Zoskupovanie a oddeľovanie údajov v Exceli. Pokyny krok za krokom s fotografiou

Teraz je informačný vek. Množstvo dát, ktoré musia ľudia každý deň spracovať, rastie čoraz viac. Platí to pre všetky možné oblasti života vrátane práce. V súčasnosti je čoraz viac oblastí ľudskej činnosti, v ktorých je akútna potreba schopnosti rýchlo spracovať veľké množstvo informácií.

Jednou z funkcií Excelu, ktorá vám to umožňuje, je zoskupovanie. Faktom je, že štruktúrovanie informácií pomáha pracovať nie so všetkými dostupnými údajmi, ale iba s malými časťami. Ak zabalíte rovnaký typ informácií do jedného bloku, potom je to jednoduchšie pre počítač aj pre samotného človeka. Neexistuje takmer žiadna oblasť, v ktorej by štruktúrovanie informácií nebolo žiadané:

1. Spracovanie údajov o predaji. Sklady pravidelne dostávajú obrovské dávky širokého sortimentu tovaru s rôznou cenou, hmotnosťou, dodávateľom, názvom atď. Štruktúrovanie údajov uľahčuje navigáciu v celom tomto množstve informácií.
2. Štúdie. Kvalita vzdelávania a sebavzdelávania úzko súvisí s tým, ako dobre sú informácie štruktúrované. Ak teda správne zoskupíte údaje rovnakého typu vedľa seba, bude jednoduchšie vykonávať nielen praktické úlohy súvisiace napríklad so štatistikou, ale aj teoretické úlohy, organizovať domáce úlohy a pod.
3. Účtovná správa. Účtovníci sa pravidelne musia zaoberať číslami, z ktorých každé má spojenie s inými číslami. A aby bolo pohodlnejšie pracovať s veľkým počtom vzájomne súvisiacich hodnôt uXNUMXbuXNUMX a informácií iného typu, je veľmi výhodné použiť zoskupovanie údajov.

Funkcia zoskupovania údajov vám tiež umožňuje skryť zastarané informácie. Pozrime sa, ako to funguje a ako ho môžete použiť.

Ako nastaviť parametre funkcie

Ak chcete pracovať so zoskupovaním údajov, musíte ho najprv nakonfigurovať. Ak to chcete urobiť, prejdite na kartu „Údaje“ a nájdite tam možnosť „Štruktúra“. Ďalej sa zobrazí vyskakovací panel, v ktorom musíte nájsť tlačidlo v pravom dolnom rohu.

Potom sa zobrazí okno, v ktorom musíte začiarknuť príslušné políčka a stlačiť tlačidlo OK. Tieto nastavenia určujú, ako sa budú údaje zobrazovať.

dôležité: v praxi je pre mnohých ľudí dosť nepohodlné zobrazovať súčty pod údajmi. Preto môžete toto políčko nechať nezačiarknuté. Odporúča sa tiež zaškrtnúť políčko „Automatické štýly“.

Po dokončení týchto krokov môžete okamžite začať zoskupovať informácie.

Ako zoskupiť údaje podľa riadkov

Teraz poďme zistiť, čo je potrebné urobiť pre zoskupenie riadkov v praxi.

1. Vytvorte nový riadok nad alebo pod tými, ktoré chceme zoskupiť. Všetko závisí od toho, aký spôsob zobrazenia výsledkov bol zvolený v predchádzajúcej fáze.
2. Ďalším krokom je vytvorenie názvu tabuľky v ľavej hornej bunke pridaného riadku. Toto bude názov skupiny, do ktorej sa budú kombinovať bunky, ktoré sú na určitom základe spoločné.
3. Vyberte všetky bunky v oblasti pod novovytvoreným riadkom alebo nad ním (v závislosti od toho, čo sme urobili v prvom kroku). Potom hľadáme tlačidlo „Štruktúra“ na karte údajov a tam nájdeme možnosť „Skupina“. Dôležité je nekliknúť na šípku alebo názov príkazu vo vyskakovacom paneli, ale na ikonu.

Ak stále kliknete na šípku nadol, zobrazí sa ďalšie menu, v ktorom môžete vybrať funkciu zoskupovania alebo vytvoriť štruktúru. V tejto fáze nás primárne zaujíma zoskupovanie.

Potom vyberieme hlavnú funkciu, podľa ktorej sa bude zoskupovanie vykonávať. Môžu to byť riadky alebo stĺpce. Ak nič nezmeníte, predvolene sa vyberie prvá položka. Potom, čo sme sa uistili, že nastavenia sú nastavené tak, ako potrebujeme, musíme naše akcie potvrdiť stlačením tlačidla OK. Keďže sa zoskupujeme podľa riadkov, nemusíme nič meniť, stačí len skontrolovať.

dôležité: ak pred začatím zoskupovania objektov nevyberiete bunku, ale celé stĺpce alebo riadky na paneli súradníc, toto dialógové okno sa nezobrazí. Program sám príde na to, čo má robiť.

