebo štandardné týždenné), v závislosti od trvania sledovaných úloh.

Dúfam, že aspoň jedna z navrhovaných šablón Ganttovho diagramu bude vyhovovať vašim potrebám. Ak nie, na internete môžete nájsť veľké množstvo rôznych šablón Ganttovho diagramu.

Teraz, keď poznáte hlavné funkcie Ganttovho diagramu, môžete pokračovať v jeho učení a naučiť sa, ako vytvoriť svoje vlastné komplexné Ganttov diagram v Exceli, aby ste prekvapili svojho šéfa a všetkých svojich kolegov 🙂