Obsah
Excel je jedným z najlepších softvérov na analýzu údajov. A takmer každý človek v tej či onej fáze života musel narábať s číslami a textovými údajmi a spracovávať ich v prísnych termínoch. Ak to stále potrebujete urobiť, potom popíšeme techniky, ktoré vám pomôžu výrazne zlepšiť váš život. A aby to bolo vizuálnejšie, ukážeme si, ako ich implementovať pomocou animácií.
Analýza údajov prostredníctvom kontingenčných tabuliek programu Excel
Kontingenčné tabuľky sú jedným z najjednoduchších spôsobov automatizácie spracovania informácií. Umožňuje vám nahromadiť obrovské množstvo údajov, ktoré nie sú absolútne štruktúrované. Ak ho používate, môžete takmer navždy zabudnúť na to, čo je filter a manuálne triedenie. A na ich vytvorenie stačí stlačiť len pár tlačidiel a zadať niekoľko jednoduchých parametrov v závislosti od toho, aký spôsob prezentácie výsledkov konkrétne potrebujete v konkrétnej situácii.
Existuje mnoho spôsobov, ako automatizovať analýzu údajov v Exceli. Ide o vstavané nástroje aj doplnky, ktoré je možné stiahnuť na internete. Existuje aj doplnok „Analysis Toolkit“, ktorý vyvinula spoločnosť Microsoft. Má všetky potrebné funkcie, aby ste mohli získať všetky potrebné výsledky v jednom excelovom súbore.
Balík analýzy údajov vyvinutý spoločnosťou Microsoft je možné použiť iba na jednom pracovnom hárku za jednu jednotku času. Ak bude spracovávať informácie umiestnené na viacerých, tak výsledné informácie budú zobrazené výhradne na jednom. V iných sa rozsahy zobrazia bez akýchkoľvek hodnôt, v ktorých sú iba formáty. Ak chcete analyzovať informácie na viacerých hárkoch, musíte tento nástroj použiť samostatne. Ide o veľmi veľký modul, ktorý podporuje veľké množstvo funkcií, najmä vám umožňuje vykonávať nasledujúce typy spracovania:
- Disperzná analýza.
- Korelačná analýza.
- Kovariancia.
- Výpočet kĺzavého priemeru. Veľmi populárna metóda v štatistike a obchodovaní.
- Získajte náhodné čísla.
- Vykonajte výberové operácie.
Tento doplnok nie je štandardne aktivovaný, ale je súčasťou štandardného balíka. Ak ho chcete použiť, musíte ho povoliť. Ak to chcete urobiť, vykonajte nasledujúce kroky:
- Prejdite do ponuky „Súbor“ a nájdite tlačidlo „Možnosti“. Potom prejdite na „Doplnky“. Ak ste nainštalovali verziu Excelu 2007, musíte kliknúť na tlačidlo „Možnosti programu Excel“, ktoré sa nachádza v ponuke Office.
- Ďalej sa zobrazí kontextová ponuka s názvom „Správa“. Tam nájdeme položku „Doplnky programu Excel“, kliknite na ňu a potom – na tlačidlo „Prejsť“. Ak používate počítač Apple, stačí otvoriť kartu „Nástroje“ v ponuke a potom v rozbaľovacom zozname nájsť položku „Doplnky pre Excel“.
- V dialógovom okne, ktoré sa zobrazí potom, musíte začiarknuť políčko vedľa položky „Analytický balík“ a potom potvrdiť svoje akcie kliknutím na tlačidlo „OK“.
V niektorých situáciách sa môže ukázať, že tento doplnok nebolo možné nájsť. V tomto prípade nebude v zozname doplnkov. Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo „Prehľadávať“. Môžete tiež dostať informáciu, že balík na tomto počítači úplne chýba. V tomto prípade ho musíte nainštalovať. Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo „Áno“.
Skôr ako budete môcť povoliť analytický balík, musíte najskôr aktivovať VBA. Ak to chcete urobiť, musíte si ho stiahnuť rovnakým spôsobom ako samotný doplnok.
Ako pracovať s kontingenčnými tabuľkami
Prvotnou informáciou môže byť čokoľvek. Môžu to byť informácie o predaji, doručení, zásielkach produktov atď. Bez ohľadu na to bude postupnosť krokov vždy rovnaká:
- Otvorte súbor obsahujúci tabuľku.
- Vyberte rozsah buniek, ktoré budeme analyzovať pomocou kontingenčnej tabuľky.