Skutočnosť, že čiary boli zoskupené, pochopíme podľa znamienka mínus na súradnicovom paneli. To nám hovorí, že údaje boli zverejnené. Teraz ich môžeme skryť kliknutím na túto ikonu alebo kliknutím na tlačidlo 1 o niečo vyššie (označuje stupeň zoskupenia).

Vidíme, že riadky sú skryté a znamienko mínus sa zmenilo na plus. Ak chcete otvoriť požadovaný riadok, môžete naň kliknúť a program to urobí sám. Ak potrebujete rozbaliť všetky riadky, musíte kliknúť na tlačidlo „2“, ktoré sa v tomto prípade nachádza v hornej časti súradnicového panela.

Ako zoskupiť stĺpce

Ak chcete zoskupiť stĺpce, algoritmus akcií je približne rovnaký:

1. Podľa toho, aké možnosti máme v nastaveniach vybraté, musíme vložiť nový stĺpec naľavo alebo napravo od oblasti, ktorá sa bude zoskupovať.
2. Názov skupiny zapíšeme do hornej bunky zobrazeného stĺpca.
3. Vyberieme všetky stĺpce, ktoré musíme zoskupiť (stačí nechať ten, ktorý sme pridali v prvej fáze), a potom kliknúť na tlačidlo „Skupina“ rovnakým spôsobom ako algoritmus opísaný vyššie.
4. Teraz musíme kliknúť na položku „Stĺpce“ v malom okne a kliknúť na tlačidlo „OK“.
5. Veľa štastia.

Notes. Rovnako ako pri zoskupovaní riadkov, ak vo vodorovnom súradnicovom pruhu vyberieme celé stĺpce, nezíska sa nám malé dialógové okno.

Ako vytvoriť viacúrovňové zoskupenie

Excel je funkčný program, no jeho možnosti nekončia jednoúrovňovým zoskupovaním, ako je popísané v príkladoch vyššie. Existuje tiež schopnosť zoskupovať bunky podľa niekoľkých úrovní. Toto sa vykonáva nasledujúcim spôsobom:

1. Na začiatok je hlavná skupina vytvorená spôsobom opísaným vyššie. Potom sa k nemu pridajú podskupiny.
2. Potom sa ubezpečíme, že je otvorená hlavná skupina. V ňom tiež vykonávame akcie opísané vyššie. Konkrétne kroky závisia od toho, či osoba pracuje s riadkami alebo stĺpcami.
3. V dôsledku toho môžu byť vytvorené skupiny niekoľkých úrovní.

Pokyny na oddelenie údajov

Môže nastať situácia, keď predtým vytvorená skupina alebo podskupina už nie je potrebná. Na to existuje samostatná funkcia – „Zrušiť zoskupenie“. Ak ju chcete implementovať, musíte vykonať nasledujúce kroky:

1. Vyberte prvky, ktoré sú súčasťou skupiny.
2. Otvorte kartu „Údaje“.
3. Nájdeme tam skupinu „Štruktúra“, otvorte ju šípkou nižšie.
4. Tam kliknite na tlačidlo „Zrušiť zoskupenie“. Je veľmi dôležité kliknúť na ikonu, nie na nápis.

Ďalej si vyberieme, čo presne chceme rozčleniť. Vyberieme položku, ktorá je vhodná v závislosti od toho, čo sme predtým zoskupili. Po dokončení akcie stlačte tlačidlo OK.

Pozor! Ak sa predtým vytvorilo viacúrovňové zoskupenie alebo sa vytvorilo niekoľko rôznych skupín, mali by sa reformovať samostatne.

Aj tu dostávame takýto výsledok.

Toto je všeobecný algoritmus na oddelenie buniek, ale ako v každom podnikaní, existuje veľa nuancií. Pozrime sa na ne podrobnejšie.

Ako zrušiť zoskupenie hárkov

Z času na čas môže byť potrebné oddeliť hárky. Ak to chcete urobiť, musíte vykonať nasledujúcu postupnosť akcií:

1. Na začiatok nájdeme tie hárky, ktoré boli zoskupené. Ak boli hárky vopred zoskupené, zobrazia sa v rovnakej farbe alebo nadpis bude tučným písmom.
2. Potom musíte kliknúť pravým tlačidlom myši na jeden z hárkov zo skupiny a potom kliknúť na tlačidlo „Zrušiť zoskupenie hárkov“ v kontextovej ponuke. Teraz budú oddelené a všetky zmeny sa vykonajú nezávisle od ostatných.

