Importujte obsah súboru CSV do Excelu

CSV je populárna prípona súboru, ktorá sa používa hlavne na výmenu údajov medzi rôznymi počítačovými programami. Najčastejšie takéto dokumenty nie je potrebné otvárať a upravovať. V niektorých prípadoch však môžu používatelia čeliť takejto úlohe. Excel vám to umožňuje, ale na rozdiel od štandardných súborov vo formáte XLS и Xlsx, jednoduché otvorenie dokumentu dvojitým kliknutím myšou neposkytuje vždy kvalitný výsledok, čo môže viesť k nesprávnemu zobrazeniu informácií. Pozrime sa, ako môžete otvoriť súbory CSV v programe Excel.

Otváranie súborov CSV

Na začiatok si povedzme, aké dokumenty v tomto formáte sú.

CSV je skratka, ktorá znamená "Hodnoty oddelené čiarkami" (v prostriedkoch "hodnoty oddelené čiarkami").

Ako už názov napovedá, tieto dokumenty používajú oddeľovače:

• čiarka – v anglických verziách;
• bodkočiarka – vo verziách programu.

Pri otváraní dokumentu v Exceli je hlavnou úlohou (problémom) výber metódy kódovania použitej pri ukladaní súboru. Ak sa zvolí nesprávne kódovanie, používateľ s najväčšou pravdepodobnosťou uvidí veľa nečitateľných znakov a užitočnosť informácií bude minimalizovaná. Okrem toho má kľúčový význam použitý oddeľovač. Ak bol napríklad dokument uložený v anglickej verzii a potom sa ho pokúsite otvoriť vo verzii, s najväčšou pravdepodobnosťou utrpí kvalita zobrazených informácií. Dôvodom, ako sme už uviedli, je, že rôzne verzie používajú rôzne oddeľovače. Pozrime sa, ako sa týmto problémom vyhnúť a ako správne otvárať súbory CSV.

Metóda 1: Dvakrát kliknite alebo cez kontextové menu

Predtým, ako pristúpime k zložitejším metódam, pozrime sa na tú najjednoduchšiu. Je použiteľné iba v prípadoch, keď bol súbor vytvorený / uložený a otvorený v rovnakej verzii programu, čo znamená, že by nemali byť problémy s kódovaním a oddeľovačmi. Existujú dve možnosti, popíšeme ich nižšie.

Excel je nastavený ako predvolený program na otváranie súborov CSV

Ak áno, môžete dokument otvoriť ako ktorýkoľvek iný súbor – stačí naň dvakrát kliknúť.

Iný program je priradený na otváranie súborov CSV alebo nie je priradený vôbec

Algoritmus činnosti v takýchto situáciách je nasledujúci (ako príklad použijeme Windows 10):

1. Klikneme pravým tlačidlom myši na súbor a v kontextovej ponuke, ktorá sa otvorí, zastavíme na príkaze „Otvoriť pomocou“.
2. V pomocnom menu môže systém okamžite ponúknuť program Excel. V takom prípade naň kliknite, v dôsledku čoho sa súbor otvorí (ako pri dvojitom kliknutí naň). Ak program, ktorý potrebujeme, nie je v zozname, kliknite na položku „Vybrať inú aplikáciu“.
3. Zobrazí sa okno, v ktorom môžeme vybrať program (na rozšírenie zoznamu dostupných možností je potrebné stlačiť tlačidlo "Ďalšie aplikácie"), pomocou ktorého chcete dokument otvoriť. Vyhľadáme, čo potrebujeme, a klikneme OK. Ak chcete, aby bol Excel ako predvolená aplikácia pre tento typ súboru, najskôr začiarknite príslušné políčko.
4. V niektorých prípadoch, keď Excel nemožno nájsť v tomto okne, kliknite na tlačidlo „Nájsť inú aplikáciu v tomto počítači“ na konci zoznamu.
5. Na obrazovke sa objaví okno, v ktorom prejdeme na umiestnenie programu v počítači, označíme spustiteľný súbor s príponou EXE a stlačte tlačidlo "Otvorené".

Bez ohľadu na to, ktorá z vyššie opísaných metód bola zvolená, výsledkom bude otvorenie súboru CSV. Ako sme už spomenuli vyššie, obsah sa zobrazí správne iba vtedy, ak sa kódovanie a oddeľovače zhodujú.