- Otvorte kartu „Vložiť“ a tam musíte nájsť skupinu „Tabuľky“, kde je tlačidlo „Kontingenčná tabuľka“. Ak používate počítač s operačným systémom Mac OS, musíte otvoriť kartu „Údaje“ a toto tlačidlo sa bude nachádzať na karte „Analýza“.
- Tým sa otvorí dialógové okno s názvom „Vytvoriť kontingenčnú tabuľku“.
- Potom nastavte zobrazenie údajov tak, aby zodpovedalo zvolenému rozsahu.
Otvorili sme tabuľku, v ktorej informácie nie sú nijako štruktúrované. Na tento účel môžete použiť nastavenia polí kontingenčnej tabuľky na pravej strane obrazovky. Pošlime napríklad „Množstvo objednávok“ v poli „Hodnoty“ a informácie o predajcoch a dátume predaja – v riadkoch tabuľky. Na základe údajov uvedených v tejto tabuľke boli sumy automaticky určené. V prípade potreby môžete otvoriť informácie za každý rok, štvrťrok alebo mesiac. To vám umožní získať podrobné informácie, ktoré v konkrétnom okamihu potrebujete.
Súbor dostupných parametrov sa bude líšiť od počtu stĺpcov. Napríklad celkový počet stĺpcov je 5. A my ich musíme len umiestniť a vybrať správnym spôsobom a zobraziť súčet. V tomto prípade vykonáme akcie zobrazené v tejto animácii.
Kontingenčnú tabuľku môžete určiť napríklad zadaním krajiny. Na tento účel zahrnieme položku „Krajina“.
Môžete si tiež zobraziť informácie o predajcoch. Za týmto účelom nahradíme stĺpec „Krajina“ stĺpcom „Predajca“. Výsledok bude nasledovný.
Analýza dát s 3D mapami
Táto georeferenčná metóda vizualizácie umožňuje hľadať vzory viazané na regióny, ako aj analyzovať tento typ informácií.
Výhodou tejto metódy je, že nie je potrebné samostatne registrovať súradnice. Stačí do tabuľky správne zapísať geografickú polohu.
Ako pracovať s 3D mapami v Exceli
Postupnosť akcií, ktoré musíte vykonať, aby ste mohli pracovať s 3D mapami, je nasledovná:
- Otvorte súbor, ktorý obsahuje požadovaný rozsah údajov. Napríklad tabuľka, v ktorej je stĺpec „Krajina“ alebo „Mesto“.
- Informácie, ktoré sa zobrazia na mape, musia byť najskôr naformátované ako tabuľka. Ak to chcete urobiť, musíte nájsť zodpovedajúcu položku na karte „Domov“.
- Vyberte bunky, ktoré sa majú analyzovať.
- Potom prejdite na kartu „Vložiť“ a tam nájdeme tlačidlo „3D mapa“.
Potom sa zobrazí naša mapa, kde sú mestá v tabuľke znázornené ako bodky. Ale naozaj nepotrebujeme len prítomnosť informácií o osadách na mape. Oveľa dôležitejšie je pre nás vidieť informácie, ktoré sa k nim viažu. Napríklad tie sumy, ktoré možno zobraziť ako výšku stĺpca. Po vykonaní akcií uvedených v tejto animácii sa po umiestnení kurzora myši na príslušný stĺpec zobrazia údaje, ktoré sú s ním spojené.
Môžete tiež použiť koláčový graf, ktorý je v niektorých prípadoch oveľa informatívnejší. Veľkosť kruhu závisí od celkového množstva.
Hárok prognózy v Exceli
Obchodné procesy často závisia od sezónnych funkcií. A takéto faktory sa musia brať do úvahy vo fáze plánovania. Existuje na to špeciálny nástroj Excel, ktorý si obľúbite svojou vysokou presnosťou. Je výrazne funkčnejšia ako všetky vyššie opísané metódy, bez ohľadu na to, aké vynikajúce môžu byť. Rovnako aj rozsah jeho využitia je veľmi široký – obchodné, finančné, marketingové a dokonca aj vládne štruktúry.
dôležité: na výpočet predpovede potrebujete získať informácie za predchádzajúci čas. Kvalita prognóz závisí od toho, ako dlho sú údaje. Odporúča sa mať údaje rozdelené do pravidelných intervalov (napríklad štvrťročné alebo mesačné).
Ako pracovať s hárkom prognózy
Ak chcete pracovať s hárkom prognózy, musíte urobiť nasledovné:
- Otvorte súbor, ktorý obsahuje veľké množstvo informácií o ukazovateľoch, ktoré potrebujeme analyzovať. Napríklad počas minulého roka (aj keď čím viac, tým lepšie).