Ďalším spôsobom, ako zrušiť zoskupenie hárkov, je použiť kláves Shift a potom kliknúť na aktívny hárok v skupine, ktorú chcete zrušiť. To znamená, že musíte definovať skupinu, ktorej oddelenie sa vyžaduje, potom kliknúť na jednu z kariet a potom na ňu kliknúť so stlačeným klávesom Shift.

Po vykonaní zmien môžete teraz zoskupiť niektoré hárky. Ak to chcete urobiť, stlačte kláves Ctrl alebo Cmd (prvý je pre počítače so systémom Windows a druhý pre technológiu Apple) a podržte tlačidlo a striedavo kliknite na hárky, ktoré chcete spojiť do skupiny. Potom program urobí všetko za používateľa.

Ako zrušiť zoskupenie manuálne zoskupených údajov

Pred zrušením zoskupenia buniek musíte najprv pochopiť, ako boli zoskupené: manuálne alebo automaticky. Manuálne zoskupovanie sa považuje za metódu opísanú vyššie. O automatické generovanie skupín ide vtedy, keď sú vytvorené pomocou určitých funkcií. Napríklad po vygenerovaní medzisúčtov. To, že bola táto príležitosť využitá, je možné pochopiť z riadku „Medzivýsledky“.

Ak boli údaje zoskupené prostredníctvom funkcie s rovnakým názvom Excel, potom, aby ste ju rozpustili, musíte sa uistiť, že skupina je nasadená. Ak nie, musíte kliknúť na tlačidlo + na bočnom paneli vľavo. To, že je skupina nasadená, môžeme posúdiť podľa tlačidla – na rovnakom mieste. Keď rozbalíme skupinu, začneme vidieť skryté riadky aj skupiny. Potom pomocou klávesnice alebo ľavého tlačidla myši vyberte všetky bunky v skupine a potom – podľa algoritmu opísaného vyššie.

Málokto vie, že existuje iný spôsob, ako zrušiť zoskupenie manuálne zoskupených buniek – pomocou klávesových skratiek.

Ak to chcete urobiť, musíte najprv vybrať tie stĺpce, ktoré boli zoskupené, a potom stlačiť klávesy Alt + Shift + šípky doľava. Ak sa práca vykonáva na počítači ovládanom pod Mac OS, musíte použiť kombináciu kláves Command + Shift + J.

Ako zrušiť zoskupenie údajov automaticky

Ak sa v dôsledku kontroly vykonanej v predchádzajúcom odseku ukázalo, že údaje boli zoskupené automaticky, potom je všetko o niečo komplikovanejšie, pretože štandardná funkcia odstránenia skupiny v tomto prípade nebude fungovať. Akcie závisia od toho, čo presne vykonalo zoskupenie údajov. Ak ide o funkciu „Medzisúčty“, postupnosť akcií je nasledovná:

1. Na hlavnom paneli (alebo páse s nástrojmi, ako sa to často nazýva) otvoríme rovnakú kartu s údajmi.
2. Po kliknutí na tlačidlo „Medzisúčty“ (čo je presne to, čo musíme urobiť ako druhý krok), sa nám zobrazí okno. Samotné tlačidlo sa nachádza v rovnakej sekcii – Štruktúra. Potom sa zobrazí okno, v ktorom musíme kliknúť na tlačidlo „Odstrániť všetko“. Nájdete ho v ľavom dolnom rohu okna alebo inde (v závislosti od verzie balíka Office a konkrétneho tabuľkového procesora).

Pozor! Táto metóda odstraňuje nielen skupinu, ale aj medzisúčty. Preto, ak si ich potrebujete ponechať, je lepšie skopírovať prvky skupiny na iný hárok a použiť ich ako nezoskupené.

Dôrazné odporúčanie pre všetky operácie s tabuľkou na zoskupovanie alebo oddeľovanie údajov. Predtým, ako to urobíte, musíte vytvoriť kópiu pôvodnej tabuľky. V tomto prípade môžete obnoviť pôvodné zobrazenie dokumentu, ak niečo nejde podľa plánu.

Excel má teda veľmi širokú funkčnosť na štruktúrovanie údajov. Za človeka samozrejme nezvládne všetko, no umožňuje pohodlnejšie organizovať prácu so štruktúrovanými dátami. Zvyšok bude musieť urobiť osoba. Ide však o veľmi funkčný nástroj, ktorý bude veľmi užitočný pre tých, ktorí musia pracovať s obrovským množstvom číselných a textových informácií.