V iných prípadoch sa môže objaviť niečo takéto:

Preto opísaná metóda nie je vždy vhodná a prejdeme na ďalšiu.

Metóda 2: Použite Sprievodcu textom

Využime nástroj integrovaný do programu – Textový majster:

1. Po otvorení programu a vytvorení nového hárku, aby ste získali prístup ku všetkým funkciám a nástrojom pracovného prostredia, prejdite na kartu „Údaje“kde klikneme na tlačidlo „Získanie externých údajov“. Medzi možnosťami, ktoré sa objavia, vyberte "Z textu".
2. Otvorí sa okno, v ktorom musíme prejsť na umiestnenie súboru, ktorý chceme importovať. Po označení stlačte tlačidlo "Importovať".
3. Textový majster. Skontrolujte, či je vybratá možnosť "s oddeľovačmi" pre parameter "Formát údajov". Výber formátu závisí od kódovania, ktoré bolo použité pri ukladaní. Medzi najobľúbenejšie formáty patria "Azbuka (DOS)" и "Unicode (UTF-8)". To, že bola urobená správna voľba, pochopíte tak, že sa zameriate na náhľad obsahu v spodnej časti okna. V našom prípade vhodné "Unicode (UTF-8)". Zostávajúce parametre najčastejšie nevyžadujú konfiguráciu, takže kliknite na tlačidlo "Dalee".
4. Ďalším krokom je definovanie znaku, ktorý slúži ako oddeľovač. Keďže náš dokument bol vytvorený / uložený vo verzii programu, vyberieme "bodkočiarka". Aj tu, podobne ako v prípade výberu kódovania, máme možnosť vyskúšať rôzne možnosti, pričom výsledok vyhodnotíme v oblasti náhľadu (môžete si okrem iného určiť vlastný znak výberom možnosti "ďalší"). Po nastavení požadovaných nastavení znova stlačte tlačidlo. "Dalee".
5. V poslednom okne najčastejšie nemusíte robiť žiadne zmeny štandardných nastavení. Ak však chcete zmeniť formát stĺpca, najskôr naň kliknite v spodnej časti okna (pole “Ukážka”) a potom vyberte príslušnú možnosť. Keď budete pripravený, stlačte "Pripravený".
6. Zobrazí sa okno, v ktorom vyberieme spôsob importu údajov (na existujúcom alebo na novom hárku) a klikneme OK.
   • v prvom prípade by ste mali zadať adresu bunky (alebo ponechať predvolenú hodnotu), ktorá bude ľavým horným prvkom importovaného obsahu. Môžete to urobiť ručne zadaním súradníc pomocou klávesnice alebo jednoducho kliknutím na požadovanú bunku na hárku (kurzor by mal byť v príslušnom poli na zadávanie informácií).
   • keď vyberiete možnosť importu na nový hárok, nemusíte zadávať súradnice.
7. Všetko je pripravené, podarilo sa nám importovať údaje CSV súboru. Na rozdiel od prvej metódy si môžeme všimnúť, že šírky stĺpcov boli rešpektované, berúc do úvahy obsah buniek.

Metóda 3: cez ponuku „Súbor“.

A posledná metóda, ktorú môžete použiť, je nasledujúca:

1. Po spustení programu vyberte položku "Otvorené".Ak už bol program otvorený a na konkrétnom hárku sa pracuje, prejdite do ponuky "File".Kliknite na príkaz "Otvorené" do zoznamu príkazov.
2. stlač tlačidlo "Preskúmanie"ísť k oknu Dirigent.
3. Vyberte formát "Všetky súbory", prejdite na miesto, kde je uložený náš dokument, označte ho a kliknite na tlačidlo "Otvorené".
4. Na obrazovke sa objaví nám známe. Sprievodca importom textu. Potom postupujeme podľa krokov uvedených v Metóda 2.

záver

Napriek zjavnej zložitosti vám teda program Excel plne umožňuje otvárať a pracovať so súbormi vo formáte CSV. Hlavná vec je rozhodnúť o spôsobe implementácie. Ak pri bežnom otvorení dokumentu (dvojklikom alebo cez kontextové menu) jeho obsah obsahuje nezrozumiteľné znaky, môžete použiť Sprievodcu textom, ktorý vám umožní vybrať vhodné kódovanie a oddeľovací znak, ktorý priamo ovplyvňuje správnosť zobrazené informácie.