Ako zdieľať súbor programu Excel súčasne

V procese práce na dokumente programu Excel je často potrebné, aby sa k nemu pripojilo niekoľko ľudí naraz. A veľmi často sa ich počet dá vypočítať na niekoľko desiatok. Preto sa otázka spolupráce neobmedzuje len na spájanie ľudí, pretože často môžu robiť protichodné zmeny, ktoré sa musia naučiť rýchlo a efektívne upravovať.

Kto to dokáže? Osoba, ktorá má štatút hlavného používateľa. Jedným slovom, čo je potrebné urobiť, aby bola spoločná práca s dokumentom nielen možná, ale aj efektívna?

Funkcie práce so zdieľaným súborom Excel

Práca so zdieľaným súborom v Exceli má svoje vlastné charakteristiky. Niektoré akcie teda nie sú pre používateľov dostupné:

1. Vytváranie tabuliek.
2. Správa scenárov vrátane ich prezerania.
3. Odstraňovanie listov.
4. Používatelia nemajú možnosť zlúčiť niekoľko buniek alebo naopak rozdeliť predtým zlúčené. 
5. Akékoľvek operácie s údajmi XML.

Ako sa dajú tieto obmedzenia obísť? Stačí odstrániť všeobecný prístup a potom ho v prípade potreby vrátiť.

Tu je ďalšia tabuľka s niektorými úlohami, ktoré môžu alebo nemusia byť možné, ak pracujete s viacerými ľuďmi na tej istej tabuľke.

Ako zdieľať súbor programu Excel

Najprv musíte pochopiť, ktorý súbor je potrebné sprístupniť na úpravu viacerým ľuďom naraz. Môže to byť nový alebo existujúci súbor. 

nastavenie

Všetko, čo musíte urobiť na zdieľanie súboru v Exceli, je v sekcii Book Sharing, ktorú nájdete na karte Review.

Zobrazí sa okno s dvoma kartami. Nás zaujíma prvý, ktorý sa otvára automaticky. Musíme zaškrtnúť políčko vedľa položky označenej na snímke obrazovky červeným obdĺžnikom. S ním umožňujeme viacerým používateľom spravovať dokument.

Po otvorení prístupu na úpravy ho musíme nakonfigurovať. Ak to chcete urobiť, otvorte druhú kartu.

Po zadaní parametrov potvrdíme naše akcie. Ak to chcete urobiť, kliknite ľavým tlačidlom myši na tlačidlo „OK“. Zdieľanie môže byť otvorené pre akúkoľvek knihu, novú aj existujúcu. V prvom prípade jej budete musieť vymyslieť meno. 

Potom musíte súbor uložiť do počítača.

Dôležité! Formát by mal byť taký, aby súbor mohol otvoriť každý používateľ so svojou verziou tabuliek.

Otvorenie zdieľaného súboru

Súbor musíte uložiť do sieťového zdieľania alebo priečinka, ktorý má prístup k účastníkom, ktorí chcú súbor použiť. Po výbere adresára stačí kliknúť na tlačidlo „Uložiť“.

Na uloženie zdieľaného súboru však nie je povolené používať webový server. 

Po vykonaní všetkých vyššie opísaných operácií musíte skontrolovať, či je možné pripojiť ďalšie osoby. Ak to chcete urobiť, otvorte kartu „Údaje“ a priamo pod ňou nájdite položku „Pripojenia“. Ak naň kliknete, budete môcť zmeniť odkazy alebo odkazy. Ak neexistuje žiadne zodpovedajúce tlačidlo, neexistujú žiadne priradené súbory.

Ďalej sa otvorí karta „Stav“, pomocou ktorej je možné skontrolovať pripojenia. Skutočnosť, že je všetko v poriadku, spoznáte prítomnosťou tlačidla „OK“.

Ako otvoriť zdieľaný excelový zošit

Excel tiež umožňuje otvoriť zdieľaný zošit. Ak to chcete urobiť, musíte kliknúť na tlačidlo Office. Keď sa zobrazí vyskakovací panel, musíme vybrať položku „Otvoriť“ a vybrať knihu, ktorá sa použije na zdieľanie. Potom znova kliknite na tlačidlo Office a otvorte okno „Možnosti programu Excel“, ktoré nájdete v spodnej časti.

Na ľavej strane okna, ktoré sa zobrazí, si budete môcť vybrať kategóriu nastavení, nás však zaujíma úplne prvá, ktorá obsahuje najvšeobecnejšie parametre.

Ďalej prejdite na položku „Osobné nastavenie“, kde musíte zadať údaje, ktoré vám umožnia filtrovať používateľov – používateľské meno, prezývka.