- Zvýraznite dva riadky informácií.
- Prejdite do ponuky „Údaje“ a kliknite na tlačidlo „Hárok prognózy“.
- Potom sa otvorí dialógové okno, v ktorom môžete vybrať typ vizuálneho znázornenia prognózy: graf alebo histogram. Vyberte si ten, ktorý vyhovuje vašej situácii.
- Nastavte dátum, kedy má predpoveď skončiť.
V nižšie uvedenom príklade uvádzame informácie za tri roky – 2011-2013. V tomto prípade sa odporúča uvádzať časové intervaly a nie konkrétne čísla. To znamená, že je lepšie písať marec 2013, a nie konkrétne číslo ako 7. marec 2013. Na získanie prognózy na rok 2014 na základe týchto údajov je potrebné získať údaje zoradené do riadkov s dátumom a ukazovateľmi, ktoré boli v tej chvíli. Zvýraznite tieto riadky.
Potom prejdite na kartu „Údaje“ a vyhľadajte skupinu „Predpoveď“. Potom prejdite do ponuky „Hárok prognózy“. Potom sa zobrazí okno, v ktorom opäť vyberieme spôsob prezentácie prognózy a následne nastavíme dátum, do ktorého má byť predpoveď dokončená. Potom kliknite na „Vytvoriť“, potom získame tri možnosti prognózy (zobrazené oranžovou čiarou).
Rýchla analýza v Exceli
Predchádzajúca metóda je naozaj dobrá, pretože vám umožňuje robiť skutočné predpovede na základe štatistických ukazovateľov. Táto metóda vám však umožňuje skutočne vykonávať plnohodnotné obchodné spravodajstvo. Je veľmi cool, že táto funkcia je vytvorená čo najergonomickejšie, pretože na dosiahnutie požadovaného výsledku musíte vykonať doslova niekoľko akcií. Žiadne manuálne výpočty, žiadne zapisovanie vzorcov. Jednoducho vyberte rozsah, ktorý chcete analyzovať, a nastavte konečný cieľ.
Priamo v bunke je možné vytvárať rôzne grafy a mikrofotografie.
Ako pracovať
Aby sme mohli pracovať, musíme otvoriť súbor, ktorý obsahuje súbor údajov, ktoré je potrebné analyzovať, a vybrať vhodný rozsah. Po jeho výbere sa nám automaticky zobrazí tlačidlo, ktoré umožňuje zostaviť súhrn alebo vykonať súbor ďalších akcií. Hovorí sa tomu rýchla analýza. Môžeme tiež definovať sumy, ktoré budú automaticky zadané dole. Na tejto animácii môžete jasnejšie vidieť, ako to funguje.
Funkcia rýchlej analýzy vám tiež umožňuje formátovať výsledné údaje rôznymi spôsobmi. A môžete určiť, ktoré hodnoty sú viac-menej priamo v bunkách histogramu, ktorý sa objaví po nakonfigurovaní tohto nástroja.
Používateľ môže tiež umiestniť rôzne značky, ktoré označujú väčšie a menšie hodnoty v porovnaní s hodnotami vo vzorke. Najväčšie hodnoty sa teda zobrazia zelenou farbou a najmenšie červenou.
Naozaj chcem veriť, že tieto techniky vám umožnia výrazne zvýšiť efektivitu vašej práce s tabuľkami a dosiahnuť všetko, čo chcete, čo najrýchlejšie. Ako vidíte, tento tabuľkový procesor poskytuje veľmi široké možnosti aj v štandardnej funkcionalite. A čo môžeme povedať o doplnkoch, ktorých je na internete veľmi veľa. Dôležité je len poznamenať, že všetky doplnky musia byť starostlivo kontrolované na prítomnosť vírusov, pretože moduly napísané inými ľuďmi môžu obsahovať škodlivý kód. Ak sú doplnky vyvinuté spoločnosťou Microsoft, možno ich bezpečne používať.
Analysis Pack od spoločnosti Microsoft je veľmi funkčný doplnok, vďaka ktorému sa používateľ stane skutočným profesionálom. Umožňuje vykonávať takmer akékoľvek spracovanie kvantitatívnych údajov, no pre začínajúceho používateľa je to dosť komplikované. Oficiálna stránka pomoci spoločnosti Microsoft obsahuje podrobné pokyny na používanie rôznych typov analýzy s týmto balíkom.