Po vykonaní týchto operácií je možné upraviť informácie v dokumente alebo pridať nejaké údaje. Po vykonaní zmien nezabudnite uložiť.

To môže niekedy spôsobiť problémy pri ukladaní. Napríklad zdieľanie je dostupné len pri prvom otvorení a keď sa pokúsite otvoriť dokument druhýkrát, program vyhodí chybu. Môže sa to stať z nasledujúcich dôvodov:

1. Ak viacero účastníkov zadáva údaje naraz do tej istej bunky. Alebo akúkoľvek inú časť.
2. Generovanie protokolu zmien, ktorý spôsobí, že zošit narastie. To vedie k problémom.
3. Používateľ bol odstránený zo zdieľania. V takom prípade nebude ukladanie zmien fungovať len na jeho počítači. 
4. Sieťový zdroj je preťažený.

Ak chcete problém vyriešiť, musíte vykonať nasledujúce kroky:

1. Vymažte protokol zmien alebo z neho vymažte nadbytočné informácie. 
2. Odstráňte nadbytočné informácie v samotnom dokumente.
3. Reštartujte zdieľanie. 
4. Otvorte dokument programu Excel v inom kancelárskom editore a potom ho znova uložte vo formáte xls.

Je pravda, že v najnovších verziách sa táto chyba nevyskytuje tak často ako v starších verziách.

Ako zobraziť aktivitu členov

V priebehu spoločnej práce musíte neustále sledovať, aby jeden z účastníkov niečo nepokazil. Preto sa musíte naučiť pochopiť, aké činy spáchal jeden z nich. Ak to chcete urobiť, musíte vykonať nasledujúce kroky.

1. Prejdite na kartu „Revízia“ a tam nájdite položku „Opravy“. V ponuke vyberte položku „Vybrať opravy“.
   

   

2. Ďalej sa zobrazí okno, v ktorom môžete zistiť, aké zmeny vykonali používatelia. Tento zoznam sa generuje automaticky. Či je to naozaj tak, si môžete overiť pohľadom na začiarkavacie políčko vedľa príslušnej položky v tomto dialógovom okne.
   

   

    V tomto prípade sa v zozname v ľavom hornom rohu zobrazia len tie zmeny, ktoré boli vykonané od posledného uloženia. Robí sa to pre pohodlie, v časopise môžete vždy vidieť predchádzajúce úpravy.

3. Každý účastník má priradenú špecifickú farbu, podľa ktorej môžete pochopiť, kto vykonal zmeny. Štítky sú v ľavom hornom rohu. Môžete tiež nastaviť sledovanie zmien podľa času, konkrétneho používateľa alebo v konkrétnom rozsahu, ako aj zakázať ich zobrazovanie.
   

   

4. Keď umiestnite kurzor myši na bunku, ktorá má takúto značku, zobrazí sa malý blok, z ktorého môžete pochopiť, kto vykonal zmeny.
   

   

5. Ak chcete upraviť pravidlá zobrazovania opráv, musíte sa vrátiť do okna nastavení a potom nájsť pole „Podľa času“, kde môžete nastaviť počiatočný bod pre prezeranie zmien. Teda čas, od ktorého sa budú zobrazovať opravy. Môžete nastaviť obdobie od posledného uloženia, nastaviť zobrazenie všetkých zmien za celý čas, výlučne nezobrazené, alebo určiť dátum, od ktorého sa budú zobrazovať.
   

   

6. Môžete tiež ovládať zobrazenie opráv vykonaných len konkrétnym členom.
   

   

7. Pomocou príslušného poľa môžete nastaviť rozsah hárka, do ktorého sa budú zaznamenávať akcie príkazu.

Začiarknutím príslušných políčok na správnych miestach môžete vykonať aj ďalšie zmeny.

Zoznam zmien nie je mŕtvou váhou. Hlavný používateľ môže kontrolovať úpravy ostatných účastníkov, potvrdzovať ich alebo odmietať. Ako to spraviť?

1. Prejdite na kartu „Recenzia“. K dispozícii je ponuka „Opravy“, v ktorej môže používateľ spravovať opravy. V rozbaľovacom paneli musíte vybrať možnosť „Prijať / odmietnuť opravy“, po ktorej sa zobrazí okno, v ktorom sa zobrazia opravy.
   

   

   

2. Výber úprav môže byť vykonaný podľa rovnakých kritérií, ako boli opísané vyššie: podľa času, podľa konkrétneho používateľa alebo v určitom rozsahu. Po nastavení požadovaných parametrov stlačte tlačidlo OK.
3. Ďalej sa zobrazia všetky úpravy, ktoré spĺňajú podmienky nastavené v predchádzajúcom kroku. S konkrétnou úpravou môžete súhlasiť alebo ju odmietnuť kliknutím na príslušné tlačidlo v spodnej časti okna. Je tiež možné dávkovo prijať alebo odmietnuť úpravy.
   

   

Teraz boli potrebné úpravy ponechané a nadbytočné boli odstránené.

Ako odstrániť používateľa zo súboru programu Excel

Z času na čas je potrebné odstrániť používateľov zo spolutvorby. Dôvodov môže byť veľké množstvo: dostali inú úlohu, účastník začal robiť úpravy z iného počítača atď. Implementácia tejto úlohy v Exceli nie je vôbec náročná.

Najprv otvorte kartu „Recenzia“. Existuje skupina „Zmeny“, kde je možnosť „Prístup ku knihe“.

Potom sa na obrazovke objaví rovnaké okno, aké sme videli predtým. Zoznam všetkých ľudí, ktorí môžu vykonávať zmeny v tabuľke, nájdete na karte Upraviť. Ak chcete odstrániť používateľa, ktorého momentálne nepotrebujeme, musíte ho nájsť v tomto zozname, vybrať ho stlačením ľavého tlačidla myši a kliknúť na tlačidlo „Odstrániť“, ktoré sa nachádza nižšie.

Ďalej Excel upozorní používateľa, že opravy vykonané týmto účastníkom sa nemusia uložiť, ak práve vykonáva zmeny v zošite. Ak súhlasíte, kliknite na „OK“ a používateľ už nebude zdieľaný.

Ako obmedziť používanie zdieľaného zošita

Najlepší spôsob, ako obmedziť používanie zdieľanej účtovnej knihy, je odstrániť používateľa. Ak to nevyhovuje, môžete nastaviť právo na prezeranie alebo úpravu knihy konkrétnym účastníkom.

Ako už bolo povedané, je dôležité si uvedomiť, že niektoré obmedzenia sú štandardne zabudované do zdieľania. Boli opísané vyššie. Zapamätajme si ich, pretože opakovanie je matkou učenia.

1. Je zakázané vytvárať inteligentné tabuľky, ktoré automaticky aktualizujú údaje a majú mnoho ďalších funkcií.
2. Neviete spravovať skripty. 
3. Je tu zabudované obmedzenie odstraňovania listov, spájania alebo odpájania buniek.
4. Vykonajte všetky operácie s údajmi XML. Jednoducho povedané, existujú obmedzenia na štruktúrovanie veľkého množstva údajov vrátane úpravy ich polí. XML je jedným z najobskúrnejších typov súborov pre začiatočníkov, ale je naozaj celkom jednoduchý. Pomocou tohto typu súboru môžete prenášať údaje vykonávaním hromadných zmien v dokumente. 

Zjednodušene povedané, spolutvorba umožňuje vykonávať štandardné operácie s dokumentom, no profesionálnejšie možnosti sú dostupné len pre jednu osobu. Je to preto, že rovnaké makrá alebo hromadné zmeny XML je o niečo ťažšie vrátiť späť. 

Zakázanie zdieľania a jeho opätovné povolenie je ďalším spôsobom, ako obmedziť možnosti používateľov Excelu. Potrebné zmeny môžete vykonať sami, čím dočasne pripravíte iných ľudí o možnosť niečo upraviť.

Ak to chcete urobiť, musíte postupovať podľa týchto krokov.

1. Otvorte kartu „Revízia“, prejdite na položku „Opravy“ a z rozbaľovacej ponuky vyberte položku „Zvýrazniť revízie“.
2. Potom sa zobrazí okno, v ktorom musíte zrušiť začiarknutie políčok vedľa položiek „Používateľ“ a „V rozsahu“.
3. Potom sa zobrazí zoznam zmien, ktorý je potrebný na zálohovanie údajov.

Potom môžete zdieľanie vypnúť. Ak to chcete urobiť, na tej istej karte na páse s nástrojmi vyberte položku „Prístup ku knihe“ a zrušte začiarknutie políčka „Povoliť viacerým používateľom upravovať súbor“.

To je všetko, zdieľanie je teraz zakázané.

Takže je celkom jednoduché nastaviť spolutvorbu v Exceli. Samozrejme, existujú určité obmedzenia, ktoré vám neumožňujú využiť dokument naplno. Vyriešené sú ale úplne jednoducho, stačí zdieľanie na chvíľu vypnúť a po vykonaní potrebných zmien ho zapnúť.